Кадровые документы для микропредприятия
Микропредприятия имеют право на упрощенный кадровый учет. Уточнения по этому вопросу даются в гл. 48.1 Трудового кодекса. В ней установлены особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей, которые отнесены к микропредприятиям.
Но даже несмотря на существование отдельной гл. 48.1 Трудового кодекса и типовой формы трудового договора, которая по сути освобождает микробизнес от ряда локальных нормативных актов, возникает много практических сложностей. Потому что бизнес, независимо от организационно-правовой формы, будь то ИП или ООО, при наличии сотрудников должен вести кадровый учет.
Критерии микропредприятия в 2021 году
Понятие микропредприятия введено Федеральным законом от 24.07.2007 № 209-ФЗ. Это могут быть как ИП, так и юрлица.
Сведения о них внесены в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства.
Есть несколько критериев, определяющих микропредприятие:
среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год — не более 15 человек;
максимальный доход от предпринимательской деятельности — 120 млн руб. (предельное значение установлено Постановлением Правительства РФ от 04.04.2016 № 265);
суммарная доля участия в уставном капитале РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов — 25 %;
суммарная доля участия в уставном капитале иностранных юридических лиц и (или) юридических лиц, не являющихся субъектами МСП — 49 %.
Кадровый учет микропредприятия
Так же, как и во всех остальных организациях, кадровое делопроизводство микропредприятия предполагает правильное и последовательное оформление документов. Прежде всего нужно соблюдать правила приема и увольнения.
С 2017 года кадровый документооборот для микропредприятий упрощен благодаря вступлению в силу Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.
Микропредприятие, будучи работодателем, имеет право отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, а именно:
от правил внутреннего трудового распорядка;
от графика сменности и многих других.
В действительности этот список локальных нормативных актов открытый. Отказ от них — это право, а не обязанность микропредприятий.
В то же время, заключая трудовые договоры с работниками, микропредприятие обязано включить в условия все вопросы, которые регулируются локальными нормативными актами.
Для упрощения работы с документами и формулировки условий Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 была утверждена типовая форма трудового договора, а также порядок ее оформления.
Типовая форма трудового договора
Использование типового трудового договора утверждается локальным нормативным актом. Таким образом на микропредприятии вводится обязательство применять конкретный документ, в котором прописаны одинаковые для всех работников условия.
В той форме, которую предлагается брать за основу, максимально учтены все необходимые вопросы в отношениях двух сторон:
права и обязанности работника / работодателя;
рабочее время и время отдыха работника;
социальное страхование и иные гарантии;
изменение условий трудового договора.
Необязательно заимствовать всю форму целиком. Работодатель-микропреприятие вправе оставить лишь те условия и положения, которые соответствуют характеру его работы. Такая возможность зафиксирована в Письме Минтруда РФ от 30.06.2017 № 14-1/В-591.
Обратите внимание, что к типовой форме трудового договора есть примечания. В них указано, какие пункты имеют отношение к отдельным категориям работников. Эти пункты тоже можно исключать в зависимости от конкретного микропредприятия.
На основании подписанного трудового договора работодатель выпускает приказ о приеме на работу. С этим приказом сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись.
При приеме на работу сотрудник предоставляет микропредприятию свои персональные данные. Они необходимы работодателю для исполнения требований трудового, налогового и бухгалтерского законодательства.
Поскольку с недавних пор нормы, регулирующие обработку персональных данных, ужесточились, то важно оформлять согласие работника на такую обработку.
Как вводить упрощенный кадровый учет
Возможность применения сокращенного кадрового учета — это право, а не обязанность микробизнеса.
Прежде чем сделать выбор между упрощенным вариантом и учетом по общим правилам, нужно оценить перспективы развития предприятия. Если расширение штата сотрудников или увеличение дохода не предвидятся, то можете смело делать выбор в пользу упрощенного учета. Для этого необходимо выпустить соответствующий приказ. Он будет служить подтверждением тому, что в данной организации принят упрощенный кадровый учет, который освобождает ее от ряда локальных нормативных актов.
Если вы понимаете, что в ближайшем будущем выйдете за рамки предельных значений микропредприятия, то есть количество сотрудников превысит 15 человек или доход составит более 120 млн руб., то лучше заниматься кадровым учетом по общим правилам. В противном случае возникнут серьезные неудобства.
