Dolce vita дистанта (опыт одного кейса)
Ставка на грамотное IT-решение — залог потенциальной успешности проектов, реализуемых в дистанте.
Эта мысль насколько понятна бизнесу, настолько неочевидна для образования.
Там, где можно обойтись «малой кровью», сыграв на снижении нагрузки, среднестатистический «образованец» из любого уголка мира (Россия здесь не исключение) не ищет, как правило, легких путей. Семь верст для него не крюк, даже если есть пути покороче.
Покажу на одном примере, как, с точки зрения эффективности, один и тот же процесс в дистанте может обернуться и кромешным адом, и, наоборот, предстать образцовой «dolce vita».
Под эффективностью при этом я понимаю отношение результата к затратам, то есть не «чего достигли», а «какой ценой» (какие ресурсы были потрачены).
Эффективность можно также определять и на языке социально-экономических категорий через отношение производительности, трудоемкости и интенсивности труда, где первая — это объем или количество продукции / услуг в единицу времени; вторая обратно пропорциональна производительности; а третья — суть напряженность трудовых процессов или объем выполненной работы в единицу времени.
ИМЕЕМ. Весьма известная в России ежегодная образовательная олимпиада. По одному из ее направлений, пройдя «сито» многотысячного отборочного этапа, в финал вышло более 300 человек. Вся работа с финалистами идет в дистанте.
Дистант — принципиальная позиция ответственных за реализацию направления: если уж «ввязываться в драку», то только так — никакой «очки».
- «очка» — дискриминация по территориальному признаку: как фильтр, она отсеет значительное число участников из разных регионов (они изначально в неравных условиях и просто не доберутся до места проведения олимпиады);
- «очка» снизит эффективность проведения, значительно повысив нагрузку на те «звенья цепи», в которых можно всё сделать проще, элегантнее, красивее и дешевле;
- «очка» — угроза здоровью (маски отменили — пандемию нет).
Среди задач, которые финалисты должны выполнить, в том числе и такая — разработать концепцию, содержательно связанную с направлением олимпиады, и представить ее в виде презентации PowerPoint (5 слайдов), а также видеоролика с пояснениями, что именно показано в презентации.
В свою очередь, работы финалистов по системе критериев должны оценить эксперты. Сами работы — «презы» и ролики — обязаны для отчетности храниться у организаторов и по окончании конкурсного мероприятия по запросу быть предоставлены в оргкомитет.
ВОПРОС. 300 участников… Как в дистанте организационно и технологически наладить процесс, чтобы получилось красиво?
«Красиво» в данном случае равно «эффективно» с учетом пользы для всех — и финалистов, и экспертов, и организаторов. Никого не ущемляя.
РЕШЕНИЯ. Пойдем по нарастающей.
Работать с почтой — не вариант. Такое и врагу не пожелаешь. Реализация больших онлайн-проектов через почту — откровенная дистант-перверсия.
Смех смехом, но до сих пор (особенно, среди организаторов с сознанием методиста из 90-х) сильна инерция в качестве основного инструмента дистанта использовать «мыло» (e-mail). Как Nokia 3310, она проста, понятна, надежна, привычна… А как писал поэт:
Привычка свыше нам дана:
Замена счастию она.
Ради этого сомнительного «счастия» многие готовы пожертвовать не только своими комфортом и эффективностью, но и окружающих. И ничего, что по результатам исследования Slack, назвавшего почту архаичным средством, переход на современные инструменты для совместной работы позволяет экономить почти до 7 часов в рабочую неделю. Это всё от жирного. Бесятся они там в своих недружественных америках. Да и Slack тот же нам теперь больше не друг: повел себя, как скотина.
Чтобы здесь долго не останавливаться, посчитаем просто, навскидку, сколько бессмысленных и беспощадных действий придется совершить трем вышеназванным категориям участников процесса: финалистам, организатору и экспертам.
Очевидно, что со стандартным ограничением почтового ящика на размер вложения в 30 Мб финалисту отправить одним письмом и «презу», и видеоролик, скорее всего, не получится. Точнее, найдутся, конечно, такие, кто умудрится и справится, однако для большинства — это станет отдельной задачкой, как ужать видео, чтобы впихнуть плохо «впихуемое».
Значит (в контексте почты), варианта два — либо посылать отдельными письмами, либо организаторам проводить дополнительное обучение по тому, как добиться компактного размера видеофайла. Последний сценарий — совсем грустный.
Поэтому берем вариант с двумя письмами и получаем, что уже на уровне финалистов совокупно им придется совершить минимум на 1500 действий больше:
5 на 300 = вот и получили 1500.
Ремарка: это взгляд на систему в целом из организационной позиции. Из частной позиции одного финалиста данный масштаб трагедии практически незаметен: лишних 5 действий — не бог весть какая нагрузка. Можно было бы пренебречь. Но я о другом: про самодурство решения напрячь 300 человек сделать то, что можно не делать.
Теперь сам организатор. На него придется основной удар: ему надо открыть всё, скачать, переслать работы на оценку экспертам, всё скачанное залить в облако, рассортировав участников, чтобы передать ссылку на работы в головной оргкомитет…
Даже по минималке энтропия процесса зашкаливает, и это мы закрыли глаза на время, которое будет потрачено на все эти скачивания-закачивания.
Эксперту в оргсхеме работы с почтой тоже достанется. Благо, экспертов на проекте много — более 30-ти. Даже если взять из расчета 10 работ на одного эксперта и опустить мелкие действия типа открытия письма и файлов, всё равно выходит, что ему надо 20 файлов (10 человек * 2 файла) скачивать на компьютер, тратя время на их загрузку.
В общем, почта — откровенный тупик. Производительность низкая. Трудоемкость зашкаливает. Интенсивность труда (особенно организатора) неадекватно высокая.
