Радислав Гандапас : «К выступлению готов!»

Глава 1. Хорошая подготовка

Жанров публичной речи три:

– ритуальные речи (представление человека, тост, речь на открытии и т.п.);

– побуждающие речи (реклама, речь на митинге и т.п.);

– информирующие речи (доклады, отчёты и т.п.).

Презентацию можно отнести к жанру побуждения. Когда вы завершаете её, предполагается, что люди последуют вашему призыву: поставят подписи, что-то купят, проголосуют, пожертвуют деньги и т.д. Совершение слушателями этих действий – ваша цель.

Причин, которые мешают достичь цели, множество. Например:

– выступающий может рассказывать скучно, потому что ему неинтересна тема;

– он подготавливает сотню слайдов и читает текст с листа;

– оратор перегружает речь информацией, в результате чего в головах публики образуется каша.

Попробуем исправить ситуацию.

Начнём, конечно, с подготовки, к которой многие приступают слишком поздно. Всё потому, что это не самый радостный и увлекательный процесс. Но в ваших силах воспринимать его проще. Когда вы думаете о презентации в негативном ключе, логично, что всеми силами пытаетесь её избежать. Попробуйте обрадоваться предстоящему выступлению и скажите себе: «Как круто! Вот здорово, мне нужно составить текст речи, выйти на сцену и пообщаться с людьми!» Применяйте такой приём по отношению ко всему, что вас пугает или заставляет лениться.

Вы перенастроились. Теперь попробуйте найти ответы на несколько вопросов:

– «Какова аудитория, перед которой я буду выступать?». Представьте её максимально точно, обратитесь к возрасту, полу, профессии и т.д. Решите, что объединяет всех этих людей;

– «Что я хочу получить?». Обозначьте свою цель, не путайте её с задачей. Цель – это именно то, что должны будут сделать слушатели после вашего выступления;

– «Что мне стоит делать?». Решите, какие ваши слова повлияют на публику, а какие её оттолкнут, уместны ли будут шутки и анекдоты, на какие факты лучше всего ссылаться. При этом помните, что люди не обязаны думать так же, как вы! Их убедит только то, во что они верят и что именно они считают правильным. Заранее определите, аргументы какой группы будете приводить: избегания, подражания или достижения.

Прорепетируйте речь. Только ни в коем случае не пишите конкретный текст! Вы должны будете заинтересовать людей разговором. Говорите то, что приходит в голову,

не останавливайтесь. Дойдя до конца, повторите речь. Делайте столько повторений, сколько считаете нужным, но не потеряйте энтузиазм. Главное здесь – не перегореть.

Если какие-то тезисы вам всё же нужно записать, сделайте это, используя небольшие цветные карточки. Почему цветные? Они не отпугнут слушателей, как если бы вы вышли с белыми листами формата А4. Тем более карточки займут ваши руки, вы перестанете совершать суетливые движения.

Репетируйте не только речь, но и то, как вы будете держаться на сцене. Учитывайте регламент, паузы, чтобы понять, как долго в итоге продлится выступление. Хотя бы раз прогоните его в зале, с техникой и оборудованием, которые будут уже при настоящей презентации. Попросите друзей сыграть роли слушателей, чтобы вы могли поработать с живыми людьми.

Непосредственно перед презентацией отвлекитесь, займитесь спортом, съездите за город – сутки до выступления необходимо расслабиться.

Будьте внимательны – «давите» на нужные кнопки: если люди должны принять решение прямо во время выступления, наседайте на их эмоции. В противном случае сделайте упор на логику, факты, доказательства. Также учитывайте, в какое время суток будет проходить презентация. Вечером можно подключать иррациональное мышление, а утром и днём – рациональное. То же правило действует на женщин, стариков и детей, представителей творческих профессий и людей не очень высокого служебного положения – им можно приводить иррациональные доводы.

Вообще ваша задача – сделать так, чтобы люди прониклись тем, что вы говорите, начали вам доверять. Доверию способствуют:

– конкретика, которая выражается в точных цифрах, фактах и деталях;

– акты, документы, свидетельства и т.п.;

– мнения экспертов, свидетелей и других лиц.

