Как 20-летний специалист систематизирует компанию из 250 человек

Телепорт — не только для предпринимателей

Не все знают, но на платформе Телепорт обучаются не только владельцы бизнеса, но и их сотрудники. Сегодня расскажу кейс, как ассистент по развитию бизнеса взяла инициативу в свои руки и помогла навести порядок в крупной компании.

Начало работы: анализ ситуации

Когда Юлия пришла в компанию, там уже начали обучение в Телепорте, но системного подхода к управлению процессами не было. Регламенты существовали, но в разрозненном виде — устные указания, заметки и файлы без единой структуры. Это усложняло адаптацию новых сотрудников и замедляло работу.

Компания приняла решение нанять ассистента по развитию бизнеса, который внедрит полученные знания и создаст рабочую систему регламентов. Юлии поручили изучить материалы на платформе Телепорт, после чего она подготовила отчет и предложила план действий.

Внедрение регламентов: пошаговый процесс

1. Анализ текущего состояния

Юлия провела аудит существующих регламентов и выявила проблемы:

• В компании было всего 10 документов, но они не отражали реальных процессов;
• Многие операции выполнялись хаотично, без четких инструкций;
• Не существовало системы согласования и утверждения регламентов.

2. Сбор информации через интервью

Чтобы создать работающие регламенты, Юлия начала проводить интервью с сотрудниками. Она задавала вопросы о реальных рабочих процессах:

• Какие функции выполняет сотрудник?
• Как часто и в каких системах он работает?
• Какие отчеты готовит, кому и когда их отправляет?
• Как взаимодействует с коллегами?

Такой подход позволил учесть нюансы работы каждого отдела и избежать типичных ошибок.

«Я научилась задавать правильные вопросы. Это самый важный критерий, который бросился в глаза: если задаешь вопросы неправильно, возникает много недопониманий, в том числе с людьми вне работы»

3. Создание структуры регламентов

Юлия разработала единый шаблон, включающий:

• Описание процесса и этапов выполнения;
• Ответственных за каждый этап;
• Ожидаемый результат;
• Критерии эффективности;
• Ссылки на необходимые документы.

4. Сквозные процессы и циклограммы должностей

После работы с отдельными регламентами Юлия взялась за сквозные процессы — когда один процесс затрагивает сразу несколько отделов. Это помогло исключить дублирование задач и ускорить взаимодействие.

«Мы прописали регламент не только внутри отдела, но и между подразделениями, чтобы каждый понимал, кто и когда подключается к работе»

Также она составила циклограммы должностей — визуальные схемы, которые показывают, какие задачи, в какие сроки и с какой частотой выполняет сотрудник.

«Теперь каждый может открыть циклограмму и увидеть свой рабочий ритм. Это упростило адаптацию новичков и помогло выявить неэффективные зоны.»

4. Этап согласования

После сбора информации документ проходил несколько этапов согласования.

Один из главных вызовов — необходимость учитывать разные взгляды руководства на структуру регламентов:

«Самое сложное было это укомпоновать все в один документ и получить какой-то общий результат, который должен удовлетворять всех»

В их компании многоуровневая система согласований. Регламент проходит через четыре ответственных лица, прежде чем будет утвержденным. И на каждом этапе могут встретиться правки.

Этот процесс помог создать качественные документы, которые соответствовали реальным бизнес-процессам.

5. Внедрение в работу

После утверждения регламентов:

• Провели обучающие сессии для сотрудников;
• Разместили документы в корпоративном хранилище;
• Включили регламенты в процесс адаптации новых сотрудников;
• Настроили систему обратной связи.

Итоги работы

За время работы количество регламентов увеличилось с 10 до 76. Это дало компании:

• Четкое распределение обязанностей;
• Снижение ошибок и конфликтов;
• Быструю адаптацию новых сотрудников;
• Единые стандарты работы в филиалах.

Этот кейс показывает, что даже один инициативный сотрудник, вооруженный правильными знаниями, может серьезно изменить работу крупной компании.

Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники могли так же эффективно систематизировать процессы в вашей компании, приходите на наш курс «Простые регламенты».