Система управления для роста прибыли за 8 шагов. Часть 2
Как мы будем строить систему
Дальше я покажу четкую последовательно шагов, придерживаясь которой вы сможете сделать свой бизнес системным, эффективным и устойчивым.
Это именно выверенная последовательность, которая имеет логическое обоснование.
Первые 3 шага ориентированны на быстрый результат с точки зрения роста прибыли и стабилизации процессов.
Вторые 5 шагов направлены на формирование стратегии развития системы управления.
Первый шаг - перестать делать то, что делать НЕ надо.
До 50% операционки, той самой, из которой вы так хотите выйти - создаете себе сами.
- Страдаете гиперконтролем. Вроде бы что-то делегировали, но нужно обязательно залезть везде со своим мнением;
- Бежите решать работу за сотрудника, когда он прибегает с проблемой;
- Не выпускаете телефон из рук и отвечаете на ВСЕ звонки сотрудников;
- Находитесь во всех чатах и переписках, коих наплодили уже не один десяток;
- Боитесь обидеть людей требовательностью и поэтому спускаете на тормозах их НЕ исполнительность, в итоге сами затыкаете дыры;
- Делаете задачи, которые НИКАК не ведут к росту ПРИБЫЛИ и вашим ЦЕЛЯМ.
У каждого цели могут быть разные, кто-то хочет больше зарабатывать и это приоритет, а кто-то стабилизировать процессы и меньше зависать в операционке.
Какая бы цель не была, самый первый и главный вопрос, который мы должны задать себе - каким мне надо стать, чтобы достичь цели?
То есть если мы хотим перестать делать работу за сотрудников, то мы не бежим регламенты писать, они вас не спасут.
Сначала думаем о том как мне надо измениться, изменить свое поведение в отношениях с сотрудниками.
Можно сколько угодно внедрять инструментарий, считать таблички и цифры, но если мы сами не меняемся, то результат будет посредственный или его вообще не будет.
Бизнес - всегда продолжение личности владельца. Меняетесь вы - меняется бизнес.
Поэтому на первом шаге анализируем что вы делаете сейчас и что можно перестать делать безопасно для бизнеса.
Как изменить взаимодействие с сотрудниками, чтобы перестать делать их работу и быть тушителем пожаров.
Это то, что позволит вытащить себя из неэффективной операционки и текучки. Уже тут почувствуете, что можно управлять бизнесом ПО-ДРУГОМУ.
И освободите 30-50% времени просто за счет того, что перестанете делать хаотичные действия и беспорядочно реагировать на любые внешние раздражители, будь то сотрудник или уведомление чате.
И это время мы будем использовать для действительно важных дел - построения СИСТЕМЫ управления, которая станет вашим АКТИВОМ .
Второй шаг - собрать главные цифры бизнеса и понять за счет каких показателей будем расти в прибыли
Помните, что система имеет целенаправленное движение? Так вот в нашем случае цель - прибыль. Это наш главный интерес.
Дело в том, что в 9 из 10 компаний малого бизнеса можно увеличить прибыль на 30-50% БЕЗ дополнительных вложений, с текущей командой и ресурсами. При чем рост будет стабильный и без откатов.
Но этого не происходит потому что по каким-то причинам многие собственники не любят считать цифры и вообще не МЫСЛЯТ прибылью.
Мыслят чем угодно: выручкой, клиентами, сервисом, но только не прибылью
И я догадываюсь почему. Когда видишь сложные таблицы и непонятные финансовые термины, типа "ебиды", то непроизвольно начинаешь зевать.
У вас может не быть отчетов о прибылях и убытках, может не быть баланса, но если вы четко знаете свои операционные показатели, то у вас точно будут деньги.
Поэтому я даю понятную и простую методологию, благодаря которой с помощью одной таблицы будете управлять бизнесом через цифры и сможете резко поднять прозрачность управления и главное:
Начнете принимать точные управленческие решения для роста ПРИБЫЛИ
Именно для этого и нужна оцифровка, чтобы увидеть ГДЕ зарыты деньги и КУДА направить фокус, чтобы их стало больше.
Для этого мы
Поставим четкую цель по прибыли
Определим ключевые показатели, достигнув которые выполним цель;
Вовлечем в этот процесс команду и определим ответственных за каждый показатель;
Поставим четкие планы и целевые значения показателей.
Наконец-то увидите, что не только ВЫ отвечаете за все.
А вопрос "Какой поставить план продаж и как его обосновать" отпадет сам собой раз и навсегда.
