Zero inbox — лучший способ держать почту в порядке

Метод zero inbox поможет держать почту в порядке и тратить на неё минимум времени. Вы не пропустите важные письма, сохраните всю необходимую информацию и в любой момент сможете найти нужное письмо. При этом не надо создавать тысячи папок и фильтров.

Раньше я пыталась сортировать почту по папкам, указывать от кого или какой тип рассылки пришел. Создавала фильтры, которые автоматически перекладывали письмо в нужную папку. Но эта система никак не упрощала мне работу с почтой и не экономила время. А нужные письма все равно было сложно найти. С методикой zero inbox я трачу минимум времени на почту, но при этом ничего не теряю, не забываю и с легкостью нахожу нужную информацию. Пользуюсь ей уже более двух лет и она стабильно работает.

Плюсы zero inbox

Не надо каждый раз думать над системой организации писем, есть четкий алгоритм действий.
Важные письма легко найти.
Видно все новые письма и нет тысячи писем, в которых можно потеряться и пропустить действительно важное.
Видно от каких рассылок пора отписаться, что позволяет получать меньше ненужных писем.
На почту уходит минимум времени и энергии.

Ноль входящих

Принцип системы максимально прост и для него нам понадобиться всего три папки:

Входящие (Inbox)
Архив
Корзина (удаленные)

Все они стандартные для любого почтового сервиса, могут отличаться только названия. Все созданные нами папки, метки и подобное удаляем. Позже расскажу о быстрых способах перехода на эту систему. А пока вернемся к папкам.

Папка входящие это все, что надо посмотреть/разобрать/на что ответить/отреагировать. После просмотра письма есть три возможных действия: удалить, архивировать, обработать.

Таким образом, после просмотра почты в почтовом ящике остаётся пустая папка входящих. Иногда, если у меня нет времени на обработку писем, я оставляю их во входящих. Тогда я понимаю, что с этим письмом нужно поработать и не забываю про него.

Если мне нужно найти какое-то письмо, то это легко сделать через поиск. Особо важные письма можно отметить флажком. У меня таких крайне мало.

Разбираем письма

Заходим в папку Входящие и по-порядку начинаем разбирать письма. В зависимости от типа письма выполните действия:

Ненужные письма. Это такие письма, которые можно сразу удалять. Если сам источник писем вам еще интересен, то можно просто удалить письмо. Если же рассылка стала неактуальной, то перед удалением письма отпишитесь от нее. Так в будущем вы будете получать меньше ненужных писем. Кстати, по моим наблюдениям, стандартные отписки почтовиков не всегда верно работают. Лучше ищите кнопку Отписаться в самом письме и переходите по ней.
Письма, которое требует действий. Это могут быть письма, на которые надо ответить. Или вам надо поставить задачу по информации из этого письма. Сохранить урок по курсу, который вы проходите. Если вы подписались на полезную информационную рассылку, то прочитать статью и выписать информацию, которую вы хотите применить. То есть не просто коллекционировать письма по рассылкам, а использовать эту информацию. После того, как все действия по письму выполнены, архивируйте или удалите его.
Могут пригодиться, но сейчас по ним не требуется действий. К таким письмам обычно относятся чеки об оплате, приглашения на мероприятия, полезная информация, информация о заказах. Такие письма можно архивировать.

Быстрый способ внедрения zero inbox

Ниже приведу несколько способов, которые помогут быстрее навести порядок в своей почте и начать пользоваться системой. Некоторые варианты можно совмещать друг с другом.

Если писем не много, то можно сразу разобрать их и распределить по системе.
Найти отправителей, от которых наибольшее количество писем. Можно найти письма поиском по отправителю и сделать массовое удаление. Если рассылка больше не нужна, то перед удалением отписаться от источника. Не обязательно отписываться сразу от всех рассылок. Это можно будет сделать постепенно, когда будут приходить новые письма по ним.
Найти важные сообщения и переместить их в Архив, можно с меткой.
Архивировать все текущие письма или перенести в одну временную папку. Все остальные папки и метки удалить. Постепенно можно будет разобрать старые письма и прийти к полному порядку.
Радикальный способ. Просто удалить все и начать с чистого листа.
Менее радикальный способ. Можно удалить письма, старше 1 года, которые так и не открывались за все это время. А остальные разобрать.

С этого момента все входящие вести по новой системе.

Как расстаться с письмами

Вроде с системой все просто и понятно, но сложности начинаются когда дело доходит до удаления писем и папок. Иногда трудно удалить рассылки, потому что кажется, что там важная информация.

Если письмо уже давно лежит в папке Входящие, то можно архивировать или удалить его. Вероятнее всего эта информация была не так важна. Часто бывает, что информация интересна только в моменте. А сейчас она может уже не вести вас к цели.
Любую информацию легко найти. Когда я переходила на zero inbox, то пыталась часть информации законспектировать, но потом поняла что лекции будут лежать мертвым грузом.
Еще мне помогает установка, что в любой момент времени я могу найти нужную мне информацию. Эта установка всегда подтверждается. Крайне редко я не нахожу нужную информацию и то решения всегда есть.
Лучше открыть путь чему-то новому. Почистить все и взять только один курс, статью, тему и полностью погрузиться в него. Это будет полезнее.
Не сожалеть о письмах. А если совсем никак, то просто не удалять, а архивировать письмо.
Попробовать систему, если что к старой всегда можно вернуться. Но скорей всего вам понравится порядок и вы начнете проще относится к удалению писем.

И напоследок. Я не создаю папок, даже когда очень хочется. Если вам надо прочитать статью — оставляйте письмо во входящих, если надо ответить на письмо — во входящих. В архиве у меня только письма, которые уже не требуют действий, но могут пригодится. Остальные в корзине или удалены совсем.

Хочу поделиться полезным видео. В нем не так много времени уделяется именно этой системе, но с него я начала ее внедрять. Приятного просмотра!