КАК ОПТИМИЗАЦИЯ IT -ЗАТРАТ ПОМОГАЕТ KEGOC ЭКОНОМИТЬ

23/11/2020

Вы печатаете на бумаге, а компания экономит деньги. Как такое возможно, спросите вы. Внедрение сервиса печати в KEGOC уже позволило сэкономить более 100 млн.тг. в 2018-2019 годы, еще столько же ожидается до конца текущего года. В рамках мероприятия Программы трансформации бизнеса «Сокращение IT-затрат» помимо внедрения коридорных принтеров планируется также и централизация корпоративных сервисов. А теперь давайте узнаем обо всем этом подробнее и по порядку

Итак, для тех, кто еще не почувствовал (пока еще!) на себе все прелести и удобства сервиса печати, поясним. Сервис печати – это набор услуг по предоставлению оборудования, его технической поддержки и сервисного обслуживания, как единой услуги, с тарификацией за один печатный лист. Другими словами, компания избавляется от большого количества «разношерстных» устройств печати и нанимает стороннюю организацию, которая предоставляет в аренду высокопроизводительные машины печати и при этом сама их обслуживает и следит за их техническим состоянием. Компании лишь остается платить среднюю стоимость за каждый качественно (!) напечатанный лист. А почему это выгодно? Сейчас расскажем. Загибайте пальцы.

Первое. Избавление от оборудования разных производителей, с разным уровнем износа и разным набором технических функций. Такой парк требует больших затрат на его эксплуатацию: закуп и складирование расходных материалов, ремонт и техническое обслуживание, необходимость утилизации и замены. Кроме того, по итогам анализа было выявлено, что такие принтеры были загружены в среднем на 30%.

На их смену пришли высокопроизводительные печатные устройства с поддержанием всех необходимых для делопроизводства функций (копирование, сканирование, цветная печать и пр.), которые предоставлены нам поставщиком в качестве услуги. А старые принтеры, находившиеся на балансе, были сортированы на изношенные (были утилизированы) и исправные (направлены на замену устаревшего или вышедшего из строя печатного оборудования в отдаленные производственные объекты в филиалах «МЭС»). Как сказал бы Великий комбинатор:

Второе. Внедрение механизма контроля над печатью. При отправке пользователем файла на печать, задание попадает на общий сервер печати, к которому подключены все печатные устройства в офисе. Печать воспроизводится с любого принтера, размещенного в офисе через авторизацию пользователя по паролю или карте доступа. Это значит, что все данные на сервере анализируются на предмет информационной безопасности, а также целесообразности печати. Это в разы сокращает печать непроизводственного назначения.

Третье. Прозрачность затрат на печать. Благодаря данным с сервера печати мы знаем количество отпечатанных страниц и, применяя тариф за оттиск, производим оплату поставщику по факту.

Четвертое. Уменьшение объемов печати и сохранение природных ресурсов. Для печати документа работникам необходимо выйти в коридор, поэтому они все чаще предпочитают обмениваться документами в электронном виде. За 2018-2019 годы объем печати в компании сократился на 1 232 664 листов. Если выразить этот объем в деревьях, то это около 145 сохраненных деревьев.

Пятое. Удобство и расширение функционала печати. С приходом новшеств в филиалы, цветная печать станет доступной и легкой в использовании.

И, наконец, положительный побочный эффект! Полезная физическая нагрузка. Теперь принтеры находятся не под боком, а в коридоре. И чтобы напечатать документы, необходимо оторваться от компьютера и пройти к ближайшему доступному принтеру. Это дополнительная возможность размяться и сохранить зрение. Разве это не прекрасный плюс?

К слову, внедрение сервиса печати началось в компании три года назад. В 2018 году оптимизация коснулась Исполнительной дирекции и филиала НДЦ СО, в 2019 дошла до филиалов «Алматинские МЭС» и «Южные МЭС», а до конца текущего года планируется начать переход на сервис печати в остальных 7 филиалах «МЭС».

Для обеспечения качественного и эффективного оказания услуг со стороны поставщиков договором предусмотрены специальные SLA (соглашение об уровне обслуживания), ), согласно которым в случае возникновения неполадок время на устранение инцидентов дается 2 часа, а время на исполнение запросов на обслуживание до 4 часов. Вместе с тем, система постоянного анализа технического состояния оборудования позволяет поставщикам заблаговременно узнавать о намечающихся проблемах и предупреждать их. Одним словом, все условия предусмотрены, работа кипит, а компания получает выгоду.

Централизация корпоративных сервисов

Оптимизация затрат также коснулась и IT-сервисов: их решено централизовать для того, чтобы стандартизировать оборудование, унифицировать подходы по управлению и тем самым снизить совокупную стоимость владения данным активом.

В 2019 году в KEGOC на базе исполнительной дирекции были централизованы IT-сервисы 4-х филиалов (Алматинские МЭС, Восточные МЭС, Северные МЭС и Центральные МЭС). В частности, сервисы корпоративной почты, предоставления доступа в Интернет и электронного документооборота. Однако в целях оптимального использования сервера обновлений, было решено оставить антивирусное ПО и управление домен-контроллером на площадках филиалов и при этом централизовать его управление в Исполнительной дирекции.

Кроме того, завершена работа по модернизации существующего кластера высокой доступности в данных филиалах путем сокращения числа физических серверов с 4-х до 2-х единиц в каждом филиале. Затем на базе аппаратно-оптимизированного кластера были объединены все инфраструктурные сервисы, используемые в локальных сетях, за исключением тех, которые невозможно виртуализировать по техническим причинам. Таким образом, данная инициатива позволила повысить утилизацию физических серверов в кластерах и разгрузить 8 серверов для использования в других целях, в том числе и технологических.

Отметим, что внедрение централизации именно в этих филиалах, обусловлено наличием инфраструктуры ВОЛС (линии по передаче данных). По прогнозам экономия затрат от централизации IT-сервисов на период 2019-2023 гг. составит около 76 млн.тг.

Хотелось бы отметить, что есть во всех предпринимаемых мерах, так называемое, «подводное течение». Очень важное. Разгружая ИТК-комплекс от рутинных и простых процессов, мы направляем высвободившиеся ресурсы на стратегическое развитие. Другими словами, IT постепенно избавляется от роли «мальчика на побегушках» и становится надежным бизнес-партнером, который обеспечит эффективную и гибкую инфраструктуру для непрерывных улучшений деятельности компании. Согласитесь, о какой цифровой трансформации может идти речь, если не будет обеспечена надежная IT основа.

Так что, нам с вами остается лишь встречать новшества с энтузиазмом, способствовать их полноценному внедрению и наблюдать за дальнейшим улучшением IT-сервисов.