Сразу скажу, что я не против полноценного финансового учета - нет.
Это очень важная и нужная вещь. Только вот времени на внедрение нужно от 3-х до 6 месяцев, а для производственных компаний и того больше.
И уже тем более настраивать этот учет должны не вы и об этом будем говорить в четвертом шаге.
Управлять бизнесом без цифр, все равно, что подмигивать красивым девушкам в темноте. Цифры - лучший способ вовлечь команду в достижение результата.
Дочитайте до конца и я выдам бонус как увеличить прибыль через работу с показателями за счет небольших локальных улучшений.
Третий шаг - держать руку на пульсе и повышать отдачу от текущих сотрудников без выжигания команды.
Теперь надо сделать так, чтобы команда видела цифры, стремилась к их выполнению и провоцировать принятие своевременных решений - это ключевая вещь в этом шаге.
Абсолютное большинство собственников исповедуют "чайка менеджмент" и вместо классических функций управления - планирования, учета и контроля, используют вполне себе логичные и понятные для большинства - прилетел, насрал и улетел.
Поэтому на этом шаге мы учимся правильно взаимодействовать с командой.
Главная обязанность руководителя - оценка выполнения плана и быстрая реакция на отклонения.
А раз вы читаете эту статью, значит вы руководите своими людьми и вам необходимо внедрить регулярные встречи, научиться ставить задачи правильно, фиксировать их и внедрить систему отчетности.
Это то, что позволит повысить исполнительскую дисциплину сотрудников и начать достигать системного результата ИХ руками.
Мы научимся работать в режиме План/Факт, видеть отклонения и корректировать действия, чтобы финансовый результат месяца был ПРЕДСКАЗУЕМ.
Это избавит вас от перманентной тревоги, появится ощущение контроля и определенности действий.
А результат месяца перестанет быть сюрпризом, когда он уже случился и времени, чтобы что-то изменить и принять необходимые решения уже нет.
Второе важное изменение, которое произойдет
Вся команда увидит кто и что делает, каких результатов достигает - резко повышается прозрачность взаимодействия. И тут надо запомнить и вбить себе в голову:
Лучшие любят порядок
Когда вы организуете работу так, то это приводит к тому, что лучшие начинают агрессивнее двигаться вперед, а худшие подтягиваются за ними.
В этом инструменте заложен глубокий психологический механизм - то, что сильно стабилизирует человека и повышает отдачу от него даже без регламентов и кипиай.
Это один из моих любимых модулей, потому что без сложных решений дает потрясающие результаты.
На этом шаге абсолютное большинство Клиентов окупают работу со мной за счет роста прибыли.
Регулярность и дисциплина творят чудеса.
В конца я отдам мощный бонус "5 правил эффективной планерки" - сэкономит вам кучу времени и сил, а главное позволит получать отдачу от команды здесь и сейчас.
И это еще не все, читайте до конца и расскажу как получить.
Давайте подведем промежуточный итог
- Вы убрали все лишнее и суету в своих действиях. Перестали делать то, что делать не надо.
- Выявили главные цифры бизнеса и поставили четкие оцифрованные цели.
- Вовлекли команду в процесс, определили ответственных и начали регулярно встречаться с командой, оценивать план/факт и добиваться результата их руками.
Теперь переходим к стратегии организации системы, чтобы заложить фундамент для будущего роста и он не стал для вас смертельным.
Закладываем фундамент для будущего роста
Четвертый шаг - распределить зоны ответственности и сформировать каркас команды для будущего роста
Мы уже знаем что система - множество элементов между которыми установлены отношения и они двигаются к одной цели.
Цели поставили, теперь нужно выстроить отношения в команде. А для этого необходимо:
- установить четкие зоны ответственности и подчиненность
- определить цели и задачи должности
- понять кого нам не хватает сейчас, чтобы достичь целей компании.
Это то, что даст определенность для сотрудников и будет удерживать их в компании. Более того стабилизирует часть процессов и повысит прозрачность взаимодействия.
И в это нам поможет организационная структура управления (ОСУ) - важнейший инструмент в умелых руках собственника.
Одна из наиболее частых причин увольнения, когда сотрудник не понимает за что он отвечает, с кем и как взаимодействует, кому подчиняется.
На собеседовании ему говорили одно, а по факту совсем другое. Думал что будет делать одни задачи, а ему 2 разных руководителя накидывают другие задачи.
Вторая задача ОСУ - оценить оптимальность кол-ва людей.
Где есть перекосы в орг. структуре, лишние люди и как можно сделать перестановку текущих сотрудников, чтобы повысить эффективность их работы.