Теперь подробнее остановимся на том, как правильно оформлять слайды:

Слайд не должен быть перегружен информацией. Максимум – 40 слов.
Экспериментируйте с образами. Всё, что можно выразить с помощью картинок или видеофрагментов, нужно выражать именно так.
Слайдов не должно быть слишком много. Если вы говорите 20 минут, покажите за это время примерно семь слайдов.
Не переборщите с цветом. Используйте не больше трёх. То же касается и шрифтов (старайтесь не использовать шрифт с засечками).
Слайды не должны слово в слово повторять то, что вы говорите.

Ну и конечно, нужно поработать со своей нервной системой и перестать волноваться. Как это сделать? Есть несколько правил:

Если это возможно, организуйте выступление на известной вам площадке.
Приготовьте всё, что вам может понадобиться (канцелярию, технику и т.д.).
Внимательно отнеситесь к своему внешнему виду, чтобы он не вызвал недоумение аудитории.
Попросите кого-нибудь из знакомых прийти на презентацию – так вы будете знать, что у вас есть союзник.
Будьте готовы к тому, что выступление по каким-то причинам сдвинется, так что не планируйте после него ничего важного.
Подумайте об альтернативах. Что вы будете делать, если вам предоставят меньше или больше времени? А если не заработает компьютер? Если вам не дадут микрофон? Постарайтесь найти решения для непредвиденных ситуаций.
Возьмите с собой небольшие подарки для слушателей – образцы товара, сувениры, то, что люди могут забрать с собой после презентации.
Придите заранее и чувствуйте себя как дома. Не бойтесь ходить по сцене, жестикулировать, устанавливайте зрительный контакт – словом, ведите себя как хозяин

Глава 2. Структура

Структура презентации должна соответствовать природной гармонии – закону композиции. Это значит, что у презентации должны быть введение, основная часть, кульминация и заключение. Такова схема многих процессов жизнедеятельности: так мы болеем, тренируемся, занимаемся любовью… То же характерно для произведений музыки или литературы – закон композиции реально действует!

Что представляют собой введение и заключение? В принципе, рассказ о них можно объединить, поскольку эти части похожи – в них не сообщается ничего по теме, они скорее служат для установления и выхода из контакта. На этих этапах цель выступающего – создать верный эмоциональный фон. Нельзя недооценивать вступление и финал. Если вы «смажете» их, рискуете испортить всё впечатление от речи. Не спешите перейти к кульминации, как это делает плохой любовник. Образно говоря, публика – это женщина, а вы мужчина, и в ваших интересах запомниться избраннице с лучших сторон. Правда, всё же есть несколько ситуаций, когда к вступлению можно отнестись более легко:

– ваши отношения со слушателями давно налажены, вас и так отлично знают;

– людей уже до вас успели подготовить и «разогреть»;

– время выступления максимально ограничено.

Для заключения тоже есть набор подобных ситуаций:

– после вас начнётся другое выступление;

– вам нужно передать микрофон либо ведущему, либо следующему оратору;

– после вашей речи начнётся неофициальное мероприятие, например банкет.

В начале речи не включайте слайды, а лучше займитесь установлением контакта глаза в глаза. Будьте внимательны к мимике. Сохраняйте доброжелательность, будьте открыты. Добейтесь того, чтобы все присутствующие обратили на вас внимание. Движения, шорохи – ничто не должно мешать выступлению. Вот что вы можете сделать:

Сообщите слушателям какой-нибудь занимательный факт. Обратитесь к визуальным образам, можете назвать число, которое поразит своим масштабом, и т.п.
Начните презентацию словами «А знали вы…», «Известно ли вам…».
Говорите о чём-то отдалённом, чтобы людям было интересно, как данная информация связана с выступлением.
Задайте подряд несколько вопросов, не предполагающих ответа.
Расскажите, что произошло с вами перед тем, как вы вышли к публике.
Если у вас всё хорошо с чувством юмора, вспомните смешную историю или анекдот – этот пункт касается только тех, у кого действительно есть талант шутить!
Можете поделиться своими эмоциями и чувствами, но не заостряйте внимание слушателей на том, что испытываете страх.
Если публика не знает, кто перед ней выступит, представьтесь, обозначьте свой опыт, дайте людям понять, что вы достаточно компетентны, не бойтесь рассказать о своих заслугах – просто как о наборе фактов, оценивать которые должны собравшиеся.
Упомяните, сколько времени займёт ваша презентация: «Первые 10 минут мы рассмотрим… Далее перейдём к… Потом перерыв 15 минут… После чего минут 20 мы посвятим теме…» и т.п. Обязательно придерживайтесь тайминга!
Выразите почтение, сделайте аудитории комплимент, основываясь на возрасте или поле, профессионализме и других качествах, которые объединяют слушателей. Будьте искренним, но знайте меру.
Покажите людям, что вы не враг, что вы «свой» – подчеркните схожесть с собравшимися.
Если накануне выступления произошло какое-то значимое событие, выразите своё отношение к нему.
Расскажите о своей миссии, сосредоточьтесь на целях аудитории.
Обратитесь к интересной цитате.
Объясните, почему назвали свой доклад так, как вы его назвали. Да, над названием тоже следует подумать – оно должно запоминаться и быть необычным. Расскажите, почему выбрали конкретную тему выступления.
Опишите актуальные проблемы аудитории.

Теперь можно переходить к основной части выступления:

– расскажите, как на данную минуту обстоят дела в интересующей вас отрасли;

– объясните, что ждёт людей, если ситуацию не поменять, можете немного сгустить краски (оговоримся, что этот приём не подходит для слушателей, чей статус гораздо выше статуса оратора);

– предложите, как можно справиться с проблемой, рассмотрите несколько вариантов, пусть даже выбор и будет очевиден (приём, подходящий для статусных слушателей).

Вы добрались до кульминации. Самое время вспомнить о цели, которую вы выявили в начале подготовки. Предложение, адресованное слушателям, должно быть максимально ясным, коротким и чётким. Ничего не утаивайте. Призывайте людей к действиям, не заставляйте их додумывать и предполагать. Облегчите путь к принятию решения. Кстати, к кульминации стоит отнести и ответы на вопросы слушателей. Ответить на них вы должны строго до заключения! В финале же нужно:

– очень коротко повторить то, о чём шла речь;

– подвести итоги;

– более мягко повторить кульминацию и ещё раз призвать людей к действиям – дать рекомендации или посоветовать. Этот приём также подходит, если в самой кульминации вы не говорите о своей цели;

– предложить сделать небольшие шаги по пути к решению – например, полистать каталог, посмотреть образцы и т.п.;

– вновь акцентировать внимание, что вы являетесь для публики «своим»;

– пошутить или рассказать анекдот, если между вами и публикой установилось доверие.

А теперь представьте, что люди решили задать вам вопросы и поддержать обратную связь. Здесь нужно помнить, что:

Вы сами можете решать, на какие вопросы отвечать стоит, а на какие нет. Помните, что вы не на экзамене. К тому же вы лучше собравшихся знаете тему. А если чего-то и не знаете, это не приговор.
Показывайте, что вам нравятся вопросы. Не закатывайте глаза, не оскорбляйте, не обвиняйте собравшихся.
Благодарите за вопрос, радуйтесь, удивляйтесь, делайте комплименты.
Говорите, что вопросы смелые, актуальные, острые, провокационные, оригинальные – давайте им оценку.
Во время ответа смотрите не только на задавшего вопрос, а на всех присутствующих, не теряйте контакт с залом.
Контролируйте ситуацию, не превращайте презентацию в балаган, поддерживайте порядок. При этом главное самому следовать заданным правилам.
Следите за тем, чтобы ответы были краткими, но не просто «нет» или «да». Просите краткости и от слушателей.
Не перебивайте человека, даже если поняли, о чём он говорит. Проявляйте уважение.
Если вы не расслышали вопрос или плохо поняли суть, не стесняйтесь уточнять и переспрашивать.
Не начинайте отвечать с отрицания «нет».
Если вы боитесь, что вам зададут неловкие или сложные вопросы, сознательно попросите слушателей задавать именно такие – в итоге аудитория переходит на вашу сторону и становится союзниками, в результате чего спадает напряжение.
Попросите знакомых задать вам первый вопрос. Или задайте сами себе вопрос, который кажется вам очень интересным.
Заранее подумайте, о чём вас могут спросить. Выберите варианты ответов, которые будут наиболее выигрышными.

Глава 3. Приёмы эффективности

Излагать мысли можно двумя способами: используя фразы достижения («У нас есть задача…») или избегания («Перед нами проблема…»). Проанализируйте, каких фраз больше в вашей презентации. Также поработайте над возражениями. Подумайте, с чем слушатели могут не согласиться, и заранее подготовьте ответ. Не переживайте и не думайте, будто против вас все ополчились. Обычно на встречах, особенно деловых, люди собираются, чтобы делиться мнениями, а не нападать.

