Как основатель Todoist использует своё приложение. Упрощенная система GTD, построенная с учетом темпов развития современного мира.

Хочу поделиться системой, которую я использовал и усовершенствовал за последние девять лет и которая помогла мне достичь моих целей, при этом снизив стресс. Мне нравится думать об этом как об упрощенном GTD, сделанном для современного мира.
По правде говоря, большинство людей не используют систематический личный рабочий процесс. Они просто трудятся и надеются на лучшее. Но наша жизнь и мир, в котором мы живем, слишком сложны, чтобы просто делать что-то. Надежная система поможет вам расставить приоритеты в важных вещах и управлять многими процессами одновременно, не испытывая перегрузки.
Впервые придумал "Systemist" и "Todoist" в 2007 году в университете. Я жил в общежитии в Орхусе, Дания. Изучал информатику, а также имел много личных проектов и две подработки. В результате я испытывал сильный стресс и чувствовал себя очень неорганизованным. Мне нужна была система, чтобы управлять своей жизнью. Там родились Тудуист и Системист. С тех пор я использовал эту систему для построения Doist и создания платформы, которая помогла миллионам людей совершить несколько удивительных вещей.
Система позволила мне сделать следующие улучшения в собственной жизни:
Масштабировать компанию до 50 человек и выполнять множество различных обязанностей в качестве основателя и генерального директора, не испытывая перегрузки. Не думаю, что кто-либо из сотрудников компании когда-либо видел меня в стрессе.Работать и определять наиболее важные приоритеты на каждый день.Всегда помнить о необходимости акцентировать внимание на важных вопросах, такими как электронная почта, встречи или проекты.Наслаждаться вне работы, например, проводить время с моей прекрасной женой, путешествовать, заниматься самообразованием и спортом. Такое равновесие и забота о себе помогает быть более эффективным лидером для моей команды.
Моя система лучше всего работает с Todoist, учитывая, что я построил приложение на его основе, но может работать и с большинством других приложений по улучшению личной эффективности. Принципы системы гораздо важнее, чем сами инструменты, которые вы используете.
Надеюсь, это может вдохновить вас на создание собственной системы. В конце концов, все дело в создании персонального рабочего процесса, наилучшим образом отвечающего вашим потребностям.
У Systemist 6 простых принципов.
1. Используй его вездеСистема повышения производительности полезна только в том случае, если вы можете получить к ней доступ везде, где бы вы ни находились. К счастью, мы вложили тонну ресурсов в то, чтобы сделать приложение доступным везде. Если вы еще не сделали этого, я бы рекомендовал установить Todoist (или другое подобное приложение) на каждое имеющееся у вас устройство (мобильные устройства, веб-браузеры, почтовые клиенты, настольные компьютеры): https://todoist.com/Help/Apps
2. Зафиксируй всёСистема повышения продуктивности полезна только в том случае, если она фиксирует все важные события, происходящие как в вашей личной, так и в профессиональной жизни. Это позволит получить большую свободу, чтобы не забыть что-то важное (например, последующие действия с клиентом, покупка подарка и т.д.) Это также даст вам полное представление о том, что вам нужно сделать.
Вот некоторые вещи, которые я запечатлел:
— Запланированные действия, которые мне нужно совершить, чтобы взаимодействовать с внешними людьми или в нашей команде.— Комплексные проекты с большим количеством мелких шагов— Общий список покупок с моей женой.— Электронные письма, если я не могу ответить на них сразу (я использую Todoist для Gmail).— Общий список релизов для моих коллег.— Периодические проверки долгосрочных проектов, которые мы выполняем.— Веб-сайты, содержащие информацию о вещах, которые я не могу сделать сразу. Это может быть добавление товара из Amazon, который я хочу купить, добавление фильма IMDB в мой список фильмов или сохранение статей для последующего чтения (Todoist for Chrome).— Проект "найма" людей, которых мы хотим вовлечь в нашу команду.— Сообщения об ошибках, которые связаны со мной.— Задачи, связанные со здоровьем (например, еженедельный тренажерный зал и бег).
И так далее.
По сути, все, что мне нужно сделать, находится внутри моей системы!
3. Разбить задачи на мелкие и сделать их выполнимыми.Небольшие задачи легче выполнить, чем большие, поэтому большие задачи можно разбить на несколько небольших подзадач, которые можно выполнить за один час или меньше. Это позволит вам более точно оценить общее затачиваемое время. Плюс, ты увидишь прогресс, когда будешь все проверять.
Также очень важно сделать так, чтобы все было реально осуществимо. Вы должны быть в состоянии завершить все, что у вас есть в вашем списке дел. Не храните вещи, которые не можете сделать.
4. Расставить приоритеты.Ежедневно я выполняю от 15 до 25 заданий, но некоторые из них гораздо важнее, чем другие.
