Строим Треугольник Всевластия или Как самостоятельно провести экспресс-анализ состояния бизнеса.

Любой собственник бизнеса рано или поздно упирается в вопрос насколько эффективен его проект, все ли в нем хорошо и можно ли получить еще больше.

Об актуальном состоянии бизнеса, его проблемах и точках роста и оптимизации без изнурительного аудита нам может поведать Треугольник Всевластия.

Для того чтобы получить представление о текущем состоянии нашего проекта необходимо проанализировать три основных аспекта - вершины треугольника:

1 вершина: как все задумывалось в момент создания проекта

2 вершина: фактическое состояние на местах. Как понимают и выполняют свою работу сотрудники

3 вершина: результат на выходе глазами клиентов и контрагентов

Сбалансированность и соответствие всех вершин говорит о 'здоровье' нашего проекта.

Провести подобный анализ возможно своими силами и в довольно короткие сроки, что позволит оценить обстановку и необходимость привлечения сторонних специалистов.

Для чистоты и непредвзятости - проводить такой анализ должен ответственный, но не заинтересованный в подтасовке результата человек. Это может быть грамотный сотрудник или человек со стороны.

Анализ проводим в 3 этапа (вершины)

Этап 1

Видение собственника - как все задумывалось

Проводим в формате интервью с собственником / -ками (отдельно с каждым) бизнеса. Чем в этот момент свободнее и непринужденнее атмосфера и более открытое общение тем лучше результат. Т. к. в формате 'вопрос-ответ' будут упущены мелкие, но важные детали: личное отношение, ощущения, взаимосвязи и эмоции, которыми руководствовались при создании и запуске; идеалы и ожидания, которые закладывали в идею, в продукт, в реализацию.

Задавать вопросы необходимо ненавязчиво. Встраивать их максимально незаметно по ходу беседы - тогда и ответы будут максимально открыты.
Можно конечно провести жесткий опрос, но и результат тогда будет очень грубый, т. к. каждый ответ будет взвешен и обдуман, оценен с субъективной стороны к делу и интервьюеру.

Что необходимо выяснить:
- Для чего создавался бизнес: деньги, интерес, обстоятельства, самореализация и т.д.
- Как представляет себе рабочий процесс в голове, ключевые этапы, характеристики и показатели
- Насколько он знает фактический процесс и его проблемы
- Как по его мнению происходит и должно происходить взаимодействие и общение между сотрудниками, контрагентами и клиентами
- Представленность на рынке и ожидания от бизнеса

Список может быть расширен, но не стоит сводить его к формализму и перегружать. Все вопросы -> открытые.

Этап 2

Процессы на местах, их фактическое понимание и выполнение исполнителем.

Данный этап проводиться больше в виде наблюдения с уточнениями и делится на 2 подэтапа:

1. Аналитик в течении 2-3 полных циклов бизнес-процесса (выполненин исполнителями обязанностей на этапе от и до) просто наблюдает как сторонний участник и ненавязчиво, чтоб исполнители не начали напрягаться и себя контролировать, фиксирует значимые моменты: кто, что и как делает; что и как говорит; откуда берет и куда кладет; что, когда и куда фиксирует; какие документы и когда формирует и т. д. Даже если действия не имеют явного отношения к работе но носят повторяющеися характер.

Если процессы короткие, как например в розничной торговле, то следует увеличить период наблюдения.

2. Короткий разговор с каждым или ключевыми исполнителями с просьбой рассказать и описать его рабочий день, обязанности и задачи; что и как делает. Нельзя наталкивать его на ответы, лучше задавать наводящие вопросы если он упускает важные моменты.

По итогу мы получим понимание, что происходит на обследованных этапах бизнес-процесса и всё ли исполнители понимают из того что делают или это для них просто механический неосмысленный процесс.

Этап 3

Изучение результатов бизнес-процессов на выходе и каждом этапе

Этот этап является взглядом и оценкой бизнеса с внешней стороны. Лучше всего прогнать или сьимитировать весь процесс. Главное условие чтобы исполнители не знали, что их проверяют.
Под внешним взглядом понимается то как видят работу с вами клиенты, поставщики, исполнители и прочие контрагенты задействованные в процессе и то какие ощущения у них возникают в этот момент.

Наша задача обращать внимание и фиксировать все ключевые и характерные на каждом этапе показатели: от улыбки администратора до скорости передачи заказа поставщику, от формата взаимодействия (бумага, цифровой обмен или даже смс) до способа комплектации заказов и их логистики, от сроков подготовки и сдачи бухотчетности до скорости поступления денег и оплаты счетов. И всех ощущений и усилий с этим связанных.

Также изучаем внешнюю информацию о компании: рейтинги, отзывы, узнаваемость, представленность на рынке, конкурентов и так далее.

Итог

По окончанию анализа ответственный готовит сводный отчет где сопоставляет:

¤ как и что рассказал ему собственник о своем бизнесе - какие результаты должны быть, как выполняются процессы и взаимодействия, как выглядят его сотрудники и какая атмосфера царит в компании;

¤ что в реальности происходит на местах, какие лишние действия делают исполнители, какие процессы упускают или забили на них, какие существуют по их мнению и в реальности проблемы и почему;

¤ как выглядит процесс со стороны, на сколько он соответствует ожиданиям контрагента и реалиям; удовлетворенность от работы с компанией и результатом; мнение о компании в том числе ее репутация, отзывы, узнаваемость.

Таким образом мы получим наш желанный треугольник. И будет очень удивительно если все 3 вершины будут соответствовать друг другу хотя бы процентов на 70.

Такое расхождение в 'ожидания/реальность' показывает на что необходимо обратить внимание и где находятся точки роста.

Порядка вам и контроля !🤟