Чек-лист: какие документы должны быть на Вашем сайте

В этой статье я дам информацию, которая сэкономит Вам до 1 500 000 рублей — именно столько Вы можете потерять, не правильно оформив свой сайт.

За первое полугодие 2026 года Роскомнадзор проверил 159 111 сайтов, из них - на 135 953 были найдены нарушения.

Чтобы потом не разгребать нарушения, лучше заняться документами заранее.

Базово вам нужно знать, какие документы могут потребоваться вашему проекту, зачем они нужны и в каких случаях их необходимо оформить. Разберём основные из них и определим, что нужно именно вам...

1️⃣ Политика обработки персональных данных

Когда закон обзывает размещать оферту: Если Вы собирает имена, телефоны, e-mail и другие пользовательские данные, вы считаетесь оператором персональных данных. И один из главных документов, которые вы должны иметь — политика обработки персональных данных. В ней указывают, какие данные собирают, зачем это делают, на каком основании, как используют и защищают.

Что будет, если не разместить: штраф

• для граждан: от 1 500 до 3 000 рублей.
• для ИП: от 10 000 до 20 000 рублей.
• для юридических лиц: от 30 000 до 60 000 рублей.

Где разместить: Политику обычно публикуют внизу ("в подвале") сайта. Дополнительно на нее нужно давать ссылку, когда берете согласие на обработку персональных данных: «Я даю согласие на обработку персональных данных на условиях Политики обработки персональных данных».

Самая частая ошибка в Политике: в 2022 года в Закон "О персональных данных" были внесены существенные изменения, в том числе были обновлены законодательные требования к политике, однако многие сайты до сих пор размещают старый вариант этого документа.

Например, в такой Политике может отсутствовать конкретный перечень персональных данных, обрабатываемых для каждой цели, сведения о категориях субъектов, способах и сроках обработки, порядке уничтожения данных и других обязательных элементах.

При этом недостаточно просто скачать типовой шаблон из интернета и разместить его на сайте. Политика должна отражать реальные процессы обработки персональных данных именно в вашем бизнесе: от заполнения формы обратной связи до оформления заказа, онлайн-записи или работы с клиентами через мессенджеры.

В результате документ, который формально называется «Политикой конфиденциальности», может не соответствовать требованиям закона и не отражать фактическую обработку данных на сайте.

Самое основное, что вы можете проверить уже сейчас:

В политике недостаточно просто перечислить все персональные данные, которые вы когда-либо собираете.

Закон требует для каждой отдельной цели обработки указать:
— какие категории людей вы обрабатываете;
— какие именно персональные данные нужны;
— каким способом и в течение какого срока их обрабатываете и храните;
— когда и на каком основании уничтожаете и т.д.

То есть для каждой цели в политике должна быть своя понятная «связка»:
какая цель → чьи данные → какие данные → зачем собираем → как и сколько храним → когда уничтожаем.

Что изменилось за последний год: Раньше Роскомнадзору было достаточно просто самого факта наличия политики на сайте, сейчас они вычитывают ее содержания и сверяют с той информацией, которая есть у вас на сайте.

2️⃣ Согласие на обработку персональных данных

Нет ничего хуже, чем на пустом месте получить штраф от 10 000 до 700 000 рублей. Причем на "пустом" в прямом смысле этого слова :)

Когда закон обзывает брать согласие: всегда, когда вы собираете данные человека (ФИО, номер телефона, e-mail и т.д.)

Важно: Согласие на обработку персональных данных должно быть оформлено отдельно от иных документов, в том числе отдельно от договоров.

Что будет, если не разместить: штраф

• для граждан: от 10 000 до 15 000 рублей;
• для ИП: от 100 000 до 300 000 рублей;
• для организаций: от 300 000 до 700 000 рублей.

при повторном нарушении — до 1,5 млн рублей.

Самая частая ошибка: Чтобы согласие работало, клиент должен с ним согласится. Закон гласит: "своими активными действиями". То есть, например: подписать, поставить галочку, написать в чат.

Согласится нужно именно на обработку данных, а не "с политикой".

Потому что согласен с политикой ≠ даю согласие на обработку своих данных

Так писать бесполезно, это приравнивается к тому, что согласие вам никто не давал:

1. не написано, что даю согласие на обработку данных
2. заранее проставлена галочка: нет активных действия со стороны субъекта.

3️⃣Согласие на обработку персональных данных, разрешенных для распространения

Что это за документ: это еще один вид согласия, которое нужно брать, если вы размещаете персональных данные в открытом доступе, например публикуете на сайте имена и фотографии своих сотрудников, отзывы или фотографии "до/после" своих клиентов.

Что будет, если не разместить: штраф

• для граждан: от 1 500 до 3 000 рублей.
• для ИП: от 10 000 до 20 000 рублей.
• для юридических лиц: от 30 000 до 60 000 рублей.

4️⃣ Уведомление о сборе куки-файлов и использовании Я.Метрики

Чтобы узнать собираете ли Вы cookies и используете ли Я.Метрики вы можете обратиться к своему веб-разработчику, либо найти инструкцию по проверки сайта через код самостоятельно (это несложно).

Что это за документ: на самом деле, это не документ, а небольшое всплывающее окно, которое видно пользователю при первичном входе на сайт.

