OPEX: как контролировать операционные расходы

Расходы компании можно разделить на две большие группы — операционные и капитальные. Контроль над OPEX помогает предприятию стабильно работать каждый день, а рациональное управление CAPEX защищает его от покупки бесполезных активов. Рассказываем об особенностях OPEX, как анализировать показатель и как с его помощью принимать решения.

Материал написан для блога «Помощник финансиста».

Автор: редакция сервиса для автоматизации управленческой отчётности «Финансист».

OPEX (Operating Expense или Operational Expenditure) — это повседневные расходы компании, которые идут на обеспечение её работы. К ним относятся себестоимость продукции или услуг, а также коммерческие и административные затраты. Например, зарплата работников, аренда помещений, текущий ремонт оборудования. Такие расходы поддерживают производственный процесс компании.

OPEX имеет несколько важных особенностей.

Краткосрочность. OPEX включает в себя регулярные затраты. К примеру, на коммунальные услуги, расходы на материалы и сырьё.
Влияние на прибыль. OPEX напрямую влияет на операционную прибыль и маржинальность предприятия.
Эластичность. Операционные расходы можно корректировать с учётом текущих потребностей.
Стратегическое значение. От эффективного управления OPEX зависит текущая конкурентоспособность и стабильная работа бизнес-процессов.
Влияние на активы. OPEX не увеличивает стоимость активов компании и не рассматривается как инвестиции.

К OPEX также относятся услуги аутсорсеров — их предпочитают начинающие предприниматели для экономии средств. Однако это действие также увеличивает зависимость от сторонних лиц и компаний.

При краткосрочном планировании OPEX выгоднее CAPEX. Например, арендовать офис на год дешевле, чем его купить. Однако в перспективе расходы рискуют стать бременем — деньги могут уходить и не увеличивать размер активов.

Например, компания «Бильдгеймер» построила фабрику по производству цемента. Организация купила землю, возвела здание и приобрела оборудование — это были капитальные затраты. Теперь ей нужно содержать предприятие. Деньги нужны на:

зарплату персонала;
оплату коммунальных услуг;
обслуживание и ремонт оборудования и инструментов;
страхование имущества и сотрудников от несчастных случаев;
расходные материалы и запчасти;
закупку канцтоваров, оплату услуг связи и интернета;
маркетинг и рекламу;
логистику и транспортировку материалов и готовой продукции, в том числе хранение;
налоги, лицензионные сборы и комиссии за банковские переводы.

Финансовый директор компании относит затраты из списка к OPEX, то есть к расходам на поддержку стабильного производственного процесса.

Как анализировать OPEX

Анализ операционных расходов помогает определить, насколько продуктивно компания использует свои ресурсы в повседневной жизни. Рассказываем, как это можно сделать.

Шаг № 1. Сбор и категоризация

Соберите все данные об операционных расходах за нужный период, месяц, квартал или год. В список попадёт зарплата, аренда, коммунальные платежи, расходы на сырьё и другие административные и коммерческие расходы.
Затем разделите расходы на категории. Они должны отражать определённую сферу бизнес-процессов, например, производственные затраты или маркетинговые расходы.

Шаг № 2. Анализ

Сравните категории и отдельные расходы по периодам, чтобы найти тенденции и аномалии. Сопоставьте фактический OPEX со значениями в бюджете. Изучите действия, которые привели к этим результатам.
Для каждого периода найдите отношение OPEX к общему объёму продаж. Сравните эти показатели, чтобы выяснить, насколько расходы продуктивны по отношению к доходам.

Шаг № 3. Оптимизация и корректировка

Найдите категории, где можно снизить затраты без ущерба для качества и производительности. Рассмотрите возможность улучшить операционную эффективность, например, через автоматизацию или переговоры с поставщиками.
Примите управленческие решения по корректировке OPEX. Процедура включает в себя изменения в процессах, реструктуризацию или инвестиции в технологии.

Шаг № 4. Прогнозирование, мониторинг и контроль

Составьте прогноз операционных расходов на основе исторических данных в вашей отрасли. Учитывайте план развития компании и внешние факторы.

Установите систему регулярного мониторинга для поиска отклонений от плана. Для этого можно использовать сервис управленческой отчётности «Финансист». Посмотрите на опыт московской сети автошкол «Автоунивер» — они построили точную финансовую модель и свели все счета филиалам воедино.

Практические рекомендации по управлению OPEX

В повседневной жизни от OPEX зависит стабильная работа предприятия. Приведём несколько практических советов по управлению показателем.

Разработайте бюджет OPEX на основании исторических данных. Регулярно сравнивайте фактические расходы с плановыми показателями и анализируйте отклонения.
Внедрите автоматизированные системы, чтобы увеличить производительность и сократить затраты на ручной труд. Установите систему мониторинга и отчётности, которая позволит быстро находить отклонения. Стандартизируйте бизнес-процессы.
Регулярно ищите области, где можно сэкономить. Поиск и сокращение затрат не должны приводить к ухудшению характеристик продукции или услуг.
Выстраивайте стратегические отношения с ключевыми поставщиками, чтобы добиться лучших цен и условий. Регулярно пересматривайте и сравнивайте предложения.
Внедрите системы контроля качества, которые помогут избежать дорогостоящих ошибок и брака.
Обучайте сотрудников экономить ресурсы и мотивируйте их на уменьшение ненужных трат.
Используйте энергоэффективные технологии, которые могут снизить затраты на коммунальные услуги. Переходите на более экологически чистые и экономичные ресурсы.

Ключевое про OPEX

Рост OPEX снижает чистую прибыль, поэтому компании стараются оптимизировать операционные расходы.
Снижение OPEX говорит об увеличении эффективности бизнеса, если сохраняется или растёт уровень объёма производства.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.