Студенты-волонтеры на мероприятиях БРИКС

Волонтер на таких масштабных мероприятиях – это, прежде всего, человек, готовый оперативно реагировать на любые ситуации. Он не только выполняет порученные задачи, но и становится представителем своей страны, формирует ее имидж в глазах иностранных гостей. От волонтеров зависит атмосфера события: эта деятельность требует стрессоустойчивости, умения работать в команде и способности находить общий язык с людьми различных культур.

Я работала волонтером службы контроля доступа на Саммите БРИКС 2024 в Казани. Отбор проходил в несколько этапов: сначала – подача заявки, затем изучение методических материалов: истории БРИКС, целей и задач российской стороны на Саммите в год председательства, информации о странах-участницах и их представителях, а также о волонтерских функциях и инфраструктуре Саммита. После этого кандидаты проходили проверку безопасности и собеседование на русском и английском языках. После одобрения, уже будучи в Казани, мы проходили техническую подготовку: изучали места проведения Саммита, получали пропуски и форму, а также проходили тренинги, как направленные на командообразование и развитие soft skills, так и функциональные, посвященные нашим непосредственным обязанностям.

Перед каждым мероприятием волонтеры должны были ознакомиться с материалами о Саммите, затем пройти тренинг от организаторов. Только после этого их допускали к работе с гостями. Подготовка была детализированной до мелочей – вплоть до правил завязывания шейных платков для девушек.

На XVI Саммите БРИКС в Казани я работала в протокольной службе красной зоны – там, где проходили заседания и переговоры глав 35 государств и 6 международных организаций. Работа в протоколе всегда отличается высоким уровнем ответственности и непредсказуемости: нужно быть готовым выполнить поручения любой сложности. Моя задача заключалась в обеспечении комфортного пребывания лидеров государств на площадке – от встречи до решения любых возникающих вопросов.

Я работала на двух направлениях – медийном сопровождении и организации транспорта. В блоке СМИ отвечала за техническую поддержку журналистов, обеспечивая бесперебойную работу пресс-групп во время мероприятий. В рамках второй задачи я встречала гостей в аэропорту с именными табличками, координировала подачу трансферов и сопровождала участников до отеля. В финальные дни схема работы повторялась в обратном порядке – я помогала с выездом и проводами делегаций.

В рамках Саммита глав государств БРИКС мне посчастливилось работать в качестве тим-лидера волонтерского корпуса блока «Встречи/проводы». Наша команда из 15 человек работала в аэропорту, где мы встречали и провожали делегации. В мои обязанности входили: составление ежедневных графиков работы волонтеров, координация работы команды, контроль выполнения задач, а также личное участие в процессе. Мы помогали гостям ориентироваться в аэропорту, переводили их речь для сотрудников аэропорта и наоборот. Нашей целью было не только обеспечить комфорт делегаций, но и создать положительный образ Саммита, поскольку мы были первыми, кого видели участники по прибытии.

На VI Молодежном энергетическом Саммите БРИКС наша команда выполняла двойную функцию: сопровождение гостей по павильону «Атом» на ВДНХ и организационная работа на площадке, подготовка пространства Саммита: расстановка мебели для круглых столов, настройка оборудования для синхронного перевода, распределение брендированной продукции. Самым интересным было, конечно, живое общение с гостями и решение разнообразных форс-мажорных ситуаций.

Моя работа заключалась в содействии службе безопасности на контрольно-пропускном пункте и обеспечении языковой поддержки, включая устный перевод для участников мероприятия.

На XVI саммите БРИКС в Казани я в паре с офицером связи МИДа сопровождала делегацию Республики Конго, работала с министром иностранных дел, послом, почетным консулом и даже встречала президента! Очень много последовательно переводила: личные беседы, экскурсии в Кремле, в музеях, по городу. Также приходилось оперативно решать нестандартные задачи.