Раздутый штат - одна из главных причин низкой рентабельности бизнеса.
И это является симптомом плохо организованных процессов - об этом будем говорить в пятом шаге.
Третья задача - понять кто нам нужен, чтобы делегировать операционный функционал
Какие функции в компании выполняются хорошо и полностью делегированы, а какие зациклены на собственнике или вообще не делаются.
В этом блоке отвечаем на вопрос КТО нам нужен и на КАКОЙ результат.
Это самый важный стратегический блок, он не зря стоит первым
Потому что именно он позволит сформировать сильную команду, делегировать функционал и стать настоящим владельцем бизнеса.
Наконец-то уехать в отпуск без ощущения, что без вас все развалится.
И тут, как и обещал, открою главный секрет ВСЕХ успешных предпринимателей, которых вы знаете, будь то Галицкий или Тиньков.
Их объединяет одно важное качество
Они все сначала думают ЧТО нужно сделать и КТО это будет делать. И только потом КАК.
А как действует среднестатистический предприниматель?
Надо внедрить финансы - идет скачивает таблицы, покупает курс по финансам, что-то начинает делать и бросает на пол пути, потому что ВРЕМЕНИ НЕТ.
И так делать НЕ надо. Сначала КТО, потом что уже КАК.
Одна эта мысль, воплощенная в жизнь поможет вам вырасти, при условии, что сейчас на вас завязано множество ключевых функций.
И тут хочу развеять 2 больших заблуждения
Первое - то, что построение системы можно кому-то поручить - "Найму ген. дира или исполнительного или управляющую, пусть они строят систему".
Да, только этот человек выстроит систему под себя. А если вы не предложите ему вкусных условий партнерства, то рано или поздно отзеркалит ваш бизнес (зачем ему вы) и уведет часть команды, либо создаст внутреннюю ОПГ и будет зарабатывать помимо ЗП.
Мы помним, что построение системы - это менеджмент. А менеджмент - навык, а значит его необходимо освоить на базовом уровне и понимать КАК работает система
И кроме этого НЕЛЬЗЯ зацикливать все управление на одном человеке, любому понятно какая возникает зависимость.
Поэтому, даже если вам удастся найти такого человека (что редкость), то вам необходимы люди внутри компании, которые будут давать достоверную информацию о происходящем.
Тогда вы обретете настоящую независимость и управленческую силу.
А что это за люди? Расскажу чуть позже.
Второе - "У меня еще маленькая компания, мне рано думать об ОСУ".
Помните одну из главных причин почему закрывается 95% малого бизнеса в следующие 3 года? Потому что НЕ вывезли спрос, то есть не смогли его удовлетворить.
И причина только в одном - не было готовой орг. структуры
"Структура должна опережать спрос" - Галицкий С.Н., бывший владелец сети Магнит
То есть прежде чем вырасти нужно подготовить структуру, благодаря которой компаний не развалится из-за резкого РОСТА. Именно для этого нам и нужна ДОСТАТОЧНАЯ прибыль, чтобы часть денег реинвестировать в найм команды.
Потому что именно команда позволит выйти из операционки. А не регламенты или миссия и ценности.
И я подготовил бонус "Обязательные элементы орг. структуры управления" С его помощью вы сможете сами оценить вашу ОСУ и понять где идут перекосы и каких функций сейчас не хватает. Так что не переключайтесь и далее расскажу как получить.
Пятый шаг - нанять тех, кто нам нужен под цели и задачи
На этом шаге учимся нанимать тех, кто нам нужен на основании сформированной орг. структуры.
И первое, что нужно - понять какими качествами и характеристиками должен обладать человек, чтобы эффективно справляться со своими задачами.
Вообще научиться думать в отношении людей так "Где и при каких условиях этот человек лучше всего раскроет свой потенциал и будет давать нужный результат".
Такой способ мышления запускает правильные механизмы оценки текущих сотрудников и кандидатов. В итоге вы эффективнее используете человеческий капитал и получаете совершенно другие результаты.
У меня была менеджер по продажам, исполнительная, дисциплинированная, у нее была только одна проблема - отсутствие результатов.
При этом я заметил, что она очень педантичная, скрупулезная, все по полочкам, отлично заполняет документы и ведет 1С.
Я пересадил ее на место оператора, оно было свободным и человек показал себя прекрасно. Надо было видеть как изменилось ее настроение, она с радостью стала приходить на работу.
Почему так произошло? Я мог потерять лояльного сотрудника, просто потому что заставлял делать работу, которая не подходит под ее врожденные навыки и способности.
