Как собирать людей на мероприятия?

Это небольшой кейс-ресёрч по недавнему библиотечному фестивалю. В целом всё прошло здорово — 32 события посетили более 1000 человек, это чуть больше 30 человек на событие. Большая часть мероприятий — ламповые камерные диалоги и обсуждения, так что это ок.

В целом за фестивальную неделю в библиотеку пришли 8 427 человек. Летом в сутки приходили около 2000, так что для QR-кодного периода такая цифра — весьма неплохо. Но всё же я хочу поделиться мыслями о том, как и что можно было бы улучшить в работе пиарщика с этими мероприятиями.

📌 Итак, что мы делали со стороны PR:

- активно анонсировали программу и отдельные мероприятия в соцсетях
- рассылали пресс-релизы в СМИ, созванивались с журналистами, приглашали их на мероприятия
- закидывали инфу в телеграм-каналы, на которые есть выход

По итогам я насчитала около 50 публикаций в СМИ без учёта соцсетей. СМИ достаточно известные и популярные: Татар-информ, Реальное время, ИНДЕ, ENTER и другие. Несмотря на это у меня остаётся ощущение недоработанности, кажется, что важная часть инфополя осталась неохваченной. И я хочу перечислить некоторые обстоятельства, наши и чужие ошибки, которые тут могли сыграли роль:

1. QR-коды в целом ограничивают поток людей на мероприятия. Это данность наших дней, которую остаётся только принять.

2. Недостаточная работа с сообществами. Мероприятия разные, и надо "бить точечно": про татарские события отсылать инфу татарским СМИ и каналам, про музыку — музыкальным и так далее. Сконцентрироваться на этой работе не получалось по причине ниже 👇

3. Много отвлекающих факторов. Перед фестивалем у пиарщика есть первостепенная задача — раскручивать мероприятия, но его параллельно дёргают:

• "А можете ещё раз проанонсить моё событие в сторис? А сколько у нас сейчас регистраций? А можно поменять фотку?"

• "Помоги, пожалуйста, придумать название для выставки о студотрядах, которая пройдёт в 2022 году!"

• "Мы отправили вам на почту новость на сайт о зум-конференции с бугульминскими библиотекарями, опубликуйте скорее!"

• "Вы опубликовали новость о лаборатории рукописей, там есть неточности. Откройте прямо сейчас, я продиктую правки, исправите сразу..."

Много мелочей, которые проще быстренько сделать самой, чем делегировать, потому что твоих сотрудников всё время дёргает кто-то другой: видеограф, которому поручили делать заставку на экран или переносить стулья (потому что рук реально не хватает), второй пиарщик, которого всё время просят что-то где-то сфотографировать для самых неожиданных целей.

Кстати, в IT, для сравнения, такого нет: каждый человек выполняет только свои чётко обозначенные функции. Там никто не может кому-то что-то поручить без согласования с руководителем этого человека. Поэтому меньше хаоса и неоправданных стрессов.

4. Неинтересное позиционирование фестиваля. Библиотечный фестиваль связали с "выводом фондов в публичный доступ", что само по себе навевает скуку. Если бы мы просто заявили "долгожданный фестиваль китапханә, чтобы ближе познакомиться с читателями", люди бы потянулись охотнее, возможно. Но тут , конечно, решающее слово не за пиарщиком.

5. Отсутствие штатного дизайнера. Дизайн для мероприятия разрабатывала студия, с которой договорились по дружбе. Мы не могли "наглеть" и просить у них абсолютно любой баннер, но всем таковых очень хотелось, поэтому некоторые заставки и таблички делали все, кто мог: видеограф, event-менеджеры. В итоге некоторые картинки выбивались из общего стиля, получались с ошибками в тексте, потому что не все привыкли показывать текст пиарщикам. Мне кажется, в таких случаях иногда уместнее использовать качественные фото или лаконичное оформление, чем жертвовать грамотностью и общей эстетикой.

6. Особенности самого продукта — мероприятий. Многие встречи и события были направлены на очень узкую аудиторию по интересам. Рукописи на арабской графике, не совсем понятно кем читаемый журнал "Татарстан", современная татарская поэзия, ридинги на турецком и китайском — события явно не для широкого круга читателей.

А вот формат мастер-класса по переплёту домашних архивов привлёк много желающих. И "Живая библиотека", которую продумала и организовала Эндже, тоже вызвала много внимания, потому что в содержании мероприятия были учтены реальные проблемы и потребности людей.

Если бы мероприятия на фестиваль придумывала я, наверное, организовала бы что-то такое:

- Как стать идеальным читателем библиотеки? Откровения библиотекарей

- 5 крутых находок из отдела периодики, которые изменят вашу жизнь

- Как выучить татарский только с помощью книг: мастер-класс от Ивана Иванова

- Книги и экология: что делать со старыми книгами и нужно ли покупать новые книги

- Как красиво оформить книжный стеллаж дома. Мастер-класс от выставочного отдела

- Книги нашего детства: вечер ностальгии книголюбов, выросших в 90-е + выставка самой популярной книжной литературы того времени (чтобы это поколение вспомнило, как это было, и захотели читать бумажные книги снова)

- Как издать свою книгу: встреча с издательствами, где можно презентовать свою идею книги и получить экпертную оценку

Но некоторые мероприятия получились как будто для роботов, которые живут в библиотеке и по умолчанию всем этим интересуются.

Кто-то говорит "но ведь для того и нужен пиарщик, чтобы правильно всё спозиционировать и донести". Но как сказал однажды один уважаемый в Татарстане министр, "без реальных дел не нужен пиар-отдел".