Лайфхаки работы с календарем Outlook
Секреты, которые мало кто использует
1. Наполните встречу содержимым
Странно, но очень часто приходят приглашения на встречи или телефонные/видеоконференции с пустым содержимым внутри. Стоит озаботиться и обеспечить участников встречи предварительной информацией.
При создании встречи внесите внутрь всё необходимое. Оформите текст, чтобы подсветить важное.
Что можно вставить внутрь приглашения на встречу:
- повестку - пункты для обсуждения.
- документы (файлы) - файлы можно вставлять прямо между текстом, формат текста при создании встречи - RTF
- ссылки
2. Пригласите участников по-умному
Наверняка вы знаете, как добавлять участников. А вот как их добавить оптимально, так чтобы они с большей вероятностью приняли встречу? Для этого стоит проверить их доступность сразу, перед отправкой приглашения.
Для этого сразу нажмите кнопку Помощник по планированию, и посмотрите у кого какое время свободно. Двигаем ползунок так, чтобы у всех совпал промежуток свободного времени.
Хорошим тоном является приглашение на встречу с небольшим промежутком от предыдущей встречи. Человек может захотеть сделать перерыв, ну и часто встречи затягиваются...
3. Изменение встречи
Откройте встречу двойным щелчком для изменения.
После редактирования нажмите кнопку отправки обновления встречи. У участников встреча автоматически обновится, как и её содержимое.
В случае, если при изменении, вы, к тому же, добавили или удалили участников встречи - появится запрос - "отправить всем участникам или только добавленным/удалённым?" Примите решение и отправьте.
4. Повторяющиеся встречи или события
Это очень удобная штука. Планируете ли вы что-то себе лично или ставите встречу с коллегами.
Настраивается это просто. Нажмите на кнопку Recurrence (Повторение) и выберите режим повторения.
Настройка повторения. Каждый четверг, еженедельно.
5. Зачем нужны категории?
Категории вещь очень мощная. Для всего Outlook. Это такие атрибуты с названием и цветом. Они используются для визуального обозначения разных встреч и событий. Так удобнее дифференцировать их в календаре, чтобы сразу понимать, что важно, а что нет. При создании встречи - выберите её категорию.
Названия категорий и цвет можно настроить под себя очень быстро.
Представленные картинки-скриншоты сделаны в Outlook 2016, но описанные приёмы работают в Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016.
Источник: https://dzen.ru/mudr