Пульт управления: места хранения и ловушки
Моей ошибкой при построении системы планирования было «не с того начала».
А начала я с того, что стала сортировать списки, используя без системы и «учитываясь» модными системами планирования, тратила тьму сил.
В итоге оставаясь с таким же бардаком распиханных по всем щелям спискам, напоминалкам, ссылкам и файлам. Компьютер, телефон и полка с папками распечаток засорялись все также. Моя система не складывалась в «работающий механизм». Хвосты были постоянно в «слепой зоне». Весь этот Бардак жил какой-то своей жизнью, и я, даже очень стараясь, никак не могла этой сущностью управлять. Чужие системы на мне не работали!
Тогда я сделала для себя очень простой и очень укрупненный анализ. Он и стал моим фреймворком.
А- это списки (матрицы) целей, задач, идей, дел
В- это информация (архивы и библиотеки): файлы, ссылки, статьи, архивы курсов, картинки и схемы, фото и т.д.
A- Пространство РАБОТА (если работаете дома, то условно это пространство, где вы зарабатываете деньги)
B- Пространство ЛИЧНОЕ (ВНЕ РАБОТЫ). В личное пространство я включаю :
Их на самом деле не много. Но само понимание и взгляд «со стороны» именно на места хранения, вопрос «Как они туда вообще попадают и почему?». Это помогло постепенно выстроить систему планирования.
Все началось с того, что пошла путем «Слабого звена» в системе. Быстро пробежав по этим трем направлениям, я выбрала первое мое «слабое звено». Запись задач, напоминалок на записках и стикерах. И как все понимают, эти листики я конечно же сразу не всегда разбирала. Они копились во всех «щелях», с великим назначением-не потерять!
Элементарный анализ и внимательное «наблюдение» за собой показало, как же ОНИ там появляются. Да легко! Я разговариваю по телефону и обязательно приходит информация которую надо быстро споймать и записать. Оптимальный вариант ручка+листик.
Если я например, занята какой-то важной операцией и в процессе формирую задачи, которые вот именно в эту минуту делать не буду. Переключаться из 1С в электронный ежедневник неудобно. Быстро словить легче на листик.
Сделав элементарный обзор моих пространств, добавив места сбора и хранения списков и информации понятное сразу: мест таких Ловушек-много!
Умные книжки пишут «меняй привычку» записи на стикерах. Я пошла другим путем- стала оптимизировать сам алгоритм попадания списков и информации через «Ловушки» (именно так я и стала их называть.).
В основе моего метода сортировки на ЛОВУШКИ лежат два известных метода: GTD и ZTD. И не работали они у меня по очень простой причине- мест у меня несколько.А во-вторых Ловушки и Хранилища у меня выли в одной куче. Не было четкой границы между отсортированными (Хранилища) и не отсортированными (Ловушки).
Это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:
- Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
- Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
- Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
- Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.
Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.
- Собирайте всю информацию в Inbox.
- Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
- Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
- Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
- Создавайте простые короткие списки дел.
- Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
- Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
- Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
- Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
- Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.
Я доработала эти методы с учетом моей реальности. Будем честны, записывать входящие списки, дела, идеи, информацию в одном месте — в наши дни нереально и уже бестолково. Формат информации разный, одно место этого просто технически не способно сделать.
Начинать выстраивать свою систему планирования надо вот с этого: сформировать простой Пульт управления списками и информацией. Когда выпишите конкретно места хранения, половину мест просто сами уйдут из оборота,как уже не нужные. А когда повнимательнее понаблюдаете за собой в теме "Мои Ловушки списков и информации«...точно удивитесь сколько всего делаете «на автомате», и сделаете верные шаги при построении своей оптимальной системы планирования.
Как эту цель «Почистить Ловушки» я включаю в свой планировщик? Легко!
В плане «Большая восьмерка» в блоке Хвосты стоит:
задача: Почистить Ловушку (Z) на компьютер, диск D, Работа.
задача: Почистить Ловушку (М) компьютер, эл. почта, Работа
задача: Почистить Ловушку (L) компьютер, Эверноте, Личное
задача: Почистить Ловушку (U), дом, коробка с бумагами, Личное
