Кейс командной сессии
По условиям NDA c заказчиком в этой статье не будет конкретных подробностей, которые были выработаны на сессии, но расскажу подробно о подготовке, о структуре сессии, о ее проведении.
Зачем читать? Узнать больше о командном коучинге с точки зрения работы "за кулисами". Сталкивался с убеждением, что работа коуча происходит только на сессии. И с этим я не согласен, есть еще огромный пласт работы, которые производится за пределами сессии.
Кому пригодится? Моим коллегам командный коучам, предпринимателям и руководителям.
Коротко том, что такое командный коучинг - это современная технология в системе управления человеческими ресурсами. Это не тренинг по развитию навыков, это рабочий процесс, в ходе которого команда при помощи коуча выносит на общее обсуждение актуальные проблемы и разрабатывает пути решения во время сессии.
Ключевые направления для применения командного коучинга:
1️⃣Создание новой атмосферы:
⊹ Сонастройка новой команды
⊹ Частичная или полная смена руководства
2️⃣Команда полностью использовала свой потенциал, необходимо уменьшить вмешательство.
Вмешательство в команде может иметь разное происхождение:
⊹ Недостаток доверия к другим членам команды
⊹ Страх перед тем, что над тобой будут смеяться
⊹ Страх, что будут подавлять
⊹ Преследование собственных целей
⊹ Недостаточно ясно поставленные цели и задачи
⊹ Непонимание намерений друг друга (или недоверие к ним)
⊹ Несогласованность процесса совместной работы
⊹ Отсутствие согласованных базовых правил
⊹ Соперничество
⊹ Неумение слушать.
3️⃣Компании требуется переход на новый уровень или решить кризисную ситуацию.
Корпоративная культура не отвечает новым целям:
⊹ Ревизия текущих бизнес-процессов
⊹ Внедрение новых стандартов
⊹ Разработка нового продукта
Кризис:
⊹ Решение бизнес-проблем
⊹ Ревизия текущих бизнес-процессов
А теперь вернемся к кейсу. Одна из дирекции САО "РЕСО" по рекомендации пригласила меня для решения вопроса в области продаж. Ранее я проводил командную сессию для другого подразделения компании, не связанного с продажами.
ПЕРВЫЙ ЭТАП: ПОДГОТОВКА
По времени подготовка заняла больше времени чем сама сессия.
1. Встреча с заказчиком
Сначала встретился с директором дирекции для сбора первоначальной информации. Для этого всегда использую формулу "5P". Подробнее о ней можете прочитать по ссылке
Основная задача метода ответить на основные вопросы: что решаем, какой результат хочет заказчик, кто участники, какие проблемы могут возникнут и какой формат выбирает заказчик.
Purpose (цель):
- Какая проблема должна быть решена?
- Что будет если ее не решить?
Product (результат):
- Какой результат необходимо получить на сессии?
- В каком виде должен быть представлен продукт сессии?
Participants (участники):
- Кто будет участниками?
- Кто из участников компетентен в области этой проблемы?
Process (процесс):
- Какой формат предводителей: офлайн или онлайн?
- Какой материально-технической базой обладаете?
Problems (проблемы):
- Какие проблемы у меня могут возникнуть при проведении сессии?
- Кто из сотрудников может саботировать?
- Кто из сотрудников не ладит друг с другом?
Это неокончательный список вопросов, которые использую. Важно максимально подробно составить картину происходящего.
На этом этапе подписываю предварительный договор услуг, для проведения вводной сессии.
2. Встреча с участниками сессии без руководителя.
Так как проблема затрагивала несколько уровней, то собрал по очереди их команды сотрудников.
В первую группу вошли директора филиалов, во вторую группу вошли менеджеры филиалов.
C каждой группой проводил видеоконференцию для изучения их взглядов на текущую ситуацию, настроений в коллективе и желание участвовать в коуч-сессии.
На основе собранного материала подготовил обезличенный обобщенный доклад для заказчика, чтобы он получил возможность свериться с начальной целью, и внести корректировки.
Финальный запрос на сессию - done!
3. Подписание основного договора с заказчиком.
Чем больше конкретики в договоре, тем лучше.
- цель командной сессии;
- желаемый результат;
- даты проведения;
- формат сессии;
- зоны ответственности при подготовке и проведении.
- Так как подписание происходит лично, то добавлю сюда пару слов о важности вступительного слова от заказчика. Всегда обсуждаю эти нюансы лично и направляю заказчику тезисы, которые он должен раскрыть в своей речи.
4. Подготовка сценария сессии.
Сценарий сессии построил на основе книги "Как достичь цели. 4 дисциплины исполнения" Шона Кови.
Почему взял именно ее? Так как цель заказчика весьма амбициозная, то требуется изменение поведения сотрудников в работе, а так же в контроле этих изменений. В книге приводится подробный алгоритм достижения амбициозной цели.
Сначала на бумаге схематично нарисовал каждый блок сессии и какой результат должна получить команда.
Затем готовлю чистовую версию сценария.
В моем случае это таблица в Google Docs с указанием тайминга каждого блока, необходимым реквизитом и целью.
