Совещания в ГК "ЭРИС": правила проведения и памятка участника

1️⃣ Если совещание не занесено в ELMA, значит его не существует.

2️⃣ Совещание заносится в ELMA не позднее 1 дня до начала проведения.

3️⃣ У совещания всегда написана повестка и определены докладчики.

4️⃣ Совещание заносится с подтверждением участия. Участники должны подтвердить участие или отклонить с указанием причин.

5️⃣ Материалы для погружения участников в контекст (принцип одного листа + необходимые документы) прикрепляются к совещанию заранее.

6️⃣ Если совещание плановое и регулярное, то его длительность 30 минут (для этого участники должны приходить подготовленные - с ответами и предложениями).

7️⃣ Перерыв между совещаниями не менее 10 минут.

Я ценю свое время и время моих коллег, в связи с этим осознанно:

1️⃣ Продумываю состав участников. Приглашаю тех, кто необходим для достижения результата и тех, кому важно быть в курсе.

2️⃣ Если я участник: либо принимаю встречу и изучаю материалы, либо отклоняю / делегирую встречу и сообщаю об этом организатору.

3️⃣ Я сфокусирован на теме встречи, управляю обсуждением, возвращаю к повестке коллег, осознаю, что для новых тем следует организовать и подготовить отдельную встречу.

4️⃣ Фиксирую в протокол результаты обсуждения - проговариваю принимаемые решения, сроки, ответственных.

5️⃣ Осознаю, что если решение/задача не зафиксированы в протоколе, значит их не существует.

6️⃣ Я могу начать встречу позже, но заканчиваю вовремя. Если часть вопросов остались не решенными, договариваюсь о новой встрече.

7️⃣ Я придерживаюсь правила «8:00-9:00 - период оперативных срезов по проектам/подразделениям» и не направляю приглашения на совещания коллегам.