Як підписувати робочі файли, щоб не втрачати нервові клітини?

23/11/20 ⏰5хв

Завжди хтось зі студентів умудряється втратити робочий файл з проєктом, або файл псується через виліт програми, або ще якісь катастрофи відбуваються. Тож ділимося коротким гайдом як можна підійти до цього питання без лишнього болю.

Ми виділили 5 основних принципів роботи з файлами, які допомагають не втрачати робочі файли та запобігають появі сивого волосся.

1. Всі файли зберігайте в хмарному сховищі!

Насправді неважливо який саме сервіс Ви будете використовувати. Головне, щоб у нього були додатки для desktop і воно могло автоматично синхронізувати файли. Існує безліч видів хмарних сервісів, але один з найпрогресивніших — це Dropbox. Так само дуже хороший — Google One (він же Drive) і iCloud, їх можна використовувати як транзитні контейнери.

У Dropbox можна зберігати всі робочі та особисті файли. У нього є крута фіча: коли ти бачиш всі папки та файли у себе в Finder, але вони не займають місце на диску. Це особливо актуально, коли у тебе в ноутбуці тільки 500 GB SSD пам'яті. Називається вона Smart Sync і доступна у всіх платних пакетах.

Потрібні папки завжди можна довантажити офлайн до себе на диск і працювати з файлами, які зразу синхронізуються з хмарою. Це дозволить Вам не переживати з приводу резервного копіювання або того, що якийсь файл заглючить і зникне. Dropbox зберігає попередні версії файлів 180 днів, якщо взяти Professional план.

2. Тримайте порядок в робочих і особистих папках

В Dropbox на першому рівні папок є розподіл по бізнес-проєктах, наприклад:

📁 CURSOR - це папка робоча. 📁 Eduardme - це папка, де лежить все, що стосується персонального бренду та особистих проєктів. 📁 Education - все, що стосується навчальних проєктів. 📁 PersonalStuff - квитки, фото з поїздок, скріншоти та інше.

Давайте детальніше розглянемо папку CURSOR, тому що саме там зберігаються всі робочі файли. Що всередині:

📁 Bureau - папка, яка містить файли, що стосуються внутрішньої організації (договори, рахунки та інше).
📁 Marketing - містить всі матеріали, що стосуються айдентики, реклами та просування.
📁 Catalog - папка, в якій зберігаються всі корисні матеріали накопичені за всі роки існування школи: шрифти, навчальні курси, книги, стокові матеріали і т.д.
📁 Projects - папка з файлами проєктів за всі роки існування школи.

Всередині папки Projects лежать папки з розбивкою по роках (папка 2015 року, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020) і папка Self_Projects, в якій знаходяться внутрішні проєкти запусків курсів.

Всередині папки з роком знаходяться папки проєктів. Їх радимо називати за наступним шаблоном: Рік_номер по порядку_Назва або ім'я клієнта, якщо немає назви (Тип послуги). Наприклад: 2020_Abstract (BR). А всередині папки проєкту наступна структура:

📁 01_Incoming - всі вхідні файли від клієнта (бриф, листування, записи зустрічей). 📁 02_Research - все, що може стати в пригоді на проєкті (референси, стоки, шрифти, конкуренти).
📁 03_Development - всі вихідні та робочі файли по проєкту (всі AI, PSD, INDD, AE та інші). Всередині неї йде розбивка папок по етапах процесу дизайну. 📁 04_Files - фінальні файли для відправки клієнту.

Підтримувати порядок також допомагає правило «Якщо файл лежить не в папці, то це непотрібний файл». Якщо він важливий, то було б добре знайти йому домівку або видалити.

3. Давайте файлам зрозумілі назви

Робочі файли варто називати зрозумілими словами. Наприклад, за назвою проєкту, за назвою частини проєкту або за назвою завдання. В кінці назви файлу завжди повинна бути дата у зворотному порядку, розділена рискою (рік-місяць-день). Наприклад: HelloWorld_Logotype_Presentation_2019–03–05.pdf або ACB_Identity_Concept_2020–05–27.ai.

Дата пишеться у зворотному порядку, для того, щоб файли сортувалися в правильній послідовності від більш ранніх до пізніших. А якщо писати спочатку день-місяць-рік, то Вам вибиватиме всі файли, за 7 число всіх місяців, потім за 8 число і т.д. Виходить каша.

4. Працюйте з файлами прямо в Dropbox, а не з копіями у Вас на диску

Деякі дизайнери не встановлюють собі додаток на комп'ютер, а скачують файли через браузер, щоб потім так само завантажити їх нові версії. Не варто так робити.

Зручність і перевага Dropbox'а якраз в тому, що Ви взагалі можете не думати про нього, а просто працювати як зазвичай з файлами. Просто всі ці файли і папки лежать у Вас не в корені, а в папці Dropbox. Це дозволить уникнути плутанини копій і засмічення Вашого жорсткого диска копіями однакових файлів. А також всі учасники команди завжди матимуть доступ до останніх версій файлів. Це супер зручно, коли Ви в будь-який момент можете відправити клієнтові посилання на файл з телефону.

5. Закінчив готувати → поприбирай на кухні

Це про видалення резервних копій та чорнових початкових файлів. Коли Ви здаєте проєкт клієнту, то не забувайте поставити галочку «Тільки онлайн» в пункті Smart Sync. Тоді проєкт залишається в хмарі, але вивантажується з жорсткого диска і не займає місце.

До речі, попри те що Dropbox зберігає історію файлів 180 днів, все одно кожного разу, коли Ви будете вносити зміни в файл, варто зберігати його як новий з поточною датою. Для цих файлів всередині папки з робочими файлами можете зробити окрему папку OLD, де лежатимуть попередні версії. Ці файли потім можуть не раз Вам пригодитись.