Как мы обходились без такого помощника?

Сегодня я представлю вам очень интересный проект, диалоговый бот для проведения мероприятий.

С первого взгляда никакой связи диалогового бота и мероприятия нет. Если сказать организатору, что ему нужен бот для мероприятий, у потенциального заказчика возникает вопрос, зачем он мне нужен. Но, это до тех пор, пока он не увидит на какой уровень поднимается уровень организации мероприятия и как облегчается его жизнь до, во время и после мероприятия.

Скажу сразу, нам удалось убедить заказчика в том, что ему нужен чат-бот, а вот, что в результате получил организатор я оставлю на самое вкусное.

Начнём.

Мероприятие готовилось к проведению в Москве на 13-14 октября с участием Ким Кийосаки. Уровень ответственности очень высокий, организаторы давно ждали возможности пригласить Ким в Москву, провести форум "Богатая женщина". Поэтому все должны было пройти на отлично.

Мероприятие уже близилось, и мы сели обсуждать, все ли задачи предвосхитили организаторы.

Имея большой опыт организации мероприятий на 100-200-300 человек, знаю, насколько процесс подготовки должен быть тщательным. Нужно предугадать все нюансы, все детали. Помимо основных этапов подготовки, появляется ещё множество мелких, которые если не предугадать, не проработать, то они могут привести к негативным отзывам и смазать общее впечатление участников.

Вообще, для подготовки к мероприятиям мы всегда используем чек-лист. Очень удобно. Чек-лист позволяет не пропустить практически ни одного пункта.

Но есть ли моменты в мероприятиях, на которых, как бы ты ни готовился, бывают сбои? Да, есть.

Сейчас разберём какие.

Мы все люди, у нас есть эмоции, переживания, страхи.

Несмотря на то что все участники мероприятия заранее получают программу, ссылку на сайт, информационные СМС-ки, когда дело близится к старту, начинается всеобщее волнение. У каждого участника возникает ощущение отсутствие контроля над процессом подготовки. Не все регистрируются вовремя. Появляется куча повторяющихся вопросов.

Вопросы типа...

Я точно ничего не пропустил? А программа та же или есть изменения? Где регистрироваться? Как получить пакет участника? А точное время начала не поменялось? А в какую гостиницу я могу поселиться? Как мне добраться до места проведения? Как я найду нужный мне зал? Где, вообще, сходить в туалет и поесть в перерыве? Как купить билет на мероприятие? Как поменять дальние места на ряды поближе? Как задать вопрос спикеру?

В некоторых случаях на помощь приходят чаты в мессенджерах. Да, они есть, они еще где-то используются. Но ведь это сплошное мучение для организаторов. Сплошная лента однотипных вопросов. Нужен отдельный сотрудник для круглосуточных ответов на эти запросы.

Теперь я надеюсь вам стало понятно, что есть множество болевых точек. Эти точки требуют внимания организаторов и забирают уйму времени, сил. И какое-то неудобство для участника, может привести к общему негативу, несмотря на огромную подготовительную работу.

Проблемы обрисовали, нужно их предупредить.

Мы выделили боли организатора в задачи для бота.

Основные цели бота.

• Для участников - быть всегда под рукой в смартфоне и в любую секунду, 24/7 предоставлять актуальную информацию.
• Для организатора - снять нагрузку с персонала по информированию участников конференции, дать автоматические ответы на однотипные вопросы, предупредить возможные негативные отзывы участников связанных с недостаточной информированностью, предвосхитить все вопросы участников. Проводить рассылки новостей и объявлений на одну базу клиентов. Минимизировать форс-мажоры из-за отсутствия контакта с аудиторией. Получить 99,9% позитивных отзывов по мероприятию.

Теперь более детально о тех задачах, которые были поставлены перед ботом:

1. Продать билеты на мероприятие.
2. Регистрировать участников.
3. Представить программу мероприятия и моментально информировать, если она меняется.
4. Рассказать, где лучше остановится для проживания.
5. Рассказать, как лучше доехать - адрес, карта.
6. Показать карту конференц-залов.
7. Показать, где можно поесть на мероприятии.
8. Показать, где получить пакеты участников.
9. Дать развёрнутую информацию по спикерам.
10. Дать возможность отправки вопроса личного вопроса любому спикеру.
11. Предложить дополнительные платные услуги (курсы, книги).
12. Рассылать новости и срочные объявления.
13. Собрать отзывы участников после мероприятия.
14. Сформировать списки участников для организаторов.
15. Проинформировать всех подписчиков бота о новых планируемых мероприятиях.

Задачи были определены и подтверждены заказчиком.

Мы запросили всю информацию у организаторов для наполнения разделов и запустили создание нашего виртуального помощника.

Что получили организаторы, используя наш чат-бот.

Все вышеописанные задачи были автоматизированы. Весь список задач был реализован и с организаторов была полностью снята нагрузка по информационной поддержке участников.

Каждый участник мероприятия имел под рукой справочник, прямой доступ к самой актуальной и важной информации. Все были сосредоточены именно на самом мероприятии, на Ким Кийосаки и ее тренинге. А всем остальным занимался виртуальный помощник.

Как отозвались о боте участники мероприятия?

Все участники были в восторге от мероприятия, от Ким Кийосаки. Вот отзывы некоторых участниц форума.

"...я чувствовала поддержку во всем. Заранее знала куда мне пройти, где поесть в перерыве, прочитала про всех выступающих и написала им вопросы в чат-боте..."

Мероприятие прошло на высоком уровне.

А что же после?

В чат-боте остались подписчики, все те участницы, что были 13-14 октября в Москве у Ким Кийосаки. Их более 200 человек. И сейчас чат-бот используется владельцем для отправки информационных рассылок по новым мероприятиям, новым курсам и эфирам. Связь с целевой аудиторией сохраняется. Бот продолжает приносить прибыль организатору.

Проходите в моего виртуального помощника, чтобы увидеть разборы других кейсов https://tgmssg.ru/BotStudioDKbot

Обязательно зарегистрируйтесь и примите участие в моем вебинаре "Как за 7 дней внедрить мессенджер-маркетинг в свой бизнес и увеличить продажи на 70%"

Ссылка на бота разбираемого в статье @RichwomanBot