Инструкция "Как организовать работу всей своей команды одновременно в одной безлимитной учетной записи Zoom и проводить до 100 переговоров одновременно" (и не переплачивать за несколько учёток Zoom)
Хотите работать в одной платной учетной записи Zoom всей вашей командой одновременно? Это возможно с помощью ряда настроек, с которыми я разобрался. И сейчас научу этому вас.
Нам понадобится по умолчанию скрытая опция "Сессионные залы". Ее использование позволяет, оплатив один аккаунт, проводить встречи всей вашей команде параллельно в одной учетной записи Zoom.
Подобно тому как в реальном офисе у каждого свой кабинет, в Zoom тоже можно сделать каждому вашему сотруднику или члену вашей команды свой виртуальный "кабинет".
В результате вся ваша команда может проводить встречи параллельно с друг другом в одном Zoom.
Это очень выгодно, обеспечить работу всей команды, оплатив всего одну учетную запись Zoom.
Пошаговая инструкция:
1. Первым делом я рекомендую сделать неизменную ссылку на конференцию Zoom без необходимости ввода пароля для участников.
Эту настройку я рекомендую сделать абсолютно всем, кто пользуется Zoom. Ведь просто удобно иметь всегда неизменную ссылку на конференцию, при этом чтобы не было необходимости вводить какие-то коды для входа (особенно этот код раздражает, когда Zoom, например, на 50 человек). С этой настройкой все просто супер удобно.
2.Далее включим свой ключ организатора. Он потребуется нам для работы.
3. Разрешаем вход в конференцию раньше организатора.
4.Следующая настройка позволит по умолчанию всем участникам делать трансляцию экрана в Zoom.
Рекомендую сделать эту настройку абсолютно всем пользователям зум.
Поскольку это освобождает от "танцев с бубнами", а-ля, “давай я сделаю трансляцию экрана, сделай меня организатором”. Меня аж бесит когда такое слышу.😂 А слышать приходится регулярно. В такие моменты с удовольствием отвечаю: “У меня трансляция разрешена по умолчанию для всех”.
Для тех, кто командно хочет использовать зум с помощью залов, разумеется, эта настройка должна быть включенной, в результате все участники конференций в вашем Zoom (организаторы, не организаторы, неважно, вообще все, кто работает в вашем зум) смогут транслировать экран при необходимости. Это избавит вас от ненужного "геморроя".
Если же в моменте нужно ограничить доступ участникам во время трансляции (например, во время группового вебинара и т.п.), то это делается в один клик, прямо во время конференции. Просто убираем эту галочку (скрин 2 ниже).
5. И наконец активируем опцию "Сессионные залы".
Не путать с Zoom Rooms, это разные вещи.
В принципе на этом можно было бы закончить. Сессионные залы вам уже доступны.
Однако, гораздо удобнее, если у каждого участника команды свой зал. И он назван соответствующим именем. Так всем удобно, и не будет возникать путаницы в работе. Никто не перепутает свой зал с чужим.
Для этого нам нужно настроить предустановленные сессионные залы. Делается это единожды, а пригождаться вам будет регулярно. Давайте продолжим настройку.
6.Настроим предустановленные и поименованные сессионные залы.
Готово!
7.Входим в Zoom и проверяем наличие предустановленных залов и открываем их.
8.Залы открыты. Все работает!
9.Разрешаем всем участникам самостоятельно перемещаться между сессионными залами.
❗️К сожалению эту настройку нельзя сохранить навсегда. Галочку придется ставить каждый раз, открывая сессионные залы. Если забудете поставить эту галочку, то пользователи не смогут самостоятельно перемещаться между сессионными залами.
10.Разрешаем возможность записывать видео в сессионных залах.
Все настройки завершены✅
Теперь по вашей неизменной ссылке начать сессию в Zoom может любой член вашей команды. Однако после входа, у него не будет прав организатора. Вот тут то вам и пригодится ключ организатора из п. 2.
Вам нужно научить члена вашей команды, как сделать себя организатором. На практике это выглядит так, кто-то из членов вашей команды запускает Zoom и понимает, что он первый, что до него никто не работал. Он делает себя организатором. Открывает сессионные залы. Переходит в свой зал и начинает работу. Все остальные члены вашей команды при подключении уже будут видеть открытые сессионные залы. Как любезно со стороны первого сотрудника, позаботиться о всех остальных, не так ли?
В процессе работы, основной зал всегда пуст, это своего рода лобби вашего офиса. Каждый ваш работник при входе со своим собеседником/клиентом в Zoom сразу переходит вместе с ним в нужный сессионный зал. Таким образом в основном зале всегда пусто, никто никому не мешает.
Как сделать себя организатором при входе в Zoom, можно посмотреть в видео инструкции ниже. Эти инструкции я записывал для моей команды. Вы можете использовать их для демонстрации процесса своим сотрудникам.
На этом пожалуй можно было закончить. Но когда дело доходит до деталей, я редкостный душнила, педант и ботаник. Поэтому опишу еще один аспект.
В моей схеме встречается одна сложность. Она возникает, когда кому-то из вашей команды нужно сделать видео запись конференции.
Несмотря на то, что мы включили возможность вести запись встреч в сессионных залах (локальную запись), для старта записи требуется разрешение Организатора.
Я придумал как с этим работать. Алгоритм следующий, человек, который в комнате собирается записывать, должен сначала получить разрешение на запись у того, кто сейчас организатор.
У каждого участника конференции, при нахождении в сессионном зале есть кнопка “Пригласить в зал организатора”. Ее нажатие приведет к тому, что организатор получает всплывающее сообщение "Вас приглашает такой-то участник в зал № ..."
Я проинструктировал всех членов моей команды. Когда такое случается, тот из вас, кто является организатором в этот момент, извиняется перед своим собеседником и говорит, что ему нужно на несколько секунд выйти.
Он выключает камеру, переходит в соответствующий сессионый зал, откуда был запрос, и, не включая видео камеры, дает разрешение на запись. Далее спокойно возвращается в свой зал к своему собеседнику и продолжает встречу. EnterВ
На все про все 10-20 секунд.
Наглядно показал как это выглядит глазами участника, который запрашивает разрешение на запись и глазами организатора, который получает этот запрос и предоставляет разрешение 👉🏻 тут