Заранее узнайте, нужно ли вам будет работать с микрофоном. Умеете ли вы правильно с ним обращаться? Вот несколько подсказок:

Держать микрофон нужно не всей ладонью, а кончиками пальцев, чтобы при этом не оттопырился мизинец.
Микрофон должен всегда оставаться на одном расстоянии ото рта. Сделайте следующее: сомкните пальцы и приложите ребром ладонь вертикально к губам – указательный палец должен коснуться губ. Обратите внимание на безымянный палец – там, где он находится, и должен находиться микрофон.
Не поворачивайте микрофон в сторону динамиков, чтобы не возникал неприятный свистящий звук.
Не нужно жестикулировать рукой, в которой вы держите микрофон (держать его лучше в рабочей руке).
Следите за шнуром, чтобы не запнуться.
Если вы впервые держите микрофон, спросите заранее, как его включить. Заработал он или нет, вы поймёте по реакции публики.
Регулируйте штатив под себя, а если снимаете микрофон, уберите штатив на край сцены.
Если микрофон крепится к голове, будьте внимательны – все звуки (чихание, кашель, сглатывание) будут слышны.
Если же микрофон крепится к одежде, старайтесь избегать движений, при которых происходит трение ткани.
Прорепетируйте с микрофоном до начала презентации (если такой возможности нет, тренируйтесь дома на бананах).

Мы уже говорили про контакт со зрителями. Многие ораторы боятся смотреть в зал, но вы должны перебороть этот страх. Смотрите на людей, улыбнитесь, как бы приветствуйте каждого, кто сидит в зале. Уделите особенное внимание флангам и задним рядам, откуда обычно доносится шум. Стоять в начале речи вам нужно так, чтобы между вами и зрителями с правого и левого края образовался равносторонний треугольник.

Конечно, мы не призываем вас смотреть исключительно на собравшихся. Переводить взгляд на таблицы, экраны мониторов или схемы тоже необходимо. Однако такие взгляды должны быть быстрыми. Главное – это связь с людьми. Они должны видеть, что интересны вам.

Очень важно чем-то завлечь публику, удивить её. Подумайте над самыми разными нестандартными вариантами. Все выступающие до вас говорили в микрофон? А вы, если это не повлияет на слышимость, откажитесь от него! Никто до вас не показывал видеоролики? А вы покажите! Прошлое выступление было скучным? Не становитесь на то место, откуда вещал оратор! В общем, наблюдайте и делайте выводы.

Помните, что человек не может длительное время концентрироваться на чём-то одном. Если вы хотите, чтобы вас с интересом дослушали до конца, переключайте внимание публики. Предлагайте не только слушать, но и смотреть, если можно – подключить тактильные ощущения. Поделите выступление на части, каждая по 20 минут. Также учтите, что обычно люди лучше всего запоминают то, к чему причастны. Это значит, что нужно вовлекать публику: просите поправить вас или помочь, подвинуть стулья поближе, поинтересуйтесь, хорошо ли видно слайды презентации, и т.п. Переходите от простых действий и простой помощи к более сложной.

Передвигайтесь по сцене, меняйте темп речи, говорите то шёпотом, то более громко – всё это не даст аудитории заснуть.

В ваших силах руководить расположением людей в зале. Если зал большой, а людей мало, перегородите проход к задним рядам, чтобы люди садились к вам ближе. Проследите за тем, чтобы в зале было не очень темно – люди наверняка будут делать пометки в блокнотах. Подумайте также, всем ли присутствующим будет виден экран. Есть ли в зале отвлекающие объекты? Уберите всё, что будет мешать вашей речи!

Если вы ошиблись или если всё-таки появилось нечто, отвлекающее внимание публики, посмейтесь над своей ошибкой и намеренно попросите людей посмотреть на возникший объект. Не нужно притворяться, что всё идёт по плану. Обсуждайте с людьми происходящее.

Подсознательно мы боимся и чувствуем тревогу, если у нас за спиной что-то находится. Перед выступлением постарайтесь, например, занавесить окно, закрыть дверь или отодвинуть стол – вы будете ощущать себя комфортнее.

Ну а зрителям будет лучше, если вы выйдите к ним слева, а не справа. Такой принцип действует в театре: из левой кулисы появляются персонажи положительные, справа же – отрицательные.

Настоятельно рекомендуем во время выступления отказаться от трибун и тумбочек, а если они есть, становиться в стороне.

Неплохо, если перед вашим выходом на сцену будет звучать музыка. Выбирайте инструментальную, но не усыпляющую. Включайте её и во время пауз, и после выступления. Но при этом во время самой речи не должно быть никаких посторонних звуков.

Озаботьтесь тем, куда пришедшие могут положить сумки или повесить куртки. Занавесьте окна, если за ними открывается не самый красивый вид. Проследите, чтобы в помещении было чисто. Аудиалам и визуалам угодили! Для радости кинестетиков раздайте аудитории, например, образцы рекламируемого товара. Подождите, пока люди изучают объект – в это время бессмысленно просить обратить внимание на себя. Воздержитесь от того, чтобы раздать материал с текстом презентации. Никто не будет вас слушать и переворачивать страницу, когда вы попросите.

Также важно обратиться к запахам и вкусам: запах мусорного ведра и даже несвежие бутерброды в буфете могут испортить впечатления людей от презентации.

Если перед каждым выступлением ораторов будет представлять ведущий, заранее спросите, как он собирается это делать. Попросите избегать фраз, которые сформируют завышенные ожидания или иронию.

С осторожностью отзывайтесь о конкурентах. Подумайте, какие положительные моменты вы можете озвучить. Главное, чтобы эти моменты не были значимыми. Если говорите, например, о товаре, акцентируйте внимание на тех характеристиках, которые не будут основными. В свою же сторону можно выразить немного критики. Есть ли у вас слабые места? Конечно – и их нужно использовать во благо. Однако не стоит упоминать глобальные недостатки – достоинства вас и вашего товара не должны быть перечёркнуты.

А вот что делать нельзя ни при каких обстоятельствах:

– выходить к слушателям, не подготовившись заранее;

– халатно относиться к тому, как вы выглядите;

– превращаться в истукана и отказываться от мимики и жестов (однако проследите за тем, чтобы они выдавали в вас уверенного человека: стойте прямо, расправляйте плечи, не дёргайте руками, не совершайте суетливых движений, не щёлкайте ручкой и т.д.);

– показывать неуважение;

– не устанавливать зрительный контакт;

– быстро переходить к основной части и кульминации, не позаботившись об эмоциональном фоне;

– забывать о «минуте молчания» (вы обязательно должны следить за тем, чтобы во время вашего разговора сохранялась тишина. Если из зала кто-то выходит, выждите, пока движения прекратятся);

– усложнять речь и говорить длинными предложениями («Мы никак не можем добиться понимания» вместо «Мы не понимаем»);

– вещать монотонно;

– говорить очень долго и выбиваться из графика.

Если презентация корпоративная, необходимо соблюдать единый стиль. Стандарты должны быть адекватными. Почему-то во многих компаниях принято считать, что выступление – это экзамен, поэтому докладчики так боятся: они ждут каверзных вопросов и чувствуют себя двоечниками на уроке. Стандарты необходимо выписать и создать отдельный документ, с которым можно ознакомить новых сотрудников.

Как бы вы ни выступали – самостоятельно или в рамках корпорации, каждому отдельному докладчику рекомендуется завести тетрадь, куда можно будет записывать впечатления и результаты выступлений. Сюда стоит включать даже речь, произнесённую во время застолья. Отмечайте:

– где и когда состоялось выступление, кто сидел в зале, выступал до и после

вас и т.д.;

– о чём вы рассказывали;

– каким был регламент;

– плюсы и слабые участки презентации;

– достаточно ли хорошо была сделана презентация в целом;

– оценку аудитории, заданные вопросы и т.д.;

– итог: как, по вашему мнению, прошло выступление в общем;

– над чем стоит поработать, чтобы в другой раз выступить лучше.

Как можно больше практикуйтесь, никогда не отказывайтесь от репетиций, посещайте тренинги, следите за выступлениями известных ораторов, читайте книги об ораторском мастерстве, просматривайте видеотренинги, делитесь полученными знаниями с другими людьми. Последний приём оказывается невероятно эффективным на пути самосовершенствования.