Проблемы учета и контроля активов в компаниях

Можно поймать воришку с мешком канистрой или даже с грузом в автомобиле, но гораздо сложнее обнаружить кражи и мошенничество, скрытые в учете, которые могут иметь намного более масштабные последствия. Несмотря на установку высоких заборов, современных систем видеонаблюдения за работой техники, сотрудников и расходом топлива, а также внедрение новых технологий, часто упускается из виду качество учета, от которого зависит успех всех остальных методов контроля.

Из-за недостаточного внимания к качеству учета со стороны государственных органов налоговый учет становится приоритетным. Бухгалтеры, сосредоточившись на учете и уплате налогов, иногда не уделяют должного внимания полноте и точности учетных операций, которые необходимы для контроля активов и защиты интересов владельцев бизнеса. Они часто полагаются на программное обеспечение, уверенные в его точности. Однако системы учета не идеальны, и человеческий фактор всегда присутствует. Чем крупнее компания, тем сложнее оценить, на каком уровне ведется бухгалтерия и гарантирует ли она сохранность активов. Нарушения учета могут происходить по разным причинам: низкий профессиональный уровень специалистов, нехватка кадров, небрежность или злоупотребления со стороны бухгалтерии, давление со стороны руководителей, недостаточный контроль со стороны внутренних или внешних аудиторов.

Последствия слабых компетенций бухгалтеров

Из-за низкого уровня профессионализма специалистов в области учета часто происходят различные нарушения: не все активы заносятся в учет, списание активов происходит без подтверждения их использования в производственном процессе, возникают путаницы с остатками на складах, искажаются данные при расчете себестоимости, игнорируются требования о передаче активов подотчетным лицам с последующим списанием по истечении срока использования или износа, и многое другое.

Часто бухгалтеры пренебрегают требованием подтверждать каждую операцию документами с подписью ответственных лиц и, по собственному усмотрению, без обоснования, перемещают или списывают активы. Если специалистов, занимающихся учетом, недостаточно, учет значительно упрощается, что часто ведет к ухудшению условий хранения товарно-материальных ценностей и других активов. В попытках сократить штат бухгалтеров им поручают задачи, выходящие за рамки их компетенции, например, когда бухгалтер вместо мастера производственного подразделения составляет акты на использование материалов или вместо механика разрабатывает нормы расхода топлива и эксплуатации техники.

Популярные заблуждения

Kроме того, нередко бывает так, что руководство предприятия рассматривает бухгалтера как простого оператора для ввода данных, не наделяя его полномочиями и не требуя контроля за дебиторской задолженностью, своевременным поступлением документов, товарно-материальных ценностей и других учетных операций. Если в программе внесены данные, а других шагов не предусмотрено, бухгалтеру не приходится заниматься такими вопросами, как ведение книги или поручения на получение товарно-материальных ценностей. Компания сама решает, как организовать учет, а бухгалтеры часто уклоняются от лишних хлопот, не принимая меры для своевременного устранения проблем.

В результате возникает замкнутый круг: если у бухгалтера нет полномочий требовать от кого-то выполнения своих обязанностей, то возникает вопрос — какая тогда у него ответственность? А если ответственность отсутствует, зачем вообще требовать что-либо? Вследствие этого в компании создается атмосфера, способствующая злоупотреблениям, махинациям, кражам, а также непроизводительным потерям и беспорядку. Выявить такие нарушения сложно, если кражи или махинации оформлены документально, ведь даже видеонаблюдение не поможет, а документы могут быть заменены или уничтожены.

Что можно сделать?

Одним из эффективных способов предотвращения таких злоупотреблений является обязательное распределение функций контроля. Например, документы на вывоз товаров с территории должны подписываться несколькими людьми, включая доверенное лицо владельца бизнеса, которое дает разрешение на вывоз. Важно внедрить обязательную сверку проходных и весовых документов с документами фактической реализации, а также утверждать акты списания или выполнения работ доверенными компетентными лицами владельца бизнеса. Кроме того, стоит привлечь стороннюю аудиторскую компанию или создать собственное аудиторское подразделение с целью проверки учета и соблюдения всех требований для обеспечения сохранности и эффективного использования активов компании.

Заключение

Для обеспечения финансовой прозрачности и защиты от возможных потерь компании необходимо иметь высококвалифицированных бухгалтеров, которые не только умеют точно вести учет, но и способны выявить любые несоответствия и потенциальные риски. Компетентные специалисты создают систему контроля, минимизируя возможность манипуляций с денежными потоками и предотвращая ошибки в расчетах, которые могут привести к финансовым потерям.

Кроме того, бухгалтеры играют важную роль в защите от воровства внутри компании, поскольку их опыт позволяет вовремя заметить подозрительные операции и нарушения. Хорошо организованный бухгалтерский контроль может стать одним из важнейших факторов предотвращения мошенничества, обеспечивая тем самым надежность бизнеса и поддержание доверия со стороны клиентов и партнеров.