Коротко о важном №4
В то время, когда все компании переходят на удаленный формат работы, для поддержания регулярного менеджмента без постоянных коммуникаций не обойтись. Почта и мессенджеры – это основной канал связи. И даже здесь существуют правила делового этикета.
Они не являются обязательными к исполнению повсеместно, и если вы договорились со своими коллегами, что отправляете друг другу по ночам голосовые сообщения, то никто из вас не будет раздражаться. Однако если вы пишете незнакомому человеку, то будете использовать те правила, которые приняты по умолчанию.
Ключевые правила переписки в почте:
1. Персональное обращение. Если в получателях письма стоит несколько человек, то лучше обратиться адресно к каждому, каждого персонально попросить, дать нужную информацию. Адресное обращение лучше коллективного. Есть люди, у которых фамилии похожи на имена, например, Иван Петров, Иван Андреев, Ольга Маринина или Максим Ильяхов. Когда Максима называют Ильёй, сразу видно, что человек отнёсся к письму невнимательно, и дел с ним лучше не иметь. Исправить эту ошибку очень сложно.
2. Одно письмо — одно дело. Чтобы письмо было удобно читать, у него должна быть одна тема, небольшое количество вопросов, и все они — из одной области. Плохо вываливать на читателя сразу все свои мысли из разных областей, даже если сделать это очень удобно.
3. Тема письма. Письмо без темы невозможно найти даже через пару рабочих дней. В хорошем письме из темы понятно, о чём письмо, какое требуется действие и в какой̆ срок. В теме нужны подробности, которые помогут принять решение — читать письмо сейчас или отложить на потом. Новый вопрос — новая тема.
4. Обозначить срочность. Не пишите «срочно» или «горит». Укажите в теме срок, когда что-то нужно: «до понедельника», «до 15:30». Если что-то действительно горит — обратитесь к человеку по телефону или в чате. Никому не нравится, когда его «пинают», даже если он сам виноват, что часто срывает сроки. Чтобы напомнить о себе, не вызывая гнев, можно предложить помощь: «Привет! Я помню, что срок только завтра, на всякий случай напоминаю. Чем помочь? Если хочешь, могу...» — и предложить какое-то конкретное действие.
5. Суть в первом абзаце. Читатель негодует, когда получает письмо с абстрактными рассуждениями. В хорошем письме будет чётко сформулирована просьба и срок. Если нужны материалы — они будут приложены, а главное из них будет вынесено в текст письма.
6. Вспомогательные материалы — сразу. Если вы забыли приложить файл, как потом адресату найти письмо с вложением? Лайфхак: если в документах есть ключевая информация — вынесите её в текст письма. Постарайтесь сделать так, чтобы человеку было удобно ответить, не открывая вложения.
7. Сложное — по полочкам. Письмо не должно быть оформлено единым текстом. Оно должно быть чётко структурировано и грамотно оформлено, чтобы получатель не упустил из виду важную информацию.
Правила переписки в мессенджере:
1. Сразу переходите к делу. Приветствовать и молчать в ожидании ответа странно. Многие думают, что если человек ответит на приветствие, значит, он готов общаться, но подобные сообщения теряются в потоке конкретных запросов.
2. Одна мысль = одно сообщение. Не нужно отправлять сообщение, не закончив смысловую фразу.
3. Меняйте канал коммуникаций только по предварительной договоренности. Если вопрос задан в Team's, то ответ важно дать именно там.
4. Звонить по видео связи можно только по взаимному согласию. Иначе, можно застать человека в неудобном месте.
5. Если на звонок не ответили, перезвоните позже. Человек может быть на совещании. Напишите сообщение о том кто вы, зачем звонили, и спросите, когда удобно общаться.
6. Избегайте голосовых сообщений, т.к. их сложно найти в потоке переписки. Если много информации и важен голосовой формат, то напишите пару слов, о чем пойдет речь в аудио. Наговаривайте четко, будто пишете, самую суть.
7. Представьтесь. Вдруг переписку удалили, а телефон не записан, особенно это актуально сейчас, при удаленной работе.
8. Сообщения по рабочим вопросам, только в рабочее время (если нет иной договоренности).
9. Договоренности фиксируйте в почте. Если обсуждение проекта идет через мессенджеры, то серьезные решения дублируйте в почту. Так к договоренностям проще возвращаться.