Зачем его размещать: Роскомнадзор и суды признают, что файлы cookie, IP-адреса, данные о браузере и устройстве, геолокация и другие сведения, собираемые Яндекс.Метрикой, являются персональными данными. Обработка таких данных допускается только при наличии предварительного, информированного и сознательного согласия субъекта.

Что будет, если не разместить: штраф

• для граждан: от 10 000 до 15 000 рублей;
• для ИП: от 100 000 до 300 000 рублей;
• для организаций: от 300 000 до 700 000 рублей.

при повторном нарушении — до 1,5 млн рублей.

Что еще важно: Обязательно добавьте раздел о cookies и Я.Метрики в политику.

5️⃣ Согласие на рассылки

Когда закон обзывает брать согласие: Если вы собираете телефон или email не только для исполнения заказа, но и хотите отправлять человеку рекламу - информацию о новинках, скидках и т.д.

Что будет, если не разместить: штраф

• для граждан: от 10 000 до 20 000 рублей;
• для ИП: от 20 000 до 100 000 рублей;
• для организаций: от 300 000 до 1 000 000 рублей.

Штраф назначается за каждое письмо, отправленное без согласия - а сколько писем вы отправляете в одной рассылке? Вот и умножьте.

Правило оформления согласия:

1. Согласие на рассылку оформляется отдельным документом.

2. Согласие с рассылкой нужно брать отдельно от всех остальных согласий.

3. Человек должен иметь возможность не соглашаться на рассылку, иначе вам грозит штраф за понуждение к получению рассылке: иными словами галочка в графе с рассылками на сайте должна быть НЕобязательной для заполнения.

6️⃣ Оферта

Есть всего одна причина, почему у Вас должен быть этот документ:

Вы что-то продаете — при этом, неважно услуги или товары, на сайте или в мессенджере

Оферта спасет вас в любой спорной ситуации, обезопасит от странных клиентов, возвратов и желании "злых" людей на вас нажиться.

Когда закон обзывает размещать оферту: при дистанционной продаже товаров, то есть для всех интернет-магазинов, продающих товары онлайн, наличие публичной оферты с чёткими условиями (описание товара, цена, порядок оплаты, доставки и возврата) является обязательным требованием. Продавец обязан заключить договор розничной купли-продажи с любым покупателем, который оформил заказ на условиях этой оферты. При этом оферта должна быть доступна покупателю до момента оплаты.

Что будет, если не разместить: штраф

• для ИП: 3 000—4 000 рублей;
• для организаций: 30 000—40 000 рублей.

Что это за документ: Оферта очень похожа на договор. Там, где нужен договор, можно использовать оферту. По сравнению с договором она удобна тем, что не нужно распечатывать и ставить физическую печать, достаточно выполнить ряд условий. НО важно правильно взять согласие клиента с офертой для того, чтобы она начала действовать.

7️⃣ Подтверждение заказа

Кому нужно: Интернет-магазинам, работающим с физическими лицами.

Что это за документ. Интернет-магазин обязан подтвердить заключение договора на условиях оферты после размещения заказа покупателем. Можно отправить письмо по электронной почте, смс-уведомление или вывести всплывающее окно на сайте. Важно, чтобы клиент понял, что это его покупка. Поэтому в уведомлении должен быть номер или другой способ идентификации заказа.

7️⃣ Уведомление в Роскомнадзор

Кому нужно подавать: Всем, у кого есть формы обратной связи на сайте.

Что это за документ:

Что будет, если не подать: штраф

• для граждан: от 5 000 до 10 000 рублей;
• для ИП: от 100 000 до 300 000 рублей;
• для организаций: от 100 000 до 300 000 рублей.

Как подать: через сайт Роскомнадзора https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/

Самая частая ошибка: содержание уведомления не соответствует действительности.

У каждого проекта есть свои нюансы. Эта статья — обобщение информации по наиболее часто встречающимся ситуациям. Внимательно изучив ее, вы сможете разобраться, какие документы необходимы именно вашему бизнесу.

Но важно не только иметь нужные документы, но и правильно их составить. В каждом случае содержание документов зависит от того, какие данные вы собираете, для каких целей их обрабатываете, какие сервисы используете на сайте, и как в целом устроен ваш бизнес. Уместить все эти нюансы в одну статью невозможно — и именно здесь чаще всего возникают ошибки.

Если не хотите разбираться во всем самостоятельно, можете делегировать мне разработку документов и оформление сайта.

Я регулярно повышаю квалификацию в сфере законодательства о персональных данных и не просто изучаю требования Роскомнадзора, а знаю, как они работают на практике: в том числе участвовала в исправлении сайтов после проверок и требований РКН.

Поэтому моя задача — не просто подготовить комплект документов «для галочки», а сделать так, чтобы документы соответствовали реальной работе вашего бизнеса и вашему сайту.

Контакты для связи: https://t.me/e_katerina_spiridonova

А вот что говорят клиенты после работы со мной:

Если у Вас остались вопросы, напишите мне в личные сообщение: https://t.me/e_katerina_spiridonova

Если Вам хочется изучить еще больше информации, почитайте подборку постов в моем Telegram-канале https://t.me/ekalaws/646

Автор статьи:

Екатерина Спиридонова - юрист по интеллектуальной собственность, договорам и персональным данным

Автор Telegram-канала "в кабинете IP-юриста": https://t.me/ekalaws