Утрата права на упрощенный кадровый учет
Когда микропредприятие превышает предельные значения по количеству сотрудников и допустимому доходу, то сведения о нем меняются в едином реестре СМП. С этого момента законодательство устанавливает очень сжатые сроки для перевода трудовых отношений в соответствие с общими требованиями.
Начиная с даты внесения изменений в реестр бизнесу дается всего четыре месяца на то, чтобы создать те локальные нормативные акты, которые ранее он мог не вести.
Как микропредприятию вести трудовую книжку
Поначалу, когда только обсуждалась возможность упрощения кадрового документооборота для микробизнеса, ставился вопрос о том, чтобы разрешить ему не вносить записи в трудовую книжку работника, не оформлять ее впервые трудоустроенным сотрудникам и вносить данные о трудоустройстве непосредственно в трудовой договор. Однако уже по итогам второго чтения законопроекта от идеи изменить требования к оформлению и ведению трудовых книжек решили отказаться.
Таким образом, если у микробизнеса есть оформленные по трудовым договорам сотрудники, то вести их книжки он должен в соответствии с нормами Трудового кодекса и с учетом Инструкции по заполнению (утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) и Правил хранения (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
С 1 января 2021 года завершился переходный период на электронные трудовые, и эта реформа коснулась всех работодателей. До этого периода все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Подробнее об этом мы писали в отдельной статье.
Как хранить кадровые документы
Нередко с хранением документов у микробизнеса возникают большие проблемы. Во-первых, непонятно, что именно нужно хранить (постоянно возникают споры об объемах необходимых для оформления документов). Во-вторых, многие не понимают, как хранить.
Год назад был принят Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ, который внес изменения в ст. 13.20 КоАП и тем самым значительно увеличил штрафы за неправильное хранение документов. Власти посчитали, что ответственность, которая была установлена ранее, не соизмерима с последствиями от утраты архивных документов.
Чем помимо штрафов чреваты нарушения в хранении документов именно для микробизнеса?
При возникновении конфликтных ситуаций с сотрудником работодатель не имеет возможности защититься и доказать факты, имевшие место в трудовых отношениях с конкретным человеком.
Сроки хранения кадровых документов в 2021 году
Есть документы, срок хранения которых ограничен всего 1 годом, а есть такие, которые приходится хранить 75 лет.
Актуальные сроки хранения можно сверять с Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Так, в частности, для заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий установлен 1 год, а для согласия на обработку персональных данных — 3 года.
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Эти же документы, но завершенные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Документы по личному составу хранятся дольше всех остальных, так как отражают трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). К ним в том числе относятся:
распорядительные документы (приказы, справки, заявления, докладные записки и др.);
согласие на обработку персональных данных;
лицевые счета по зарплате (расчетные ведомости);
книги учета приема, перевода, увольнения работников.
Кадровики обычно для удобства использования отдельно хранят разные типы документов — локальные нормативные акты, документы по личному составу и все остальные документы. Микропредприятиям, которые не имеют в штате своего специалиста по кадрам, имеет смысл перенять такой принцип.
Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию
Владельцы малого бизнеса нередко думают, что типовой трудовой договор заменяет собой все кадровые документы. Но это большое заблуждение. На самом деле кадровый учет небольшого бизнеса с работниками практически ничем не отличается от учета по общим правилам. Типовая форма — это единственное послабление, которое у него есть.
личная карточка работника (форма T-2);
штатное расписание (форма Т-3);
положение о хранении и использовании персональных данных;
при необходимости: документы, связанные с воинским учетом, журналы инструктажа, если вы его проводите.
Более того, специфика деятельности предприятия часто диктует необходимость введения конкретных документов, учитывающих особенности труда. Например, работа с вредными условиями.
Многое зависит и от количества, «сложности» должностей. Если они разные и включают целый список требований и обязанностей, то лучше микробизнесу составлять отдельные должностные инструкции. Потому что в типовой форме должностные обязанности указываются поверхностно.
Не храните копии документов сотрудников: копии СНИЛС, ИНН, паспорта. Это нарушает закон о персональных данных. Работник предъявляет эти документы при приеме на работу для того, чтобы вы взяли из них данные для записи, а не снимали копии.
Больше информации:
_______________________________