Регламент постановки задачи — как успешно делегировать кому угодно и что угодно

• Как сформулировать задачу?

• Как поставить сроки и добиться их соблюдения?

• Как усовершенствовать процесс постановки задачи и контроля

В этой статье автор поделится опытом — как поставить и проконтролировать задачу.

Меня зовут Костя Дубровин, я основатель компании TOPsharing.center (мы создали услугу аренды руководителей отделов продаж и маркетинга). В продажах давно — 30 лет.

Делегирование

Главное, решив одну задачу, не создать две новых.

Почти год назад я уже писал о делегировании. Тогда статья была посвящена тому, что если правильно выбрать исполнителя, то можно не заморачиваться с каким-то особенным форматом постановки задачи. Но исполнители бывают разные.

Проблема, разумеется, не только в исполнителе или формате постановки задачи. Должна еще совпасть пара человек+задача. В противном случае трудно будет не только исполнителю, но и боссу.

В дополнение к уже написанному публикую регламент постановки задачи. Он создан моим коллегой Сергеем Кошечкиным и переработан с учетом моего подхода к управлению.

Алгоритм постановки задачи

1. Четко сформулировать задачу
   Без общих фраз, с использованием глаголов в повелительном наклонении: «подготовить», «проанализировать», «согласовать»
2. Определить конечный результат и критерии качества
   Проверочные вопросы:
   • Что именно должно быть готово? (документ, отчет, расчеты)
   • Как проверить, что результат соответствует требованиям?
3. Установить сроки. Нужно указать точные даты и время, желательно без привязки к другим событиям. Если задача подразумевает этапность исполнения, указать сроки на каждый этап.
4. Назначить ответственного. Если для выполнения задачи задействовано несколько исполнителей, нужно указать координатора.
5. Проверить понимание задачи. Самый простой вариант — попросить ответственного объяснить своими словами:• Что нужно сделать?• Какие критерии качества и сроки?
6. Добавить контрольные точки. На этом этапе нужно договориться о датах промежуточной проверки или отчетности
7. Выделить необходимые ресурсы. Задача руководителя не только поставить задачу и проконтролировать исполнение, но и обеспечить всем необходимым

Частые ошибки и как их избежать

1. Расплывчатые формулировки
   ❌ «Сделать анализ» → ✅ «Подготовить отчет по анализу NPS клиентов за 2024 год с разбивкой по месяцам»
2. Нет критериев качества
   ❌ «Написать текст» → ✅ «Текст на 1500 символов с пробелами с ключевыми словами: HR, автоматизация, KPI»
3. Нереальные сроки. У исполнителя должна быть возможность самому определить разумные сроки. Однако, можно договориться о том, что дедлайн не сдвигается. Если исполнитель не успевает, то он добавляет ресурсы за свой счет или за счет постановщика задачи (по договоренности).
4. Отсутствие проверки понимания. ❌ Думать: «И так всё понятно» → ✅ Просить: «Повтори, как ты понял задачу?». При этом ответственность за понимание несет постановщик задачи. Поэтому он имеет полное право добиваться полной ясности.

Что еще можно сделать полезного

1. Добавить этап обратной связи после выполнения задачи
   Как конструктивно построить диалог я писал в статье «7 секретов эффективной обратной связи в коммуникации с подчиненными — как завоевывать сердца».
2. Сделать понедельную ритмитизацию
   Для этого нужно привязать планерку к определенному дню недели и все задачи нарезать со сроком одна неделя. Если разбить задачу не получается, то срок может быть кратный неделе. Например, когда исполнитель отправляет документ на согласование, он вынужден заложить положенный срок.
3. Везде, где можно, сделать задачи повторяющимися
   Организовать один бизнес-завтрак намного сложнее и дороже, чем делать это на регулярной основе. Я писал об этом в статье «16 лет веду бизнес-завтрак в Москве: выкладываю все нюансы и чек-листы».
4. Внедрить инструменты автоматизации контроля
   Если мы говорим про отдел продаж, то это, конечно CRM. О том, как нужно ее настроить я писал в статье «Настройка CRM — как минимальными усилиями сделать работу отдела продаж прозрачной, системной и масштабируемой».
5. Наладить взаимодействие между исполнителями
   Для разовых задач используются планерки, а для повторяющихся — матрица ответственности, о которой я писал в статье «Матрица ответственности RACI в отделе продаж».

Источник

Наш Telegram-канал: эксклюзивные кейсы по бизнесу и свежая информация из мира Digital/маркетинга.