На IX Юридическом форуме стран БРИКС, который проходил в стенах нашего Университета, я выполнял функции атташе по сопровождению делегации Ассоциации юристов Индии. В мои обязанности входила полная организация пребывания гостей: от встречи в аэропорту и трансфера до координации участия в деловой программе и разработки культурной программы. Отдельно можно отметить учет предпочтений в отношении блюд, так как для делегатов из Индии этот аспект требовал специального подхода. В целом, мне необходимо было создать сбалансированный график, сочетающий насыщенную программу форума, культурные мероприятия и время для отдыха, чтобы обеспечить комфортное и продуктивное пребывание гостей.

Рабочая смена длилась 12 часов в течение пяти дней подряд, что требовало значительных физических усилий. Однако приобретенный опыт и яркие впечатления от волонтерской деятельности однозначно того стоят!

Я бы сказал, что, скорее, не трудности, а препятствия, которые требовали смелости и находчивости. Особенно запомнились ситуации, связанные с языковыми нюансами. Казалось бы, английский – универсальный язык, но его восприятие сильно варьировалось от делегации к делегации. То, что было понятно представителю Бразилии, могло вызвать вопросы у других участников.

Еще одна интересная ситуация была связана с протоколом. После расширения БРИКС в 2024 году многие на тот момент еще не успели привыкнуть к обилию флагов. Пришлось экстренно освежать в памяти флаги вновь вошедших стран, чтобы не было казусов. Правда момент, когда один из дипломатов, расставляя флаги в переговорной, взял три флага и спросил участников: «А какой ваш?». Он не только разрядил обстановку, но и наглядно показал, что даже профессионалы могут сталкиваться с подобными ситуациями.

Безусловно, работа волонтером на международном форуме – это отличный профессиональный и жизненный опыт. Прежде всего, общаясь неделю с делегатами на иностранном языке, я смог улучшить свое произношение и в целом разговорные навыки, поскольку коммуникация с носителями языка изучаемого региона – это основная компонента для успешного освоения языка.

Но ценность этого опыта не ограничивается языковой практикой. Постоянно находясь среди индийских делегатов, я получил возможность глубже понять их культуру, менталитет и систему ценностей – увидеть, в чем наши взгляды совпадают, а в чем – принципиально расходятся.

Пожалуй, главный навык, который оттачиваешь во время волонтерства - это умение решать проблемы. При всем желании нельзя просчитать все наперед, поэтому регулярно приходилось сталкиваться с непредвиденными ситуациями и нестандартными запросами. Примечательный пример – несмотря на тот факт, что я не специализируюсь на юриспруденции, мне фактически пришлось выступать в роли консультанта по правовым вопросам.

Волонтерская деятельность в первую очередь развивает коммуникативные навыки, поскольку требует взаимодействия с разными людьми из различных культур. Порой это непросто, но всегда невероятно интересно и полезно для расширения кругозора. Не менее важное качество – адаптивность. В ходе мероприятия программа может меняться, и поэтому очень важно уметь быстро сориентироваться в новых условиях, чтобы оперативно помочь гостям и организаторам.

Работа с индийской делегацией подарила мне множество живых и запоминающихся моментов. Особенно интересным оказался опыт сопровождения во время шоппинга. Понятно, что при посещении такой страны, как Россия, хочется увезти с собой как можно больше напоминаний о ней, поэтому посещением сувенирных магазинов гости столицы не ограничивались. Ввиду того, что в Индии, да и на Востоке торг – неотъемлемая часть повседневной культуры, индийские делегаты были настолько убедительны, что получали скидки даже в магазинах с фиксированными ценами, хотя в России эта практика не распространена.

Особое место в моей волонтерской практике заняла работа на торжественном приеме в рамках Саммита, где в сотрудничестве с представителями ФСО, проверявшими приглашения, мне довелось обеспечивать лингвистическую поддержку на пункте прохода почетных гостей. Это мероприятие стало уникальной возможностью применить языковые навыки в исключительных обстоятельствах.