Это кстати одна из причин текучки сотрудников, когда человек находится НЕ на своем месте. В итоге не получает результата и удовлетворения от работы. Быстро выгорает и меняет место.
И дело тут не в зарплате, кроме этого существуют другие факторы удерживающие сотрудников в компании.
Нанимать людей ПОД результат по способностям
И тут я развею один из самых распространенных мифов - надо нанимать людей сильнее себя. Или нанимайте профессионалов своего дела.
Давайте представим, что вы взяли такого "профессионала" со стороны.
Это топ менеджер из международной крупной компании, которая из-за санкций ушла с рынка.
У него солидное портфолио, богатый опыт и качественные рекомендации - сомневаться не приходится.
Находите компромисс по ЗП, причем сильно выше того, что вы можете себе позволить, но раз уж на ютубе говорят нанимать профессионалов, то "надо брать значит".
Вы ждете что за такую ЗП начнутся какие-то тектонические сдвиги все "полетит" - вообще, если вас посещают такие мысли, то это опасный звоночек.
Только проходит месяц, второй, третий, а результата нет. И не будет.
То есть вы платите бешеную ЗП, а человек ее не окупает, то есть эффективность системы падает.
И человек-то может быть прекрасный и действительно профессионал своего дела, только вот он не подходит вам, как малому бизнесу.
Потому что он работал в абсолютно другой среде: стабильной, предсказуемой, с большими бюджетами и очень четко стандартизированной. Со своей HR службой, где на каждую функцию есть свой человек, а на каждую процедуру бумажка.
У меня был опыт найма HR'a из кока-колы, которая в первый же рабочий день попросила внутренний регламент найма сотрудников.
Которого конечно не было, потому что компания только начала как-то описывать происходящее в компании.
Проработала HR ровно 2 недели и сама уволилась.
Потому что работать в условиях стабильности и мирного времени, не то же самое, что в условиях острого дефицита ресурсов, цейтнота и постоянно меняющейся обстановки
Поэтому - нам не нужна команда "профессионалов".
Нам нужны те, кто лучше всего справится именно с этим участком работы. И дальше будет повышать свою квалификацию и расти вместе с компанией.
На этом шаге учимся искать, привлекать, проводить собеседования и тестировать кандидата так, чтобы потом не было больно за потерянное время и деньги, когда наняли не того и не туда.
Вы уже поняли, что и тут я подготовил бонус "Список точных вопросов для собеседования, чтобы сорвать маски" Все получите в конце, наберитесь терпения.
И теперь, когда понятно кто и за что отвечает надо обеспечить бесперебойное выполнение основных задач и стабилизовать процессы.
Шестой шаг - стабилизировать бизнес-процессы и повысить эффективность выполнения.
На этом шаге заложен огромный потенциал для роста прибыли и мало кто понимает почему.
Малый бизнес теряет до 10 рентабельности только потому что плохо организованный процесс выполняет 2 человека, когда мог бы 1.
Что существенно сокращает расходы на фот и повышает качество исполнения процесса. Потому что он становится проще и понятнее.
Но почему, если этот шаг так влияет на прибыль, то он идет только шестым?
Потому что пока нет зон ответственности, понятных цифр и регулярной оценки, пытаться стабилизировать процессы бессмысленно.
Это все равно что автоматизировать хаос - его станет еще больше.
Это одна из самых ГРУБЫХ ошибок.
Часто встречается ситуация, когда сотрудник один процесс выполняет 2 раза: по регламенту, как требует руководство и как ему удобно.
Парадокс? У нас так было, когда сотрудники вносили данные в 3 разных таблицы - данные везде были одни и те же.
Это приводит к тому, что люди не успевают качественно выполнять ключевые задачи, которые ведут к результату. И вы получаете "у меня не хватает времени", "нам нужен еще один человек в отдел", "мы зашиваемся" и т.д.
Чтобы стабилизировать бизнес-процессы нам не нужно их описывать сплошником и регламентировать, как советуют многие "гуру" менеджмента со сцен бизнес форумов.
Сплошная и беспорядочная регламентация приводит к обратному эффекту. Когда сотрудник прибегает к вам и говорит что он этого делать не будет, потому что не по инструкции.
Знаете, что такое итальянская забастовка? Поинтересуйтесь и писать инструкции и регламенты отпадет желание напрочь.
Тогда как стабилизировать процессы и повысить исполнительность?
Для этого нужно сделать 2 вещи
Первая - стабилизировать взаимодействие между разными сотрудниками и отделами, там где чаще всего происходит взаимодействие и потери информации.
Второе - максимально упростить процессы и дальше НЕ усложнять
Запомните
Правильно организованный процесс будет выполняться без инструкции или регламента. Это нужно лишь для масштабирования и ввода в должность новых людей.
Если исполнителю нужна инструкция, значит он плохо обучен на входе.
Седьмой шаг - внедрить систему мотивации за результат и повысить управляемость
Обратите внимание, что этот шаг один из самых последних. Тогда как совет "внедрить кипиай" слышен из-за каждого угла.
Или еще "надо внедрить статистики" - авторы думают, что если они придумали новое слово к одному и тому же явлению, то это что-то поменяет.
В итоге, люди внедряют и ничего не работает.
Считается, что кипиай должны простимулировать сотрудника делать работу более эффективно. И это.... миф.
Эффективность достигается за счет приобретения навыка, повышения квалификации и упрощения процессов, то есть их правильной организации (когда человеку просто понятно что и как делать).
Представьте, что вы взяли неподготовленного молодого человека крупного телосложения и сказали ему: "Тебе надо пробежать марафон 42 км 195 м и уложиться за 3 часа, тогда я заплачу тебе 1 млн рублей".
Кто разбирается в беге, тот понимает, что неподготовленному человеку, особенно крупного телосложения пробежать за такое время не получится, сколько денег не предлагай.
То есть сначала нужна длительная подготовка, при этом природная телесная предрасположенность (худоба), правильное питание и регулярная сдача анализов на витамины и макро-элементы и тд. - аналог предыдущих шагов из нашей методологии.
От того, что вы станете платить сотруднику по-другому ничего не изменится (с точки зрения его эффективности). Абсолютно.
Я знаю собственников у которых люди на ключевых должностях сидят на окладах и при этом показывают хорошие результаты.
Поэтому перед внедрением любой формы оплаты труда за результат должны быть выполнены предыдущие условия и шаги - тогда это будет иметь смысл и работать.
Во-вторых кипиай требуют качественной настройки учетных систем и IT-поддержки, что требует ресурсов и времени.
Но я вас уверяю, если вы проделали, то что я сказал, точно получите увеличение прибыли без всяких сложных систем кипиай, проверено на моей личной практике и нашем консалтинге.
Тогда если кипиай не повышает отдачу от людей, их эффективность, то для чего нужно платить за результат?
Это сильно повышает управляемость человека и ориентирует на достижение результатов. Плюс к этому, правильно разработанная система мотивации работает на удержание.
Да - это прямое отображение в системе мотивации тех показателей, которые мы наметили в первых шагах.
Когда вы проделаете все предыдущие шаги, то за что и как платить деньги вам уже будет понятно.
А пока главное запомнить:
Если способ начисления ЗП будет непонятен по любой причине - мотивация работать не будет. Поэтому я подготовил для вас сильный бонус, который сам по себе позволит избежать ошибок при разработке и внедрении мотивации и сохранит ваш штат.
А еще дам пример системы мотивации отдела продаж, для руководителя и менеджеров.
Осталось совсем немного и я расскажу, как его получить
Последний шаг - обеспечить регулярный контроль исполнения без вашего участия
Внедрить специальные элементы системы в орг. структуре, которые позволят ВЫЙТИ из той самой операционки по-настоящему. Что это за элементы и как их внедрить я разбираю на моей консалтинговой программе "Формула прибыли".
А пока давай разберем за счет чего достигается эффект.
Еще в 20 веке американский психолог и социолог Элтон Мэйо провел серию эксперементов по повышению производительности сотрудников на производственных предприятиях в г. Хотторн, США.
Результат лежал за целями исследования и оказался весьма интересным:
"Люди начинают работать лучше и производительнее, когда думают, что за ними постоянно наблюдают и оценивают их вклад"
Поэтому наша задача создать такие условия, чтобы каждый исполнитель работал с ощущением, что за ним наблюдают и оценят его вклад в достижение целей компании.
Возможно звучит сложно, но на самом деле в реализации это очень простой инструмент, который дает классные результаты.
И главное высвобождает львиную долю времени на стратегию, развитие и творчество.
Мы разобрали простые и понятные 8 шагов, которые позволят тебе выйти на новый уровень и организовать прозрачное и системное управление компанией.
Если ты хочешь повторить все эти шаги и применить в своем бизнесе я подготовил для тебя несколько материалов, которые тебе в этом помогут. Нажимай на кнопку ниже и забирай их.