После написания сценария, мысленно поставил себя на место участника команды и выполнил каждое задание. Затем презентовал сценарий коллеге, чтобы проверить есть ли слабые места.
Было принято решение проводить сессию в режиме онлайн. Для этого идеально подходит Zoom и онлайн-доска Miro.com.
Вот так выглядит рабочая доска для каждого из двух дней сессии.
5. Контрольный звонок.
Подчеркну, что важно провести подготовку для всех участников сессии: объяснить что будет на сессии, зачем она проводится и какие задачи у них будут. Собрал всех участников и ответил на их вопросы о том, что будет на коуч-сессии и как им подготовиться.
Еще подготовил учебную доску в Miro и попросил каждого участника выполнить на ней тестовое задание: создать стикер, переименовать, переместить стикер.
Во-первых убедился, что все участники умеют пользоваться Miro.
Во-вторых дал понимание того, что сессия это не страшно.
ВТОРОЙ ЭТАП: ПРОВЕДЕНИЕ СЕССИИ
Сессия состояла из двух дней, по 4 часа каждый. Но в тексте я не буду указывать разделение этапов по времени.
Мы провели знакомство участников. Да, не все менеджеры были лично знакомы с директором дирекции, поэтому уже на этом этапе начали появляться идеи и предложения.
Вторым этапом каждый сотрудник составил список своего функционала с указанием затрачиваемого времени. И затем обсудили каждое действие:
- что делать больше;
- что делать меньше;
- что перестать делать;
- что начать делать.
Таким образом команда сформировала точку "А".
А теперь перейдем непосредственно к поиску решения для запроса на сессию.
Первая дисциплина: Определить большую важную цель.
Выше уже отметил, что вступительная речь руководителя важна. Она заряжает участников на работу. Только сам руководитель может зажечь большой целью свою команду.
Большая важная цель: увеличить продаж добровольных видов страхования.
Продукт на сессию: "Сформировать актуальный алгоритм продаж добровольных видов страхования".
Вторая дисциплина: Определить опережающие показатели.
Так как уже был проведен анализ функционала сотрудников, то на его основе сразу было определено большинство важных показателей.
Последовательное выполнение этих показателей и есть алгоритм, который необходимо было получить в ходе сессии.
Но коучинг не только в том, чтобы найти новую информацию, он в том, что бы найти способы и мотивацию для ее применения.
Третья дисциплина: Информирование о достижении цели.
Для этого команда сформировала табло с ключевыми показателями, которые наглядно покажут их взаимосвязь с ростом продаж.
Так же введена престижная составляющая за достижение результатов. Был сделан упор не только на материальное поощрение, но и на нематериальные бонусы.
Четвертая дисциплина: создание формата отчетности о выполнении опережающих показателей и их взаимосвязь с выполнением плана продаж.
Заключительным этапом была подготовлена дорожная карта, в которой каждый участник определил свой фронта работу, требуемый результат, срок выполнения и первый шаг.
Звучит не очень впечатляюще, и вроде бы это знакомо всем, но часто это применяется по отдельности. А именно в связке эти действия приводят в нужному результату.
К окончанию сессии был готов четкий алгоритм действий, который направлен на увеличение продаж добровольных видов.
ТРЕТИЙ ЭТАП: ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ СЕССИИ С ЗАКАЗЧИКОМ
Вроде бы на этом этапе уже можно выдохнуть, но нет. Именно обратная связь дает не только понимание, что можно улучшить, но и перспективы дальнейшего сотрудничества с заказчиком.
После сессии я обсудил с заказчиком дальнейшую работу и мы договорились, что раз в 3 месяца, будем проводить командную сессию в мини формате для ретроспективы и корректировки, в случае необходимости.
В качестве отчета заказчику предоставил сохраненную доску Miro, видеозапись сессии и подписанный акт выполненных работ.
Благодарственное письмо заказчика ниже.
Пока описывал этот кейс, то составил ТОП-9 грустных ситуаций, которые я помогу решить:
😓Ты не можешь поехать отпуск, потому что в компании начнется “пожар”
😓Во время твоего отпуска, тебе постоянно надо быть на телефоне
😓Тебе постоянно приходится мотивировать персонал
😓Финансовые показатели застыли на уровне 2014 года
😓Сотрудники привыкли работать по-старому, а твои попытки внедрить новое вызывают саботаж
😓Единственный инициативный сотрудник - это ты
😓Ты считаешь, что лучше тебя никто не справится с задачей
😓Задачи выполняются несвоевременно, теряют актуальность, забываются
😓Совещания - это разговоры 3 часа ни о чем.
Этот список можно продолжать бесконечно.
Если Вы хотите заказать командную сессию, то напишите мне в телеграмм "Хочу командную сессию" и обсудим.
Телеграм канал — https://t.me/
Инстаграм — http://instagram.com/
Вконтакте — https://vk.com/
🤝 Рад знакомству! Надеюсь для тебя эта статья оказалась полезной.
Отзыв филиала САО "РЕСО-Гарантия" о командной сессии
#коучинг #психология #целеполагание #предпринимательство #бизнес #психологиямужчин #психологияженщин #мастермайнд #команднаясессия #командныйкоучинг