Чек-лист для юридического аудита (due diligence) документов

Обновлено 31.08.2023

Данный чек-лист используют компании для проверки внутренних документов на наличие и соответствие их положений требованиям законодательства.

Чек-лист может быть также полезен для компаний, которые хотят оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упростить некоторые рабочие процедуры через принятие регламентирующих документов.

1. Учредительные документы

✅ Учредительные документы

Эти документы нужно проверить, чтобы удостовериться, что компания была надлежащим образом учреждена и существует на настоящий момент. Выписка должна быть свежей (на актуальную дату).

✅ Имущественные документы

Если у компании есть имущество, то нужно удостовериться, что оно было надлежащим образом оформлено. Например, договор купли-продажи и т. д.

2. Локальные нормативные акты

✅ Локальные нормативные акты (ЛНА)

Необходимо проверить наличие локальных актов в компании. Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, регулирующие трудовые отношения и условия труда, для всех работников компании. Существующие ЛНА можно разделить на обязательные, дополнительные и рекомендуемые (см. ниже).

✅ Обязательные ЛНА компании

Трудовой кодекс не содержит полного перечня локальных актов, которые необходимо утвердить в компании. Но есть обязательные документы, которые запрашивают при проверке. К обязательным локальным нормативным актам компании относятся:

1. Правила внутреннего трудового распорядка
2. Положение о работе с персональными данными работников
3. Положение об оплате труда работников
4. Политика в области охраны труда
5. Инструкции по охране труда работников (в зависимости от вида работ)
6. Штатное расписание
7. График отпусков

✅ Рекомендуемые ЛНА для компании

Есть категория локальных актов, которые не относятся к обязательным, но компаниям рекомендуется их принимать для обеспечения охраны своей конфиденциальной информации и безопасности при выполнении работ:

1. Положение о коммерческой тайне
2. Инструкция по электробезопасности для работников
3. Инструкция о мерах пожарной безопасности

✅ ЛНА верхнего уровня

Данный документ по своей природе также относится к рекомендуемым локальным актам и представляет собой документ верхнего уровня. Это может быть (i) концепция, (ii) политика или (iii) манифест. Такой документ необходим для того, чтобы в компании существовала единая система правил, в соответствии с которой строится поведение сотрудников и осуществляется деятельность организации в рамках выбранной стратегии развития.

✅ Дополнительные ЛНА

Помимо обязательных и рекомендуемых ЛНА компания вправе по своему усмотрению утверждать дополнительные локальные акты в зависимости от регламентации процедур, например:

1. Положение о маркетинговой политике организации;
2. Положение об информационной безопасности;
3. Положение об аттестации персонала;
4. Положение о премировании работников;
5. Политика устойчивого развития компании;
6. Политика в области интегрированной системы менеджмента;
7. Политика по контрольным мероприятиям;
8. Регламент договорной работы;
9. Регламент электронного документооборота;
10. Регламент претензионно-исковой работы и т. д.

✅ Документы, не относящиеся к ЛНА, но являющиеся обязательными

Есть также документы, которые не являются локальными актами, но должны быть обязательно приняты в каждой компании:

1. Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами;
2. План мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков;
3. Табель учета рабочего времени.

3. Рабочие инструкции

✅ Рабочая инструкция

Рабочая инструкция (РИ) — это документ, описывающий пооперационные (пошаговые) действия работника для решения задачи. Рабочие инструкции не являются обязательными, но их наличие позволяет упростить рабочий процесс и оптимизировать время руководителя. Рабочая инструкция может составляться любым сотрудником компании.

✅ Рекомендуемые РИ

Для унификации рабочих процессов компаниям рекомендуется принимать следующие инструкции:

1. Базовая типографика и орфография для сотрудников;
2. Единый стандарт обозначения и хранения документов компании;
3. Корпоративное оформление и нумерация договоров;
4. Политика проверки и контроля контрагентов компании;
5. Постановка задач и корпоративные каналы коммуникации.

✅ Адаптация работника

Проверьте есть ли в компании документ, регламентирующий процедуру адаптации работника. Он должен включать в себя следующие пункты: (i) введение в организацию, (ii) знакомство с внутренними документами, (iii) оценку KPI работника, а также (iv) индивидуальный план развития сотрудника (при желании).

✅ Индивидуальный план развития (ИПР)

Индивидуальный план развития (ИПР) — это стратегия развития сотрудника для достижения его личных карьерных целей и целей компании. Это может быть: (i) новая должность, (ii) повышение квалификации, (iii) развитие корпоративных компетенций или (iv) переход сотрудников на более автономный режим работы, без постоянного контроля руководителя.

4. Кадровые документы

✅ Проект типового трудового договора, ученического договора

Необходимо обязательно проверить наличие драфта (i) типового трудового договора, (ii) ученического договора, (iii) должностных инструкций, (iv) договора о полной материальной ответственности, (v) дополнительного соглашения об изменении условий трудового договора, а также (vi) соглашения о расторжении трудового договора и проверить на предмет соответствия обязательным требованиям трудового законодательства.

✅ Коллективный договор

Коллективный договор — это документ, регулирующий социально-трудовые отношения между работниками и работодателем. Не является обязательным документом компании, но в случае его принятия можно (i) включать положения по предоставлению бесплатного питания, (ii) определять выплачиваемые работнику суммы, не связанные с выполнением трудовой функции (материальная помощь, ссуды), а также (iii) включать другие вопросы, не урегулированные трудовым законодательством.

✅ Сотрудники по договорам гражданско-правового характера

Если в компании есть такие сотрудники (самозанятые, ИП), стоит удостовериться, что с ними заключены соответствующие договоры.

5. Типовые договоры

✅ Terms & Conditions / Шаблон типового договора

Надо проверить главные положения типовых договоров, по которым компания реализует свой товар или услугу.

✅ One Pager/гайдлайн по договору

Представляет собой документ на 1 странице, в котором отражены все ключевые параметры и условия договора. Не является обязательным документом, но его наличие позволяет контрагенту быстро понять суть заключаемого договора/контракта.

✅ Проект типовых соглашений (NDA, NCA)

Необходимо проверить наличие проекта типовых соглашений в компании: (i) соглашение о конфиденциальности (NDA), (ii) соглашение о неконкуренции (NCA), которые необходимы для взаимодействия с работниками и контрагентами.

6. Актуализация документов

✅ «Комплаенс» (соблюдение требований законодательства)

Надо убедиться, что ЛНА компании не противоречат законодательным и иным нормативным правовом актам Российской Федерации. Помимо этого, они должны вовремя актуализироваться под изменения в законодательстве и храниться в соответствии с утвержденными сроками.

✅ Документооборот

Необходимо проверить, оптимально ли функционирует система документооборота в компании в контексте заданных стратегических целей. Это необходимый процесс для каждой компании, если вы ищете пути повышения эффективности обслуживания и безопасности документации.