Todoist предлагает отличные инструменты, которые помогут вам расставить приоритеты в вашей жизни. Вот как я использую это с Систематистом:
Использую сроки выполнения, чтобы указать, когда я хочу что-то завершить. Обычно назначаю низкоприоритетные задачи на будущее. Высокоприоритетные — на сегодня или завтра.Я использую уровни приоритетов для определения приоритетов в повседневной работе. Это очень полезно в ежедневном/недельном планировании, так как Todoist автоматически ставит более приоритетные задачи на первое место.Вы можете использовать ярлыки, чтобы добавить еще больше приоритетов. Я использую ярлык @high_ impact для задач, которые оказывают большое влияние. Самое замечательное в ярлыке @high_ Impact заключается в том, что я могу фильтровать его и убедиться, что я выполняю по крайней мере одну задачу с высоким приоритетом в день.
5. Нулевой список дел ежедневно.До того, как я начал использовать обнуление почтового ящика для управления электронной почтой, в нем царила неразбериха. Я чувствовала себя ужасно каждый раз, когда мне приходилось обрабатывать это.
Для управления задачами я использую "нулевой список дел". Идея вдохновлена нулевым ящиком входящих сообщений и довольно проста: в конце концов, я хочу, чтобы в моем сегодняшнем списке не было ни одного задания.
Правда в том, что большинство дней я не дорабатываю все, что есть в моем сегодняшнем списке, и откладываю все на потом. Это не негативная вещь. Я рассматриваю это как возможность подвести итоги своей работы, переоценить свои задачи и перепланировать их.
Функция "Todo-list zero" поддерживает систему в чистоте, актуальности и, самое главное, управляемости.
6. Получение постоянной обратной связиБольшинство систем повышения производительности фокусируются только на том, что вам нужно сделать, а не на том, что вы сделали. Где веселье, если вы не празднуете прогресс и не понимаете, насколько вы продуктивны?
Именно поэтому мы создали систему обратной связи Todoist Karma, которая дает вам представление о вашей производительности и награждает вас за ваши достижения.
Todoist Karma отслеживает ваш прогресс, визуализирует его и награждает очками. Как новичок, эта система довольно забавная, так как есть также уровни вовлечены, и вы чувствуете, что вы прогрессируете. Она похожа на мини-игру, которая делает управление задачами немного более увлекательным и полезным.
Когда достигаешь определенного уровня, Карма становится немного скучной. Это то, где цели и полосы вступают в силу! Вы можете установить цели по количеству задач, которые вы хотите выполнить каждый день или неделю. Для каждой цели, которую ты достигнешь, Карма увеличит твою черту. Если однажды вы пропустите гол, ваша полоса сбрасывается на ноль. Эта система основана на Секрете производительности Джерри Сайнфелда.
Вот как выглядят визуализация, цели и полосы у одного из наших пользователей (Франческо перезагрузил свои полосы, это очень разрушительно, я могу вам сказать): (https://twitter.com/FrancescoD_Ales/status/684060034788114432).
Бонусный совет: управление электронной почтойКак уже говорил, я свято верю в нулевой почтовый ящик. Это мой рабочий процесс в формате электронной почты:
Я проверяю электронную почту только дважды: один раз утром и один раз во второй половине дня.В каждом сеансе я стараюсь обрабатывать все письма.Если могу, сразу же отвечаю на письмо. Если не могу, превращаю это в задачу с установленным сроком и приоритетом через Todoist для Gmail.У меня отключены все уведомления почтового клиента на всех устройствах, поэтому не буду беспокоиться и сосредоточусь на других делах.
Бонусный бонусный совет: управление чатомВ нашей компании не часто используем электронную почту. Для этого у нас был Slack. Но мы обнаружили, что Slack и другие чат-приложения могут стать гигантскими убийцами производительности, потому что они могут прервать вас в любое время.
Исследования показали, что средний камеральный работник теряет 2,1 часа в день из-за отвлекающих факторов и перерывов. Это означает более чем полный рабочий день каждую неделю!
С тех пор мы создали Twist, чтобы управлять всей нашей внутренней коммуникацией в команде с большей концентрацией и меньшим количеством отвлекающих факторов. Но независимо от того, какой инструмент использует ваша команда, важно иметь систему, чтобы проверка сообщений не занимала много времени.
Вот как я это делаю с Твистом:
Я на связи только тогда, когда хочу, чтобы меня прервали. Я отключаю все уведомления Twist и не держу приложение на рабочем столе, когда хочу сфокусироваться. (У меня также есть автоматическая установка сна по ночам и в выходные дни.)Как и по электронной почте, стараюсь обрабатывать проверку твиста несколько раз в день. Открываю приложение несколько раз в день (может быть, раз в час или около того). Как и в электронной почте, добавлю в Todoist's Twist's в качестве задачи, если я не могу позаботиться об этом прямо сейчас.Я отключил все уведомления из коммуникационных приложений, включая Twist, на мобильном телефоне.Я слежу за этой системой в течение последних девяти лет и отдаю ей должное, сохраняя сосредоточенность, здравомыслие и здоровье. Я считаю, что каждый человек способен достичь своих целей, поэтому я так страстно желаю помочь людям построить свой собственный рабочий процесс.
Надеюсь, эта заметка вдохновит вас на эксперименты и позволит понять, что для вас лучше. Удачи! И, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться с вопросами или комментариями ниже.