Расстановка приоритетов

Склонность к постоянному откладыванию важных и даже срочных дел — в психологии называемая «прокрастинацией» — отдельный предмет для серьезных исследований. Здесь я расскажу, как же научиться из массы дел выделять те, которые действительно требуют внимания. В расстановке приоритетов нам поможет «Матрица Эйзенхауэра».

Более усовершенствованную версию этой матрицы можно встретить в культовой книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови.

Матрица Эйзенхауэра

Важными являются те дела, от которых зависит успешная, здоровая, эмоциональная насыщенная жизнь. Важные дела относятся к результатам. То, что способствует достижениям ваших наиважнейших целей.

Срочными являются те дела, которые нельзя отложить. Такие дела требуют немедленных действий.

Воображаемые ось важности и ось срочности определяет приоритеты по категориям.

A. Важно и срочно: разрешение кризисов; неотложные задачи; проекты, у которых подходят сроки сдачи. Такие дела возникают в результате кризиса. Отложить такие дела не получится.

Необходимо стремиться чтобы часть таких дел была минимальна. Организовав свою жизнь так, чтобы отвлекаться только на форсмажорные ситуации.

B. Важно, но не срочно: планирование проектов; оценка результатов; превентивные мероприятия; налаживание отношений; определение новых перспектив.

Больше всего нужно сосредоточиться на важных, но не срочных делах. Здесь мы можем проявить все свои качества организатора и исполнителя. Отсутствие спешки помогает спланировать дела: наметить сроки и способы выполнения задачи. Больше всего времени занимают важные дела, не требующие срочного выполнения. Если человек достаточно времени сосредотачивается на этих задачах, то он чаще добивается успеха.

Коварство в том, что откладывание важных дел может перейти в раздел срочных и тогда стресс обеспечен.

C. Не важные, но срочные: прерывания и перерывы; телефонные звонки; совещания; рассмотрение материалов; общественная деятельность.

Срочность таких дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей. Такие дела никак не влияющие на нашу жизнь, но требуют срочного внимания. Нужно научится понимать действительно ли это для вас важное дело или нет. Иначе, вся ваша жизнь будет подчинена случаю, а вы станете подобны марионетке. Потому что такие срочные дела начнут поглощать все больше вашего времени, отвлекая от действительно важных дел.

D. Не важные и не срочные: рутинная работа; письма; развлечения.

Такие дела настоящие пожиратели времени. Они забирают очень много времени, но не приносят никакого результата. От них следует просто избавляться, но так как они легки и интересны, от них бывает сложно отказаться. Поэтому можно выделать на них время по остаточному принципу. Но в то же время, если цель такого времяпровождения дать разрядку после напряженной работы, то их можно отнести к важным, но не срочным.