Налоговая требует документы или пояснения: как ответить.
Налоговая присылает требование, когда хочет получить от вас документы или сведения. Какие-то требования выставляют всем автоматом, например, из-за убытка в декларации, а какие-то — кандидатам на выездную проверку, например, по подозрительным сделкам. Объем запрашиваемых документов тоже может быть совершенно разным: от письма с пояснениями до сотен документов. А сроки на исполнение — очень сжатые. Чтобы не поддаться панике и не нарваться на штраф, нужно четко понимать, что налоговая вправе у вас запросить и как правильно ей ответить.
Как налоговая направляет требования
Способы отправки
Прислать требование налоговая может несколькими способами:
- В электронном виде по ТКС. Пользователи сервисов электронной отчетности, как правило, получают требования именно так.
- В электронном виде через личный кабинет на сайте ФНС. На практике налоговая редко отправляет требования через ЛК, но такое право у нее есть. Поэтому, если вы подключили ЛК налогоплательщика юрлица или ИП, то не забывайте заходить и проверять входящие документы.
- В бумажном виде Почтой России заказным письмом на юридический адрес компании или по прописке ИП.
- В бумажном виде лично представителю организации или ИП под расписку. Так вручают требования при выездной проверке, когда инспектор находится в том же помещении.
Если вы обязаны сдавать отчетность в электронном виде (платите НДС или у вас более 10 сотрудников), то налоговая должна присылать требования только электронно: по ТКС или через ЛК. Если не обязаны — налоговая может прислать требование любым способом. Например, отправить почтой, не дублируя по ТКС. Пропустите или проигнорируете бумажное требование — будет штраф.
Форма и формат требования
Требование налоговой считается законным:
- Если составлено по утвержденной форме и содержит необходимые сведения:
- Статью НК РФ, на основании которой составлено требование;
- Срок, в который вы должны исполнить требование;
- Сведения о запрашиваемых документах (сделках) или указание на конкретные ошибки и противоречия в отчетности;
- Реквизиты организации (ИП), по которой запрашивают документы;
- Мероприятие налогового контроля, по которому запрашивают документы. Например: «Камеральная проверка по НДС за I квартал 2022 года».
- Бумажное требование подписано налоговым инспектором или руководителем налоговой. Печать инспекции не обязательна.
- Электронное требование подписано УКЭП уполномоченного должностного лица ИФНС и составлено в формате требования, а не информационного письма или уведомления.
Когда и что налоговая может запрашивать
При камеральной налоговой проверке (КНП)
Основание: ст. 93 НК РФ
Что могут запросить: документы, пояснения или внесение исправлений в отчет (уточненку). Основания для требований при КНП четко прописаны в НК РФ, и по каждому основанию налоговая вправе запросить свой перечень документов.
Какие документы (пояснения) и в каких случаях налоговая вправе запрашивать при КНП
За какой период могут запросить документы: за который составлен отчет. Исключение — при переносе вычета по НДС с прошлых периодов могут запросить подтверждающие документы, даже если они выходят за период проверки.
Срок для выставления требования: в пределах трех месяцев со сдачи декларации (стандартный срок проведения КНП). Если было решение налоговой о продлении проверки или о назначении дополнительных мероприятий контроля, срок для выставления требования также продлевается.
При выездной налоговой проверке (ВНП)
Основание: ст. 93 НК РФ
Что могут запросить: любые документы, прямо или косвенно связанные с исчислением и уплатой проверяемых налогов и взносов, в том числе бухгалтерские регистры, кадровые документы.
За какой период могут запросить документы: за проверяемый период, указанный в решении о проведении ВНП. Максимум — 3 календарных года, предшествующих году принятия решения. Если решение принято в 2022 году, документы могут запросить за 2019–2021.
Срок для выставления требования: в пределах срока проведения ВНП. Максимум 6 месяцев с даты принятия решения о назначении проверки. Если проверка продлевается, срок для выставления требования также продлевается. В периоды, когда ВНП приостановлена, налоговая не имеет права запрашивать документы.
Вне рамок проверок
Основание:ст. 93.1 НК РФ
- Документы в рамках встречной проверки (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Могут потребовать любые документы, касающиеся вашего прямого контрагента или контрагента из «цепочки» по НДС, по которому проводится проверка.Требование о представлении документов в рамках встречной проверки должна прислать ваша налоговая. К этому требованию должно быть приложено поручение об истребовании документов из той инспекции, где числится проверяемый контрагент. Если требование пришло напрямую из чужой инспекции, оно незаконно и вы не обязаны его исполнять.
- Документы или информацию по сделкам (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Чаще всего такой запрос получают кандидаты на выездную проверку в рамках предпроверочного анализа. Документы могут запросить любые, по любой сделке, в которой вы участвовали или о которой у вас есть сведения. Кроме документов, налоговая может запросить информацию по сделке, например, об обстоятельствах, при которых был заключен и исполнен договор.
- Документы по имуществу и обязательствам, если у вас есть налоговая задолженность более 1 млн руб. (п. 2.1 ст. 93.1 НК РФ). Перечень документов ограничен. Например, могут запросить договоры купли — продажи имущества, карточки учета ОС.
За какой период могут запросить документы: за любой период.
Срок выставления требования: при встречке — в пределах сроков КНП или ВНП контрагента, в остальных случаях — не ограничен.
Как и в какой срок ответить на требование
Подтверждение для электронного требования
В течение 6 рабочих дней вы должны подтвердить получение требования по ТКС одним из двух способов:
- Направить квитанцию о приеме.
