Проблемы в управлении маркетинговым агентством? Внедрив систему управления персоналом показатели сотрудников выросли!
Всем привет! В очередном кейсе расскажем, как помогли нашему клиенту разобраться с цифрами продаж, финансов, и контролировать сотрудников с постановкой задач на базе облачного сервиса Brizo CRM.
Кто клиент?
Александр Решетников - руководитель агентства iMAgency
iMAgency - маркетинговое агентство полного цикла, успешно работают с клиентами по всей России, работают с крупными федеральными брендами.
Более 500 успешно реализованных проектов; Более 200 выпустившихся студентов онлайн школы; Откручено более 55 миллионов рублей рекламного бюджета; Увеличили на 350 миллионов рублей суммарную прибыль клиентам; Проведено более 250 индивидуальных консультаций.
Какая задача стояла?
На первой встрече мы провели небольшое знакомство и узнали, какие проблемы были в учете. Что именно «болело»:
1) Не был настроен учет сделок в работе и хода сделок по ним. Не была внедрена CRM система.
2) Отсутствовал система постановки задач сотрудникам в режиме одного окна. Не понятно, какие задачи сейчас в работе, какие просрочены, какие стоят в будущем, кто за какую задачу отвечает и отчитывается.
3) Не был организован учет финансов, не внедрены базовые отчеты собственника - ДДС, ОПиУ (Отчет о Прибылях и Убытках). Подсчеты велись в таблице Эксель, но структурированных просчётов внутри и разбивки по категориям доходов-расходов не было.
Как проходила работа?
ЭТАП 1 - Погружение в процессы компании.
Выяснение цепочек взаимодействий и нюансов работы с клиентами в компании. Составили карту процессов и выдвинули гипотезы, какие сервисы будем использовать и какие нюансы будут внутри.
Карта процессов компании, гипотезы по оцифровке
Этап 2 - Реализация оцифровки сделок
Оцифровали воронку продаж, разделили весь цикл на 2 отдельные воронки - «Работы с новыми клиентами» и «Клиенты в работе», прописали этапы, настроили автоматические действия на каждом этапе воронки. Все клиенты теперь - в одном месте, прозрачно видно всю информацию по ходу сделки.
Теперь все клиенты агентства в одном месте
Внутри карточки-сделки вся информация: комментарии, переписка с сотрудниками, метки, нужные ссылки и контакты, а так же главное - детализация всех расходов и доходов по конкретной сделке, чтобы контролировать плановую и фактическую рентабельность по каждому клиенту и фиксировать дебиторку.
Далее мы оцифровали процесс постановки задач. Теперь к каждой сделки прикрепляются ответственные сотрудники, по ответственным раскидываются задачи, и всегда в одном окне виден ход работы по всем задачам: что просрочено, что сделать сегодня, что завтра, что в будущем.
Блок управления задачами в агентстве между сотрудниками
Далее приступили к оцифровке финансов. Изначально настроили заполнение доходов и расходов по каждому дню, внедрили панель управления финансами, где всегда видно:
- Остатки по всем счетам на данный момент времени
- Полное движение денежных средств по каждому дню
- Плановые поступления в будущем
- Платежный календарь
- Видна дебиторка по клиентам и кредиторка своя
- Динамика поступления и расходов
Панель управления финансами агентства
Теперь для принятия верных управленческих решений всегда собираются автоматически основные финансовые отчеты - ДДС (Движение Денежных Средств) и ОПиУ (Отчёт о прибылях и убытках), в которых в срезе каждого месяца можно увидеть:
- Срез по всем доходам и расходам месяц
- Срез по каждой категории (сколько потратили на разные категории в отдельности за месяц-квартал)
- Сколько выручки по каждому направлению пришло
- Рентабельность и валовая прибыль компании
- EBITDA (Чистая прибыль до вычета налогов и % по кредитам)
Отчет о прибылях и убытках по каждому месяцу с детализацией. По ней видно, сколько прибыли приносит компания!
Далее мы собрали на базе Google Sheets реестры сбора данных по маркетингу компании, для того чтобы отслеживать данных в цифрах (сколько бюджетов тратим, сколько заявок получаем, какие цены лидов).
Реестры сбора данных по маркетингу (Google Таблицы)
Далее на основе полученных данных по финансам за 1,5 месяца мы построили Финансовую Модель.
Финансовая модель — это таблица, которая объединяет показатели вашего бизнеса и показывает, как они влияют на выручку и прибыль компании. Наверняка вы составляли воронку продаж — это когда у вас на верхнем уровне просмотры рекламы, посередине какие-то конверсии и на выходе сумма продаж. Финансовая модель — это примерно то же самое, только для всего бизнеса и сложнее.
В финансовой модели прописываются все этапы работы вашего бизнеса с точки зрения финансов: от выручки до чистой прибыли. Если конкретнее, то вот:
Воронка продаж — как формируется выручка компании: сколько нужно заходов на сайт или посетителей в магазине, какая часть из них покупает, какой средний чек.
Прямые/косвенные или постоянные/переменные расходы: сколько и на что вы тратите, от чего зависят расходы.
- Амортизация основных средств и налоги.
- Чистая прибыль: сколько зарабатывает компания.
- Денежный поток: сколько живых денег у компании на счетах.
- Оборотный капитал: дебиторка, кредиторка, запасы — и как они влияют на количество денег.
А дальше гвоздь программы и главный смысл финансовой модели: когда вы меняете один из показателей, то видите, как это сказывается на всех остальных.
Блок того, как прогнозируется выручка. Это только верхняя часть - на самом деле вся фин модель выглядит вот так (см. вниз)
Прогнозируется все - доходы, расходная часть, валовая прибыль, рентабельность в разрезе каждого направления, а главное - ЧИСТАЯ ПРИБЫЛЬ!
ИТОГИ И ОТЗЫВ КЛИЕНТА
Срок реализации занял порядка 2х месяцев, так же продолжается адаптация к новым инструментам.
Записали для вас целый подкаст, где поговорили о том, и что такое оцифровка, и как она повлияла на работу компании Александра. Приятного просмотра!