Явно, путь держать надо к облачным решениям.
Облачных сервисов сейчас — на любой вкус.
Многие любят Google Drive (он же Google Диск). Лично я 10 лет назад начинал с Яндекс.Диска, но быстро пересел на OneDrive — личный и корпоративный. Для бытовых нужд как место хранения — плюс-минус — они все «на одно лицо». С точки зрения интеграции с другими сервисами, уже есть нюансы и, порой, весьма существенные. В любом случае по удобству пользования с почтой их, конечно, сравнивать даже как-то неловко.
В проекции на наш кейс «облако» без всяких сомнений могло бы дать ощутимый прирост эффективности.
От его использования возрадовались бы все ключевые участники. Финалистам не надо задваивать активность — сразу закачал оба файла в нужное место и всё. Организатора и экспертам "облако" убережет от необходимости скачивать. Делись ссылками, открывай по ссылкам. Можно выдохнуть с облегчение! Бонусов опять же куча: экономия времени, экономия памяти компьютера. Меньше промежуточных телодвижений…
Однако принципиальный вопрос здесь: как организатору грамотно структурировать облачное пространство?
Проще всего было бы создать под работы одну облачную папку и дать финалистам инструкцию, чтобы свои файлы они маркировали (давали названия), например, в таком виде: полное ФИО. Когда все работы будут загружены, экспертам останется только по заданному организатором распределению найти именные работы «своих».
Почти красота, если бы не одно «но»:
Ни финалистам, ни экспертам. Верить в них можно, но не обольщаясь в оценке их цифровых компетенций.
Возможно, только мне так не везло: везде, где коллективно задействовалось «облако», всегда находились уникумы, которые частично или полностью «сносили» чужие работы, переименовывали их, делали какие-то копии. И всегда не со зла, без коварного умысла. Просто так получалось. Как так получалось? Вопрос повисал без ответа.
Поэтому я бы категорически не рекомендовал этот простой и удобный способ. Слишком много рисков и нервов. Лучше перестраховаться и в работе с «облаком» на таких многолюдных проектах пожертвовать трудоемкостью, неприлично увеличив на организатора нагрузку.
Тогда по факту это будет выглядеть так:
- в одной папке под работы надо на каждого финалиста создать свою папку (итого 300), чтобы в одном месте люди не пересекались;
- затем, соответственно, надо каждому финалисту открыть к его индивидуальной папке доступ (еще 300 действий);
- не забываем и про экспертов: значит, открывая доступ финалистам, надо к нужным папкам дифференцированно открыть доступ и им (еще 300 дополнительных действий).
Данный сценарий, разумеется, более трудоемкий. Зато и более надежный. Плюс: он всё легче, чем при работе с почтой.
Дополнительный бонус для организатора — передача работ в центральный оргкомитет пройдет в несколько кликов. Достаточно открыть доступ к общей папке с работами.
#03. Коллаборативные пространства
Этот третий сценарий — самый эффективный и наименее интенсивный.
Тут в лидерах извечные конкуренты — Google Classroom vs MS Teams.
С первым (Google Классом) я не работаю, поэтому покажу на примере MS Teams, в котором и был реализован разбираемый кейс. А кому тема коллаборативных пространств интересна для более подробного изучения, настоятельно рекомендую почитать статью Алексея Незнанова.
Итак, с чего в MS Teams начинается «dolce vita»?
Во-первых, с раздела «Задания».
В отличие от того же матёрого Moodle, в MS Teams, назначая задание, можно прикрепить шаблон презентации, который, индивидуализируясь, «размножится» и превратится в рабочий файл конкретного ученика, и этот файл не надо скачивать — с ним можно сразу работать в «облаке» за счет экосистемной интеграции MS Teams с PowerPoint.
Уже в этом звене с финалистов снимается нагрузка — задание прилетело... не трать силы, сразу работай онлайн с автосохранением.
Как записать видеоролик, чтобы он сразу сохранился в «облаке» (другой сервис от Microsoft — Stream), я уже показывал здесь. Соответственно, финалисту, сдавая выполненную работу, рядом с презентацией достаточно прикрепить только ссылку на него.
Экспертам тоже благодать. Они в разделе «Задания» сразу видят, кто из финалистов сдал работы и, зная, кого им надо оценить, ничего не скачивая, получают доступ к нужным работам.
Если по разным причинам мы не хотим экспертов допускать в команду финалистов, у нас есть обходной путь. Не менее красивый.
Все работы финалистов автоматически складируются в папку «Student Work» в SharePoint, к которому привязана команда MS Teams.
Внутри этой папки есть папка с рабочими файлами и отправленными файлами. Те, что отправленные, это и есть нужные нам работы.
Причем, на каждого финалиста внутри заведена своя именная папка, хранящая нужные файлы:
Не составляет труда доступ к «Submitted Files» предоставить экспертам.
От греха подальше, чтобы кто-то по неопытности ничего не грохнул. Но даже если бы и грохнут, тоже не страшно. Легко восстановить.
Та же папка «Submitted Files» — счастье организатора. Система всё сделала за него: собрала, упорядочила… Сиди попивай кофе, наслаждаясь лицезрением, как другие работают, а ты молодец — грамотно организовал. Хочешь — потом скачивай архив с работами, хочешь — дай головному оргкомитету к нему доступ (тут, правда, нюанс: для представителя оргкомитета придется завести корпоративный аккаунт, но это не проблема).
Мы увидели три принципиально разные стратегии работы в дистанте. Три подхода. Три видения.
Разница между ними, с точки зрения эффективности, колоссальная: "убиться" организатору, гробя свое здоровье, либо сделать «по красоте», привнося в мир добро, свет и гармонию.
Так что в завершение мне остается только повторить исходный тезис: