Как матрица Эйзенхауэра может помочь финансисту?  

Мы уже обсуждали с экспертами, как оптимизировать рабочий процесс и управлять временем более эффективно. Многие из них упоминали матрицу Эйзенхауэра. Рассказываем подробно, что это за инструмент и как он может помочь финансисту — от специалиста до финдира.

Материал написан для блога «Помощник финансиста».

Зачем нужна эта матрица

Рабочий список дел финансиста — длинный перечень, где чередуются пункты «согласовать платёж на 10 тысяч» и «разработать финансовую стратегию». Чтобы не запутаться, такой список необходимо систематизировать — например, разбить по категориям: «отчёты», «стратегии», «презентации». Такой способ удобен, когда дел немного. Но потом список расширяется, и здесь уже поможет матрица Эйзенхауэра — инструмент, с которым легко расставить приоритеты.

Суть метода

Чтобы понять, за какие дела браться в первую очередь, оцениваем каждый пункт в списке по двум критериям.

• Важность. Например, для бизнеса глобальная цель — рост стоимости компании или новый продукт. По каждой задаче из списка отвечаем на вопросы: это дело важное? Его выполнение приблизит к основной цели? Что будет с бизнесом, если проигнорировать этот пункт?
• Срочность. Здесь вопрос другой: что будет, если не сделать это дело прямо сейчас? У многих задач есть дедлайны: например, сдача отчётности в налоговую, подготовка презентации на совет директоров. Их отложить нельзя, а вот разработка логотипа нового продукта может и подождать.

Как построить матрицу Эйзенхауэра

Если представить, что по горизонтальной оси отображается важность каждой задачи, а по вертикальной — срочность, то получится квадрат из четырёх частей. Для удобства их называют A, B, C и D. Разберёмся, что стоит за каждой буквой.

A: Важно и срочно

В этот раздел попадают обязательные дела, которые нельзя откладывать. В идеальном мире квадрат A пустует, но в реальности найдётся десяток причин, по которым в нём оказываются «горящие» задачи: заболел ответственный за отчёт сотрудник, обанкротился поставщик, испортился товар на складе. Если этот квадрат переполнен, то либо целей слишком много и сложно сосредоточиться на чём-то одном, либо нагрузка изначально слишком велика для одного человека, либо просто наступил кризис и требуется больше усилий, чтобы остаться на плаву.

Что делать? Без вариантов — делать важные и срочные дела прямо сейчас. А на будущее — более внимательно подходить к планированию, например, ставить подчинённым дедлайны с небольшим запасом.

B: Важно, но несрочно

Самый интересный квадрат! Это основные задачи, развивающие бизнес: разработать новый шаблон финансового отчёта, составить финансовую стратегию на следующий год. Это полезная и ценная работа, для которой и нанимают финдира.

Такие проблемы решаются эффективнее, чем срочные. Например, на финансовую модель нового проекта есть месяц. Времени достаточно, чтобы разработать оптимальную структуру, корректно внести входные параметры, тщательно проверить. Все эти дела — с долгосрочным эффектом, они не только для роста компании, но и для профилактики возможных проблем.

Что делать? В спокойном режиме выполнять задачи, но не откладывать на слишком отдалённое будущее — ведь со временем они автоматически окажутся в первом квадрате.

C: Срочно, но неважно

Утомительный, рутинный квадрат. Собрать вручную данные из десятка таблиц в ежедневный отчёт. Потратить два часа на совещание, куда вас пригласили «для галочки». В конце напряжённого дня, посвящённого таким занятиям, остаётся только усталость, а ощутимого результата нет: процессы лучше не стали, деньги для компании не заработали. Эти дела отвлекают от пути к личным и деловым целям.

Что делать? Делегировать. Отправить на совещание заместителя, отдать рутину на аутсорсинг, автоматизировать сбор данных для отчёта — например, сервис «Финансист» отлично умеет это делать.

D: Неважно и несрочно

Последний квадрат — дела, у которых нет ни дедлайна, ни смысла с точки зрения глобальных целей. Чаще всего их делают под предлогом «это поможет отвлечься и отдохнуть». Они отнимают массу времени, утомляют и только создают иллюзию активности. Внимательно перечитайте список дел — а точно ли это нужно делать? Ведь даже если их проигнорировать, то никаких санкций за это не будет.

Что делать? В идеале — ничего. Если вы откажетесь от их выполнения или хотя бы сведёте к минимуму, и вы, и бизнес только выиграют.

Как поможет матрица

Матрица Эйзенхауэра — инструмент для управления временем. План такой: сначала действовать по убыванию срочности (тушим пожары), а потом — важности (развиваем бизнес).

1. Разобраться с квадратом А. Невыполнение этих задач приводит к серьёзным последствиям, а иногда и денежным потерям.
2. Перейти к квадрату C. Пусть эти дела не так важны, но мигающие красные лампочки на панели управления раздражают и отвлекают.
3. С удовольствием заняться квадратом B и посвятить время сложным, интересным задачам и развитию бизнеса.
4. Оставить без внимания квадрат D.

Польза матрицы Эйзенхауэра ещё и вот в чём: чёткий алгоритм действий снижает эмоциональную нагрузку от длинного списка дел, а количество рабочих часов снижается. Ведь мы отказываемся от неактуальных целей и не тратим время на последствия авралов и нарушенных дедлайнов.

Как извлечь из матрицы Эйзенхауэра ещё больше пользы

На этапе планирования работы постарайтесь сразу освободить квадрат A, адекватно спланировав дедлайны. А на этапе ретроспективного анализа работы оцените, сколько времени за прошлую неделю вы потратили на каждый квадрат. Если на важные дела пришлось меньше половины — это плохо.

Матрицы Эйзенхауэра — не волшебная таблетка. В сутках не станет 48 часов, но имеющимися 24 вы сможете распорядиться максимально разумно!

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.