Временные пираты. Часть 1

Временные пираты - события, которые воруют ваше время из расписания. Выделяют:

• прерывания
• плохая личная организация
• недостаток фокуса и/или мотивации
• выполнение работы, которая не ваша
• прокрастинация
• отсутствие других
• стремление к идеалу/перфекционизм
• незнание, что делать
• нечеткие цели

Все это мы разберем в тчение этой недели.

Прерывания

К прерываниям относятся:

• почта
• телефонные звонки
• мессенджеры/социальные сети
• встречи
• бумаги
• посетители

Прерывания - почта

Для управления своей почтой необходимо сфокусироваться на 3 областях:

1.проверка

• запланируй время на почту (3-4 промежутка времени по 15-30 минут)
• отключи уведомления на всей почте
• сделай VIP оповещение для срочных запросов

2.чтение:

• письма, на которые можно ответить в течение 2 минут  ответить в течение временного промежутка
• письма, которые требуют дополнительную обработку  запланировать отдельно в расписании

3.организация

• заведи структуру папок
• поставь правила на основные категории писем для автоматического распределения по папкам (напр., инфо рассылки)
• папка «Входящие» должна быть пустая
• если не можешь быстро обработать  поставь флажок и перемести в нужную папку
• весь мусор должен удаляться или сразу или автоматически

Прерывания – телефонные звонки

• Запланируй время на звонки (3-4 промежутка времени по 15-30 минут)
• Группируй звонки и планируй, что надо обсудить
• Избегай бесед без цели (ради бла-бла)
• Избегай постановку «на удержание»

Прерывания – мессенджеры/социальные сети

• Запланируй время на мессенджеры/социальные сети (2-3 промежутка времени по 15-30 минут)
• Отключи уведомления на всех групповых беседах
• Не кидайся на первое же уведомление
• Попроси в групповых беседах упоминать через @, чтобы сразу было видно, что ответ нужен от тебя

Прерывания – встречи

• Установи правила для проведения встреч
• Всегда начинай и заканчивай вовремя
• Выдели базовые категории встреч с их временными отрезками
• Четко сформулируй план встречи и придерживайся его
• Выдели сколько времени планируется для каждого пункта плана
• Убедись, что в разделе для вопросов обсуждаются только важные вещи
• Если нечего сказать – отмени встречу
• Введи цветовые категории
• Отсеки время на обед
• Большие задачи на 1 час и более запланируй в расписании

Прерывания – бумаги

Внедри систему FAT для обработки бумажной документации

F file: сохрани на будущее

A act: прочитай, ответь, перешли или предприми действие

T throw: выкинь или утилизируй

Прерывания – посетители

• Вставай, когда приходят
• Выяви, почему подошли лично, и пойми, как с этим разобраться
• Не используй это, как повод уйти от задачи