- Направить уведомление об отказе. Отказать в приеме электронного требования без последствий можно только в трех случаях: оно адресовано не вам, пришло без ЭП должностного лица или не в том формате. В остальных случаях нужно отправить квитанцию о приеме.
Если вы считаете требование незаконным (например, не указана статья НК РФ), можете отправить мотивированный отказ от его исполнения. Но доказывать свою правоту придется в суде.
Если вы обязаны отчитываться в электронном виде (платите НДС или больше 10 сотрудников), то за нарушение 6-дневного срока на подтверждение налоговая может заблокировать счет. Если вы не обязаны сдавать отчетность электронно, вас не могут наказать за то, что не отправите квитанцию. В этом случае налоговая вышлет требование почтой.
Срок ответа на требование
Отсчет срока начинается на следующий день после получения требования. При этом дата получения зависит от того, каким способом налоговая отправила требование.
Как определить дату получения требования
Штраф за неисполнение требования в срок
Если не исполнить требование в срок, грозит налоговая и административная ответственность.
Что отправить в ответ на требование
Запрашивают документы, и вы готовы их представить в срок
- В электронном виде: документы в формате .xml или в виде сканов с электронной описью к ним.СБИС не только подгонит сканы под требования налоговой, но и определит тип и реквизиты документов при загрузке. Так вы быстрее определите, чего не хватает для ответа. Если документы есть в личном кабинете СБИС, вы быстро найдете нужные с помощью фильтра по контрагенту или периоду. Ко всем приложенным документам электронная опись сформируется автоматически. Если запрошенных документов окажется слишком много, СБИС сам разобьет их и отправит частями.
- В бумажном виде: копии или оригиналы документов с сопроводительным письмом-описью. В описи перечислите все документы и укажите, копию или оригинал документа передаете. Такая опись послужит основанием для отказа в повторном представлении документов в будущем.С бумажными копиями придется повозиться: пронумеровать, прошить (в тома по 150 листов), скрепить подписью. Нотариально заверять копии не нужно. Распечатанные электронные документы нужно заверять как копии с указанием, что документ подписан электронной подписью.
Необязательно подавать все документы за один раз: вы можете представлять их по частям (несколькими файлами) в пределах установленного срока.
Запрашивают пояснения (кроме НДС) или информацию
Отправьте письмо в произвольной форме с пояснениями (информацией) или сдайте уточненку (если ошибка действительно была).
- Свои реквизиты;
- Номер и дату исходящего письма;
- Реквизиты требования, на которое отвечаете (номер, дату);
- Причины расхождений в отчетности, запрашиваемую информацию.
Когда вы сдадите уточненку, налоговая прекратит КНП первичной декларации и начнет новую КНП уточненной. До сдачи уточненки доплатите налог и пени, тогда налоговая вас не оштрафует.
Со СБИС не придется тратить много времени, чтобы «сочинить» ответ. В программе есть готовые шаблоны пояснений к разным декларациям, вам нужно только выбрать подходящий и внести свои данные.
Запрашивают пояснения по НДС
Отправьте пояснения в электронной форме по формату ФНС
Если представите такие пояснения по НДС в бумажном виде — налоговая их не примет, за неисполнение требования будет штраф.
СБИС упростит подготовку ответа: разобьет требование на отдельные расхождения (по контрольным соотношениям внутри декларации, с данными контрагентов и т.д.). Вам останется внести пояснения по каждому пункту и отправить ответ.
- Не успеваете представить документы (информацию) в срок
- Требуют документы, которые вы уже представляли
- У вас нет запрашиваемых документов
- Не понимаете, что конкретно требуется
- Считаете требование необоснованным
Как бухгалтеру облегчить работу с требованиями
Несколько полезных советов, как потратить минимум времени на обработку требований налоговой и не нарваться на штраф:
- Проверяйте отчетность перед отправкой. Так ваши шансы получить требования о пояснениях уменьшатся в разы.
Прежде чем отправить отчет в СБИС, запустите его проверку. Программа автоматически проверит декларацию по алгоритмам налоговой и выдаст список ошибок. Исправьте ошибки и только после этого отправляйте отчет в инспекцию.
- Позаботьтесь о получении всех требований. Пропустите требование (не важно, по какой причине) — налоговая оштрафует.
Чтобы не упустить ни одно требование, подключите уведомления в СБИС и получайте оповещения удобным для вас способом.
- Соблюдайте сроки отправки квитанций и ответов на требования. За просрочку возможен не только штраф, но и блокировка счета.
В СБИС все требования находятся перед глазами в отдельном разделе. Отмечайте завершенные требования, так вы легко определите, какие требования остаются в работе и сколько времени у вас есть на ответ.
- Отвечайте на требования по формам и форматам налоговой. Если отправите электронный ответ в неформализованном виде, налоговая его не засчитает.
В СБИС ответ формируется прямо из требования, а подсказки помогут выбрать нужный вариант ответа для каждого конкретного требования. Используйте готовые шаблоны пояснений — это значительно сэкономит время на написание ответа.
- Отправляйте требуемые документы по правилам ИФНС. Если сканы или электронные документы не соответствуют установленным параметрам, налоговая их не примет. Если передадите не все запрошенные документы — будет штраф.
При ответе на требование в СБИС можно загрузить документы из любой учетной системы. Если загружаете сканы, программа сама подгонит их под нужные параметры. После загрузки всех документов откройте текст требования прямо из ответа и сверьтесь, все ли приложили.
Больше информации:
_______________________________