Этим вечером среди членов делегаций мне удалось встретить Дилму Русеф, ряд министров КНР, Казахстана и ЮАР, а также сказать Николасу Мадуро, президенту Венесуэлы: «¡Hola y bienvenidos!» («Здравствуйте и добро пожаловать!»). В ответ на что он улыбнулся и ответил: «¡Gracias!» («Спасибо!»).

Одно из ключевых преимуществ событийного волонтерства – возможность стать частью масштабного мероприятия, обычно недоступного для людей «со стороны». Мне особенно запомнились моменты общения между молодыми учеными стран БРИКС. Их энтузиазм, искренняя увлеченность наукой и желание менять мир действительно заряжали энергией и вдохновляли.

Многие спрашивают, как удается сочетать волонтерскую деятельность с учебой. На практике это не так сложно, как может показаться. Во время Саммита БРИКС я полностью сосредоточилась на выполнении своих обязанностей, а по возвращении в Москву сделала упор на занятиях. Благодаря четкому планированию и концентрации мне удалось достаточно быстро наверстать пропущенный материал.

Дополнительным преимуществом стала «Неделя МО» – ежегодное осеннее мероприятие Факультета. В этот период отсутствие домашних заданий существенно облегчило адаптацию к учебному ритму после Саммита.

Успешное совмещение академической нагрузки с участием в мероприятиях требует двух ключевых условий: грамотного планирования времени и осознанной расстановки приоритетов. Студентам МГИМО действительно доступно множество возможностей для профессионального роста через участие в крупных событиях, но всегда стоит рассчитывать свои силы так, чтобы не было перегрузок. Так, например, прежде чем подавать заявку на любое мероприятие, будь то Саммит БРИКС или другая инициатива, я оценивала, смогу ли я в сжатые сроки наверстать то, что я могу упустить из-за мероприятия по учебе. Таким образом, первый и самый важный шаг к правильной организации своего времени – это постараться объективно оценить свои возможности.

При этом система волонтерской работы обычно предусматривает достаточную гибкость. Организаторы заранее согласовывают с участниками график, а командный формат работы позволяет договориться о замене при необходимости – например, для написания контрольной работы. Главное – заранее предупредить координаторов и не покидать площадку проведения мероприятия без согласования.

Волонтерство стало неотъемлемой частью моей студенческой жизни и подарило мне невероятные эмоции и опыт. Могу с уверенностью сказать, что работа в Волонтерском Центре МГИМО и участие в организации крупных международных событий стали для меня источником профессионального вдохновения. Сейчас я являюсь частью команды Дирекции Всемирного Фестиваля молодежи, в организации и проведении которого в 2024 году мне довелось принять участие в качестве тренера волонтеров МГИМО и координатора направления «Протокол».

На самом деле сложно представить себе более подходящую для студента-международника активность, чем помощь в организации саммитов и форумов. Ты напрямую взаимодействуешь с первыми лицами государства, практикуешь язык, находится применение твоим знаниям протокола. А если тебя похвалил посол, значит ты действительно хорошо справляешься! Это становится серьезным стимулом для дальнейшего карьерного роста в сфере международных отношений.

Волонтерство – кладезь возможностей для профессионального роста, прокачивания soft skills, поиска единомышленников и настоящих друзей. Не упустите шанс подарить себе по-настоящему запоминающееся студенчество!

Если вы хотите применить ваши знания на практике, попробовать себя в роли дипломата еще во время учебы, понять, как же на самом деле устроены международные отношения, вам обязательно стоит поучаствовать в каком-нибудь международном мероприятии! Волонтерский центр МГИМО предоставляет массу интересных возможностей!

Определенно стоит попробовать себя в роли волонтера хотя бы на нескольких мероприятиях! Возможность применить на практике те знания, которые вы получаете в Университете, действительно очень вдохновляет и мотивирует развиваться дальше.