#IDEABANK2020

Идея №1

Одной из инициатив в Банке идей 2020, которая охватывает весь KEGOC и будет полезна всем сотрудникам, это внедрение новой системы электронного документооборота.

О чем идея?

Она подразумевает собой необходимость внедрения принципов бережливого производства, в том числе электронного документооборота без дублирования на бумажном носителе, ряда организационных мер по сокращению расходов на осуществление операционных рабочих задач и снижению воздействия на окружающую среду.

Зачем менять?

По словам директора Департамента документации и контроля Куляй Кезекеневой, данную инициативу планируется внедрить как проект и включить его в новый портфель трансформации. Предпосылкой стали протокольное поручение Председателя Правления АО «Самрук-Казына» А.С. Есимова об обеспечении сокращения бумажного документооборота на 90% и внутренние потребности компании.

Так, при формировании Банка идей в этом году от главного инженера филиала «Сарбайские МЭС» Василия Леднева было получено предложение о сокращении бумажного документооборота. Филиалам катастрофически не хватает лицензий СЭД. На каждый филиал выделено по 50 рабочих мест в системе и при распределении эти места отдаются предпочтительно руководству, административному персоналу, начальникам и инженерам. В этой связи в некоторых отделах инженерам приходится исполнять обязанности делопроизводителя, заносить в СЭД документы всего отдела, что отвлекает их от выполнения непосредственной работы и снижает производительность труда. Это пожелание непременно будет учтено при внедрении новой системы.

Необходимость в изменении системы электронного документооборота стала очевидной и в период чрезвычайного положения. Когда все работники Компании были переведены на удаленную работу, особо остро ощущалась необходимость безбумажного делопроизводства.

Что будет сделано?

Для реализации инициативы необходимо до конца текущего года закупить услуги по внедрению новой системы, охватить подстанции и ТЭСы филиалов, увеличить число лицензий в филиалах, внедрить электронный документооборот юридически значимыми документами с АО «Самрук-Қазына», с государственными структурами, внешними контрагентами и поставщиками. С этой целью будет использована возможность подписания документов руководством компании посредством ЭЦП НУЦ РК и присоединение к шлюзу электронного документооборота с контрагентами. Планируется также осуществить интеграцию СЭД с другими информационными системами компании. При внедрении СЭД будет также расширен периметр автоматизации внутренних бизнес-процессов.

Таким образом в 2021 году ожидается максимальное исключение дублирования документов на бумаге, а распечатка на бумаге будет осуществляться согласно утвержденному перечню.

Какие выгоды?

Предусмотрено сокращение:

- затрат на печать документов

- затрат на аренду оборудования

- затрат на сопровождение документооборота

- времени на поиск, передачу, пересылку, копирование документов

- времени на поиск информации об отчетном документе

- времени на проверку состояния поручения контролером, напоминания о приближении срока исполнения поручения

- времени на формирование отчетов по исполнению поручений.

- на утилизацию бумажных документов

И немаловажное влияние инициативы, это снижение воздействия на окружающую среду!