Делегируй это: оптимизация IT-затрат

Вы распечатываете, а компания все равно экономит. В KEGOC используют аутсорсинг услуг печати и уже сэкономили более 100 млн.тг. за 2018-2019 гг., еще столько же ожидается до конца текущего года.

Что такое аутсорсинг услуг печати, он же сервис печати или MPS (Managed Print Services)? Это набор услуг по предоставлению оборудования, его технической поддержки и сервисного обслуживания, с тарификацией за один печатный лист. Другими словами, компания избавляется от большого количества разнообразных устройств печати и нанимает стороннюю организацию, которая предоставляет в аренду высокопроизводительные машины печати, сама их обслуживает и следит за техническим состоянием. Компании остается лишь платить среднюю стоимость за каждый качественно напечатанный лист. В KEGOC реализуется принцип сетевой коридорной печати.

Почему сервис печати выгоден для компании:

1. Избавление от лишнего оборудования – разных производителей, с разным уровнем износа и набором технических функций. Такой парк требует больших затрат на эксплуатацию: закуп и складирование расходных материалов, ремонт и техническое обслуживание, необходимость утилизации и замены. На их смену пришли высокопроизводительные печатные устройства с поддержанием всех необходимых для делопроизводства функций (копирование, сканирование, цветная печать и пр.). Старые принтеры рассортировали на изношенные (были утилизированы) и исправные (направлены на замену печатного оборудования в отдаленные производственные объекты в филиалах «МЭС»).

2. Внедрение инструмента контроля над печатью. При отправке пользователем файла на печать, документ попадает на общий сервер печати, к которому подключены все печатные устройства в офисе. Печать воспроизводится через авторизацию пользователя по паролю или карте доступа. Соответственно, все данные сервера анализируются на предмет информационной безопасности, а также целесообразности печати. Это в разы сокращает печать непроизводственного назначения.

3. Прозрачность затрат. Благодаря данным с сервера печати известно точное количество отпечатанных страниц и применяется тариф за печатный лист, оплата производится поставщику по факту.

4. Уменьшение объемов печати. Для печати документа сотрудникам необходимо выйти в коридор, поэтому они чаще предпочитают обмениваться документами в электронном виде. Что дает несколько плюсов – экологичность и постепенный переход на электронный документооборот в соответсвии с концепцией цифровизации.

5. Удобство и расширение функционала печати. С приходом новшеств в филиалы, цветная печать станет доступной и легкой в использовании.

6. Положительное влияние на здоровье работников. Обычный офисный принтер может наносить не меньший вред здоровью человека, чем курение. При постоянном контакте с тонером на протяжении 15-20 лет могут развиться головные боли, астма и другие заболевания. Сетевая коридорная печать устраняет постоянный контакт человека с принтером. Приятным плюсом является офисный моцион, необходимо пройтись до принтера, это возможность размяться и дать отдохнуть глазам.

Для того, чтобы качественно оказывать услуги предусмотрены специальные SLA (соглашения об уровне обслуживания), согласно которым в случае возникновения неполадок время реакции поставщика – 4 часа, а время восстановления – до 8 часов. Также система постоянного анализа технического состояния оборудования позволяет заблаговременно узнавать о намечающихся проблемах и предупреждать их. В общем, все условия предусмотрены, работа идет, а компания получает выгоду.

В рамках программы «Сокращение IT-затрат» помимо внедрения коридорных принтеров предусматривается также и централизация корпоративных сервисов. В 2019 году в KEGOC на базе исполнительной дирекции были централизованы IT-сервисы 4-х филиалов (Алматинские МЭС, Восточные МЭС, Северные МЭС и Центральные МЭС). В частности: сервисы корпоративной почты, предоставления доступа к Интернету и электронного документооборота. Также завершили работу по модернизации существующего кластера высокой доступности через сокращение числа физических серверов с 4 до 2 единиц в каждом филиале. Все доступные инфраструктурные сервисы, используемые в локальных сетях, были виртуализированы. Таким образом, эти меры позволили разгрузить 8 серверов для использования в других целях.

Прогнозы по экономии затрат от централизации IT-сервисов на период 2019-2023 гг. составляют около 160 млн.тг. 

Когда ИТК-комплекс освобождается от лишней рутинной работы, то появившиеся ресурсы направляются на стратегическое развитие. Эффективно работающая IT– это основа для ускорения процесса цифровой трансформации.