Ускорили учёт финансов в 10 раз. С помощью автоматизации бизнес процессов

Всем привет! На связи команда «Бизнес в цифрах». Сегодня мы расскажем про решения и инструменты, которые мы внедрили. Для начала, посмотрите отзыв в видеоформате.

О компании

Компания "ВерСталь" работает на рынке складского оборудования с 2014 года. За время работы оборудовали стеллажами и техникой более 1000 объектов складского и производственного назначений. Сэкономили более ста миллионов рублей нашим клиентам на аренде складских помещений и фонде з/п, за счёт профессионального подбора складской техники и стеллажей.

Среди постоянных клиентов:

оборонные предприятия
производственные компании
федеральные и международные сети
оптовые базы
агрохолдинги

Команда офиса

Цели и задачи проекта

По мере роста в компании Никиты, собственника компании, а так же у команды топ-менеджмента возникла потребность в новых инструментах и оптимизации учета, а именно:

учета, а именно:

Аналитику по маркетингу в режиме одного окна (куда тратим бюджет, какая статистика по источникам, откуда приходят лиды, по какой цене, какая эффективность по рекламным каналам).
Аналитику по отделу продаж. Видеть эффективность менеджеров, статистику по категориям продаж, продажи по регионам, количество целевых действий по каждому менеджеру (сколько звонят, отправляют КП, сколько встреч проводят с клиентами), видеть статистику по среднему чеку, видеть дебиторку по клиентам.
Аналитику по отделу сервиса и ремонта. Сколько клиентов в работе на текущий момент, эффективность бригад, дебиторку по клиентам и многое другое.
Оптимизация финансового учета. Раньше в компании заполнялся отчет ДДС, но все это было вручную и занимало много времени, не хватало визуализации и простоты восприятия, не хватало нужных отчетов и инструментов управленческого учета.

Цель - сделать систему аналитики компании в режиме «одного окна», чтобы в реальном времени видеть текущий План-Факт по всем показателям, понимать куда мы идем, в плане мы или нет, и главное, чтобы вовремя реагировать и принимать верные решения с помощью данной системы.

Реализация проекта

Шаг 1 - Составление технического задания и плана проекта

Карта процессов и гипотез

Самая важная часть, для того чтобы проект был удачным - составить верно техническое задание и определить цели и задачи проекта. Дашборды и система аналитики должны помогать собственнику достигнуть поставленной цели (в росте прибыли, экономии времени в операционке и т.д.). Иначе без этого - это просто набор таблиц и графиков для «красоты».

Для того, чтобы действительно понять, что и как визуализировать, на старте необходимо понять, какие процессы, связи, сотрудники, роли есть в компании. Чтобы узнать нюансы работы компании, нам необходимо пообщаться с собственника и ответственными людьми на процессах (в данном случае с РОПом и подрядчиками по трафику).

Важный момент, почему необходимо общаться с руководителями и топ-менеджерами, а не только с собственниками. Часто идея визуализации и аналитики принадлежит только собственнику, а менеджеры даже не в курсе нововведений. Однако, внедрять и контролировать внедрение предстоит именно топ-составу. Все должны быть в одной лодке, понимать зачем и для чего мы это делаем, какие задачи хотим достичь с помощью новых инструментов. Тогда внедрение будет проходить проще и быстрее.

Шаг 2 - Источники данных и их оптимизация

Для того, чтобы нам визуализировать данные и сделать дашборды, необходимо понять откуда и как мы будем забирать необходимые массивы данных. Для этого мы:

Анализируем текущие источники сбора данных в Таблицах
Анализируем облачные сервисы и системы, где уже работает компания (CRM системы, сервисы для бизнеса, складские программы и т.д.)
Смотрим, каким образом будет выглядеть связка для подключения ее к источнику визуализации

Как правило, есть 2 пути, для разных типов компаний с разными инструментами:

Ручной сбор данных от сотрудников через отчёты (у каждого сотрудника есть свои целевые метрики, за которые отчитывается вручную в специальный файл или форму в конце каждого дня)
Автоматические выгрузки из сервисов (забираем целевые данные автоматически с помощью коннектора данных напрямую в систему визуализации)

Как правило, в одном проекте бывает и так и так, потому что не всегда есть коннектор к нужному сервису, и не всегда в сервисе ведется правильная гигиена. Даже если в компании есть, допустим, Битрикс, это не значит что он ведётся правильно и имеет нужный набор данных

Шаг 3 - инструменты для решения бизнес-задач и сбора данных. Дашборды

Пробежимся по основным отчетам, которые появились в компании у собственника и топ-менеджеров.

Маркетинг

Отчет по маркетингу

Продажи

Отчет по продажам

Отдел сервиса

Отчет по отделу Сервиса

Финансы и управленческий учёт

В дашбордах мы используем принцип «Светофор» - индикаторы красного, желтого и зеленого цветов, для того чтобы было видно, где мы в плане, а где нет.

Что было разработано еще?

Система обработки банковской выписки с автоматической подгрузкой в ДДС. (Masthave для тех, у кого много безналичных операций)

Помните про запрос от клиента о том, что ручное внесение данных - очень долго и занимает много времени?

Придумали, разработали и написали мини-сервис который помогает выгрузить данные из выписки, остается внутри вписать некоторые недостающие поля и нажать на кнопку "Отправить". И всё - данные улетели в наш ДДС. Работает в облаке через браузер

Со слов Никиты, собственника компании, это позволило сократить ежедневно время внесения с 30 минут до 3х минут

Работа с фондами компании, удобно в минимум кликов, на базе Google Sheets

Реализовали для клиента довольно удобную механику работы и перемещения в фонд/между фондами на базе Google Sheets и ДДС. А сам собственник видит все остатки и передвижения у себя в дашборде.

Физически, фонд - это один отдельный счет в банке, но для удобства распределение внутри системы мы его дробим по направлениям. Отчисления происходят от чистой прибыли, каждый месяц после свода отчетности и фиксации прибыли.

Оптимизированный ОПиУ (Отчет о прибылях и убытках)

Теперь не нужно постоянно пересоздать или копировать листы, перенастраивать формулы. Все тянется из ДДС и пересчитывается самостоятельно.

Работает это так:

Платежный календарь, который подтягивает план из отдельного листа «Планирование», факты из ДДС, и пересчитывается на конец периода, исходя из фактически поступлений.

ИТОГИ

Спасибо, что дочитали до конца! Проделана большая работа, много инструментов и новых решений было придумано прямо в процессе.

Всего на старте, к сожалению, учесть не возможно. Оцифровка - это творческий процесс, и мы многое допиливали и дорабатывали уже в моменте работы.

Было приятно работать с Никитой и его командой, так как они максимально вовлечены в процесс, объединены одной идеей и миссией компании.

НАШЛИ СВОИ БОЛИ И РЕШЕНИЯ БОЛЕЙ В СТАТЬЕ? ПРИХОДИТЕ НА БЕСПЛАТНЫЙ СОЗВОН ИЛИ ВСТРЕЧУ

Заполните форму и наш специалист в формате видео-встречи покажет, какие инструменты нужно внедрить в ваш бизнес, чтобы снизить расходы, понимать движение денег в компании, эффективнее управлять компанией, опираясь на цифры: https://forms.gle/ZEV7WwFQ9LFnbaEk7

О том, как мы работаем, в нашем видео