Как написать "работающее" письмо?

Письмо? Написать? Бумажное? Руками? Ты опять в Деда Мороза поверил? Кто вообще в 2019 письма конвертами отправляет?!

Пока мы с вами живем в XXI веке - "Почта России" живет.... А живет ли она вообще?

Интернет позволил человечеству мгновенно обмениваться сообщениями, пересылать друг другу терабайты информации и вести онлайн трансляции. Прошли те времена, когда письма перевозили гонцы через дремучие леса и яростные метели. Век технологий - это век одного клика. Но не для судов общей юрисдикции.

Есть электронные документы? Приносите на CD-R. USB-флешка, видимо, от лукавого. Её боятся.

Переписка по электронной почте как доказательство? Нет, не считается! Вы покажите, что письмо отправляли голубиной почтой!

Направить заявление в суд или прокуратуру по сети "Интернет"? Зачем? Давайте через факс. ФАКС, КАРЛ!!!

Но вместо того, чтобы бороться с этим, я решил адаптироваться.

Как отправить письмо так, чтобы не вызывали вопросов достоверность отправки, получения и содержимого письма? Давайте по-порядку.

1. Заказным, а не простым.

При отправке заказного письма выдается чек-квитанция, на котором указан идентификатор почтового отправления. По нему вы сможете через сайт "Почты России" или через мобильное приложение отслеживать ваше письмо по мере доставки его получателю. На чеке-квитанции дублируется адрес и ФИО получателя. Нужно ли это? Однозначно! Погнали дальше.

2. Опись вложения.

Самая важная, но самая игнорируемая составляющая любого официального письма.

Данную форму заполняют в двух экземплярах. Она позволяет установить, какие именно документы отправляются, в каком количестве и на скольки листах.

Сотрудник почтового отделения проверяет комплект документов, которые вы вкладываете в конверт. Потом ставит свою подпись и отметку (штамп) на обоих экземплярах описи. После чего один экземпляр помещает в конверт вместе с пакетом документов, а другой вручает отправителю.

Чтобы этот бланк сработал на 100% - нужно соблюсти несколько условий:

• Документы, которые вы хотите направить по почте, должны иметь отличительные признаки.

Не Договор займа, а Договор беспроцентного займа № АГ-12/34 от 01.03.2019г.

• Обязательно указываем, копию вы направляете или оригинал

Копия паспорта Ф.И.О.

Оригинал свидетельства о рождении

• Рядом с каждым наименованием указывается количество страниц документа.

Претензия от 01.04.2019г. на имя Ф.И.О. - 3 стр.

3. Уведомление о вручении письма.

Последний в списке, но не последний по значимости бланк, который используется при отправке деловых писем.

Это "бумеранг". Вы заполняете адрес получателя и адрес, куда бланк должен вернуться после того, как получателю вручат письмо. Вернется уведомление с подписью лица, которое приняло письмо. Собственно поэтому и уведомление о вручении. Логично же.

Так и зачем все это нужно? В чем смысл, брат? Смысл в правде!

Приведу пример из судебного заседания, когда заполнение всех вышеуказанных документов позволило сократить количество заседаний.

Решался вопрос о взыскании крупной суммы денег с компании, которая задолжала по договору займа. Законодатель диктует, что перед подачей искового заявления в суд, нужно направить должнику претензию. Я так и сделал. Но так как в нашем деле важна скорость принятия решений, некоторые приносят в жертву нюансы заполнения писем, рассчитывая, что сторона признает получение письма.

Нет. Не признаю. Но сам не буду зависеть от этого.

В суде.

Судья: Истец, а вы направляли претензию ответчику?

Я: Да, Ваша честь, конечно. Ещё месяц назад.

Ответчик: Нам ничего не приходило, Ваша честь.

Я: Если я не ошибаюсь, уважаемый ответчик, у вашего администратора фамилия Иванов? (фамилия изменена по понятным причинам)

Ответчик: Да, а какое это имеет значение?

Я: А такое, что на вот этом уведомлении о вручении указана его фамилия и подпись в графе "Получил"

Ответчик: А откуда суду знать, что это уведомление с того самого письма?

Я: А оттуда, что на чеке-квитанции и уведомлении о вручении указаны одинаковые даты отправки и получатели.

Ответчик: Нам от Вашей компании приходило уйма писем, я не помню, чтобы приходила претензия.

Я: А давайте я напомню. Это опись вложения, в которой указан перечень документов, которые были направлены в адрес Вашей организации, которые получил Ваш администратор, который расписался на уведомлении.

Ответчик: А что, если.......?

Судья: Я думаю, что истец в полной мере представил доказательства, которые свидетельствуют о соблюдении досудебного порядка урегулирования спора....

Я это все к чему?

Да, писать много.

Да, письмо стоит дороже.

Да, эту макулатуру надо еще и хранить.

Знаете, какой единственный плюс, который перебивает все указанные минусы?

Срок рассмотрения обращения граждан государственными и муниципальными органами - до 30 дней.

Как только такие органы вскроют ваш конверт и увидят там опись вложения, а потом вспомнят, что до этого подписали уведомление о вручении, поверьте, они не захотят делать вид, что ничего не получали.

Пользуйтесь. Не ленитесь.

Успехов!