Как «не сгореть» на работе? Инструкция для финансовых директоров
Как часто вы сталкиваетесь с тем, что задач становится всё больше, а сил на их выполнение — меньше? Собственнику нужен результат, а вам нужно быстрее его дать, окончательно не выгорев. Поделились способами оптимизации рабочих процессов, которые помогут финансовому директору оставаться максимально эффективным без вреда для себя.
Материал написан для блога «Помощник финансиста».
Автор: Татьяна Гладченко, финансовый директор на аутсорсе.
Что поможет финансовому директору оставаться в строю?
1. Делегирование
«Технические» функции нужно по-максимуму делегировать подчинённым или другим сотрудникам компании. Например, когда вы настраиваете в компании систему учёта, сразу продумайте, кто и в какой форме будет передавать вам информацию.
Часть участников этого процесса может не быть в вашем прямом подчинении: ряд функций можно передать в специализированные подразделения. Для этого при построении системы управленческого учёта необходимо определить центры ответственности. Например, кладовщик может вести складской учёт и передавать вам необходимую информацию.
2. Унификация отчётности
Этот пункт особенно важен, если у компании есть отдельное подразделение, например, в другом городе. Информация от филиала должна предоставляться в нужном вам виде, а не в том, который удобен сотрудникам других подразделений. Об этом нужно заранее договориться.
3. Установление сроков сдачи отчётов
Сроки сдачи отчётности необходимо установить для каждого центра ответственности. Это поможет избежать конфликтов, выстроить чёткую систему взаимодействия и не допустить задержек в работе.
4. Автоматизация системы учёта
Грамотный финансовый учёт нужен в любом бизнесе. А если оборот компании превышает 2 млн рублей в месяц, необходимо задуматься об автоматизации. Рост бизнеса — тест на качество выстроенных процессов. Если в компании хаос, то при её росте он увеличивается в геометрической прогрессии.
Я всегда обожала Excel и не думала, что он может меня подвести. Работая в строительной компании, я построила классную систему учёта в электронных таблицах. В них была вся необходимая аналитика, хранилась информация для анализа. Ни одна программа автоматизации не была способна решать такие задачи.
Но когда компания выросла в 2 раза, я стала чувствовать себя циркачом, который жонглирует булавами, балансируя на одноколёсном велосипеде. Огромный массив информации уже еле влезал в Excel, система учёта усложнялась, а на поиски ошибок в формулах уходило много времени. Контролировать ситуацию становилось все сложнее. Если бы я раньше позаботилась об автоматизации учёта, то сохранила огромное количество нервных клеток.
Сервис «Финансист» поможет вам автоматически формировать управленческую отчётность. Благодаря интеграциям с банками и 1С вы сможете быстро подгружать новые данные и отслеживать все показатели в реальном времени.
5. Оптимизация документооборота
Довольно часто в компаниях документы хаотично передаются из отдела в отдел. Одни могут попасть на ваш стол несколько раз, и вы потратите время на обнаружение повтора. Другие пройдут мимо, и потом придётся их разыскивать. Отлаженный документооборот позволит избежать ненужных ошибок и упростит вашу работу.
3 совета, которые помогут любым специалистам
1. Нужно уметь отдыхать и переключать своё внимание
У каждого специалиста бывают периоды тяжёлой, нервной работы. Из-за постоянного напряжения и отсутствия отдыха эффективность действий начинает стремительно снижаться.
Для таких случаев нужно разобраться, каким образом именно вы можете отключаться от работы. Возможно, вам подойдёт медитация, изучение нового языка или другое хобби.
2. Нужно сочетать периоды интенсивной работы и отдыха в течение дня, недели и месяца
Когда мы работаем в обычном режиме, то постоянно переключаем своё внимание. 5 минут поработали с файлом — отвлеклись на сообщение и зависли в телефоне. Вернулись к файлу и поработали 10 минут. Звонок — поговорили 7 минут. Опять вернулись к файлу, но через 2 минуты захотелось пить. Пошли за водой — встретили коллегу… День прошёл, а задач решено мало.
Я стала применять периоды сознательного напряжения и сознательного расслабления.
Сев за компьютер, я даю себе минуту настроиться на работу, затем отключаю звук телефона и завожу таймер на 20 минут. В течение этого времени я полностью концентрируюсь на задаче. Когда звенит таймер, смотрю на телефон. Если есть срочные звонки или сообщения, реагирую на них, но стараюсь уложиться в 10 минут.
Затем начинаются следующие 20 минут концентрации на работе. Если в течение этого времени не появилось других дел, которые требуют внимания, я продлеваю этот период ещё на 20 минут.
Отзывы, жалобы или вопросы, которые поступают от клиентов через email, чат- Когда мозг находится в постоянном напряжении, эффективность его работы низкая.
Поэтому важно чередовать периоды напряжения и расслабления, чтобы дать мозгу время отдохнуть перед следующей задачей.
3. Нужно уделять внимание физической активности
Спорт может послужить для вас отдельным источником энергии для работы. Вариантов тут множество: бег, походы в спортзал, йога и так далее.
Не буду оригинальной, если скажу о том, что утренняя пробежка перед рабочим днём даёт мне энергию. Во время бега я чувствую свободу и лёгкость, а иногда нахожу решения сложных задач.
Хорошим дополнением к физической нагрузке будет баня или бассейн. Вода помогает расслабиться и «очиститься» от тяжёлых мыслей.
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.