Как навести порядок в корпоративных мессенджерах?

Что такое корпоративные мессенджеры

Корпоративные мессенджеры – это специализированные коммуникационные платформы, разработанные специально для организаций. С помощью этих платформ сотрудники, команды и отделы могут общаться друг с другом режиме онлайн. Эти корпоративные мессенджеры открывают возможности для того, чтобы:

• создавать групповые чаты;
• обмениваться файлами;
• отправлять мгновенные сообщения;
• совершать аудио- и видеозвонки.

Они имеют дополнительные меры безопасности, а именно сквозное шифрование, которое защищает конфиденциальность вашей информации.

Зачем нужны корпоративные мессенджеры

Чтобы понять, чем могут быть полезны корпоративные мессенджеры, рассмотрим их преимущества:

1. Упрощенное общение. Корпоративные мессенджеры предоставляют сотрудникам централизованную платформу для общения друг с другом в режиме реального времени и устраняют необходимость в менее эффективных методах связи, таких как электронная почта.
2. Улучшение совместной работы.  С помощью корпоративных мессенджеров команды могут работать вместе в режиме реального времени: улучшать совместную работу – писать замечания, комментарии и пожелания в общем рабочем файле.
3. Доступ из любого места. С помощью облачных корпоративных мессенджеров сотрудники могут общаться друг с другом из любого места, в любое время, с любого устройства.
4. Сокращение затрат. Корпоративные мессенджеры устраняют необходимость в печати, междугородных звонках, таким образом они сокращают расходы для бизнеса.
5. Расширенное обслуживание клиентов. Корпоративные мессенджеры предоставляют сотрудникам быстрый и удобный способ общения с клиентами. У вторых растет удовлетворенность и спрос на услуги.
6. Увеличение производительности. Корпоративные мессенджеры  сокращают время, затрачиваемое на избыточные встречи и длинные цепочки электронных писем.
7. Экономичность. За счет снижения затрат, которые связаны с традиционными методами делового общения, корпоративные мессенджеры представляют собой экономичное решение для предприятий любого размера.

Какие корпоративные мессенджеры есть на рынке

Рассмотрим варианты мессенджеров для бизнеса:

1. Telegram – облачное приложение для обмена мгновенными сообщениями с акцентом на скорость и безопасность. Предлагает такие функции, как обмен сообщениями, групповые чаты, голосовые вызовы и обмен файлами.
2. VK Teams — корпоративный мессенджер для командной работы. Мессенджер помогает наладить коммуникацию в команде, проводить видеоконференции и обмениваться файлами. В VK Teams руководители или администраторы самостоятельно добавляют новых сотрудников в мессенджер. Данные компании хранятся в защищенном пространстве, также есть возможность установить мессенджер на сервера компании.
3. Rocket.Chat  – платформа для совместной работы с открытым исходным кодом, которая предлагает обмен сообщениями в реальном времени, обмен файлами, а также аудио- и видеозвонки.
4. iMessage – встроенное приложение Apple для обмена сообщениями для своих устройств. iMessage предлагает обмен текстовыми и мультимедийными сообщениями.
5. Frisbee – защищенный корпоративный мессенджер, который сочетает в себе опыт пользователей публичных мессенджеров. Frisbee позволяет обмениваться текстовыми сообщениями и файлами любого типа в приватных и групповых чатах с неограниченным количеством участников, совершать звонки, общаться в секретных чатах, управлять учетными записями пользователей.

Как регламентировать общение в корпоративном мессенджере:

1. Определите четкие правила использования мессенджера: установите набор рекомендаций, в которые войдет допустимый стиль общения и запрещенный стиль общения или поведения.
2. Запустите обучение сотрудников: расскажите о целях и задачах корпоративного мессенджера. Проведите учебные занятия при помощи конференций, электронным писем или любых других внутренних коммуникаций.
3. Следите за тем, как сотрудники используют корпоративные мессенджеры, чтобы убедиться, что все правила соблюдены. Это  можно сделать вручную или при помощи автоматизированных инструментов мониторинга.
4. Поощряйте отчетность, а именно, позволяйте сотрудникам сообщать о любых нарушениях политики в соответствующие органы, такие как отдел кадров или IT. Это поможет обеспечить конфиденциальный процесс отчетности.
5. Принимайте соответствующие меры в ответ на любые сообщения о нарушениях, такие как вынесение предупреждений, отзыв доступа к корпоративному мессенджеру или принятие дисциплинарных мер.
6. Регулярно пересматривайте и обновляйте политику, чтобы информация оставалась актуальной и эффективной. Учитывайте отзывы сотрудников и при необходимости адаптируйте политику коммуникации.
7. Уважайте мнение каждого сотрудника во всех коммуникациях. Это поможет создать позитивную и продуктивную рабочую атмосферу.

Как настроить копирование диалогов из корпоративных мессенджеров в облако?

Выполните следующие действия:

1. Выберите облачное хранилище, например Google Диск, Dropbox или OneDrive.
2. Установите необходимые плагины или расширения в свой корпоративный мессенджер, например плагин Google Диска для Slack или приложение Dropbox для Microsoft Teams.
3. Разрешите службе облачного хранилища доступ к вашей корпоративной учетной записи мессенджера.
4. Настройте параметры плагина или приложения для автоматического копирования всех диалогов в облако. Это может включать в себя указание папки, в которой будут храниться диалоги, и периодичность резервного копирования.
5. Протестируйте настройку, чтобы убедиться, что диалоги правильно копируются в облако.

Важно! Конкретные шаги могут отличаться в зависимости от того, какой корпоративный мессенджер и облачное хранилище вы используете.

Таким образом, корпоративные мессенджеры — это необходимый инструмент для современного бизнеса. С помощью этих платформ вы улучшите общение, оптимизируете свою деятельность, будете в курсе событий, которые происходят в команде, и повысите производительность.