Как нанимать бэк-офис? Это думать бизнес-процессами  

По итогам прошедшего эфира Open Talk с Олей Велесюк, HRD karpov.courses - я собрала гайд-шпаргалку, как нанимать бэк-офис, на что обращать внимание и какие могут быть сложности.

Почему это так? Какие блоки закрывает команда бэк-офиса?

1. Поддержка ключевых бизнес-процессов

Что учитывать: При найме сотрудников необходимо выбирать специалистов, которые понимают не только свою роль, но и то, как их работа поддерживает бизнес-процессы. Например, бухгалтер должен понимать структуру доходов и расходов компании, HR — влияние найма на долгосрочные цели роста, делопроизводитель - полный цикл документоооборота, флоу команды и тд.

2. Влияние на эффективность и рост

Что учитывать: Найм должен быть направлен на улучшение и автоматизацию бизнес-процессов. Например, использование современных технологий в бухгалтерии или HR (автоматизация финансовой отчетности, цифровизация процессов подбора персонала) может освободить ресурсы для стратегического развития.

3. Соответствие стратегии компании

Что учитывать: Важно оценивать, насколько кандидат готов поддерживать стратегические изменения и адаптировать процессы к изменениям на рынке. Например, HR-отдел должен уметь подбирать таланты для новых проектов или рынков, а юридический отдел — обеспечивать соответствие новым требованиям в разных юрисдикциях.

4. Снижение операционных рисков

Что учитывать: Выбирать специалистов, которые обладают навыками управления рисками. Например, бухгалтеры и юристы должны быть в курсе последних изменений в налоговом и трудовом законодательстве, а HR-менеджеры — способствовать снижению текучести кадров и управлять мотивацией сотрудников и тд.

5. Адаптация к изменениям, гибкость/проактивность

Что учитывать: Кандидаты должны быть гибкими и способными к быстрому освоению новых инструментов и подходов. Например, бухгалтерия может нуждаться в переходе на новые системы учета, а HR — в адаптации процессов найма под глобальные условия удаленной работы.

6. Интеграция процессов в общую цепочку создания стоимости

• Что учитывать: кандидатов, которые понимают важность интеграции своей работы в общую структуру бизнеса. Например, финансовый отдел должен эффективно взаимодействовать с маркетингом для правильного распределения бюджета, а HR — тесно работать с руководителями проектов для подбора необходимых ресурсов.

7. Оптимизация затрат и управление ресурсами

• Что учитывать: Сотрудники бэк-офиса должны иметь навыки в оптимизации процессов, снижении затрат и грамотном управлении ресурсами. Например, HR-отдел может оптимизировать процессы найма для снижения текучести кадров, а бухгалтерия — оптимизировать налогообложение.

8. Управление инновациями и цифровизация

Что учитывать: При найме стоит искать кандидатов, которые готовы внедрять (и/или не боятся) новые технологии в своей работе — автоматизация финансов, внедрение цифровых инструментов для управления кадрами, электронный документооборот и т.д.

Обязательные пункты для найма бэк-офиса от Оли Велесюк

Первое - это в целом портрет, кто нам нужен прямо сейчас и кто закроет задачу прямо сейчас, то есть если я бы советовала кого первыми нанимать, то это двух людей: финансиста, второе - кадровика.

Второе - это проверка человека на безопасность. Лучше через официальные всякие каналы, отзывы, но также проверить и по рынку, потому что может попасть все что угодно.

Третье - это давать разные тестовые задания. Смотрю, как люди изучают информацию, знают законодательство и как вообще кандидата даются эти задачи.

Какие есть основные сложности при поиске команды для бэк-офиса?

1. Понимание специфики индустрии

Сложность: Найти кандидатов, которые не только хорошо выполняют свою роль, но и понимают, как работает IT/digital-команда, может быть сложно. Без этого понимания они могут неправильно оценивать рабочие процессы или замедлять взаимодействие.

2. Динамика изменений и быстрые темпы работы

Сложность: Сотрудникам бэк-офиса требуется быть гибкими и готовыми к частым изменениям. Умение оперативно реагировать на новые задачи и адаптироваться к непредсказуемым условиям — важное требование, которое не всегда легко найти.

3. Поддержка удаленной и гибридной работы

Это одновременно может быть не только сложностью, но и перимуществом.

Сложность: Бэк-офис должен уметь эффективно управлять процессами на удаленке, что требует хорошего владения цифровыми инструментами и организацией работы в условиях отсутствия физического офиса.

4. Высокая конкуренция за кадры

Сложность: Трудно найти HR-специалистов, которые хорошо понимают рынок труда в IT и умеют выстраивать стратегии по найму и удержанию специалистов, учитывая высокие требования и ожидания.

5. Международная работа и юридические аспекты

Сложность: Юридический и финансовый отделы должны разбираться в вопросах международного налогового и трудового законодательства, что создает дополнительные трудности для команды, особенно в условиях работы с несколькими юрисдикциями.

6. Фокус на защите данных и соблюдении нормативных требований

Сложность: Юридические и compliance-специалисты должны разбираться в особенностях защиты данных, что может требовать специализированных знаний. Это увеличивает сложности при поиске подходящих кандидатов.

7. Автоматизация и работа с современными технологиями

Сложность: Сложно найти кандидатов, которые не только владеют своим профессиональным инструментарием, но и способны внедрять современные автоматизированные решения, что особенно важно в быстрорастущих IT-компаниях.

8. Управление проектами и многозадачность

Сложность: Проекты часто меняются, могут сдвигаться сроки или приоритеты. Бэк-офис должен уметь работать в условиях многозадачности и быть готовым оперативно адаптироваться к изменениям.

9. Пробелы в правовой и налоговой компетенции

Сложность: Юридические и бухгалтерские отделы бэк-офиса должны хорошо разбираться в законах и налоговых режимах, особенно если компания работает в международной среде. Недостаточная квалификация может привести к серьезным ошибкам.

10. Низкая мотивация и вовлеченность

Сложность: Бэк-офисные сотрудники могут чувствовать себя изолированными от ключевых бизнес-процессов и стратегических инициатив, что снижает их вовлеченность.

Что прочитать?

Статьи: