Как составить график отпусков на 2025 год
До конца года все организации должны составить график отпусков на 2025 год, иначе руководителя или кадровика накажут штрафом до 7.5 миллионов сумов. В рекомендации — готовые инструкции, как с минимальными усилиями создать удобный график отпусков. Используйте в работе интерактивный расчетчик, который поможет точно рассчитать количество дней отпуска с учетом переносов и «долгов» по отпускам.
Чтобы составить график отпусков, сначала определите, кого из работников в него включите. После этого посчитайте остатки отпуска по каждому работнику и соберите у них пожелания по датам отпусков. Составьте проект графика. После того как утвердите документ, ознакомьте с ним работников.
Мини-тест. Убедитесь, что ваш график отпусков соответствует ТК
График отпусков обязаны составлять и вести все работодатели (ст. 228 ТК). График отпусков составляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить сотрудник, на которого возложена обязанность вести кадровый учет.
График отпусков составляют на каждый календарный год.
Каких работников нужно включать в график отпусков
Жестких нормативных требований к составлению графика отпусков законодательство не предусматривает. Но составление документа дает возможность руководителю спланировать очередность выхода работников в отпуска, что благоприятно влияет на рабочий процесс в целом. Подробнее, как оформить график отпусков читайте в рекомендации Как предоставить ежегодный отпуск.
В график отпусков следует указывать всех действующих работников, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внешних совместители и работающих дистанционно. Это касается и тех, с кем срочные трудовые договоры прекратите в течение года, на который составляете график отпусков.
Также включайте в график работников, которые находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также работников, которые находятся на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. Они могут появиться на работе в любое время. При этом, даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у работника могут остаться неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, которые тоже нужно отразить в графике.
Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют по их желанию в любое удобное для них время (ст. 228 ТК). Таких работников также включите в график в общем порядке, но обязательно учтите их пожелания по датам отпуска.
Не нужно вносить в график отпусков исполнителей по договорам гражданско-правового характера. Эти отношения регулируются Гражданским кодексом, а не Трудовым кодексом. Права на отпуск у исполнителей по ГПД нет.
Фрагмент перечня работников, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время смотрите ниже. Чтобы перейти на документ нажмите на фото.
Ситуация
Нужно ли включать в график отпусков сотрудника, с которым заключен срочный трудовой договор
Ситуация
Можно ли в графике отпусков написать, что совместителям отпуск предоставляется по графику по основной работе
Ситуация
Кого из работников можно не включать в график отпусков
Ситуация
Как заполнить график отпусков на следующий год, если работник ушел в минус по отпускам
Когда и по какой форме утверждать график отпусков
Единая форма графика отпусков законодательно не установлена. Каждая организация вправе разработать собственную. График отпусков утверждается до начала календарного года работодателем по согласованию с профсоюзным комитетом
(ч. 2 ст. 228 ТК). При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников и специфику производства каждого структурного подразделения предприятия.
На практике график отпусков подписывает руководитель кадровой службы, председатель профсоюзного комитета согласовывает документ, а утверждает его руководитель организации или уполномоченный им должностное лицо.
Внимание
Нельзя оформлять график отпусков как приложение к коллективному договору
График отпусков должен быть самостоятельным документом, утвержденным работодателем по согласованию с профкомом.
Ситуация
Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы
Ситуация
Нужно ли указывать в графике отпусков пропавшего работника
Ситуация
Какую запись внести в график отпусков, если отпуск работнику предоставили не по графику
Ситуация
Как составить график отпусков при сменном режиме работы, если заранее смены не известны
Ситуация
Нужно ли отмечать в графике отпусков, что работник уволился
Ситуация
Нужно ли в графике отпусков ставить дату окончания отпуска
Ситуация
Обязательно ли указывать дату начала отпуска в графике отпусков
Как посчитать остатки по отпускам и включить их в график отпусков
Посчитайте дни отпуска, которые работник накопил за прошлые периоды работы в организации, а также дни отпуска, которые накопятся в том году, на который составляете график. Для этого поднимите записи об отпусках в личной карточке (Форма № Т-2). Неиспользованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на следующий год или предоставить по соглашению между работником и работодателем в текущем году и не включать в график.
Отпуска работника предоставляйте ежегодно в течение рабочего года, за который он предоставляется (ч. 1 ст. 216 ТК). Если все же у работника есть неиспользованные отпуска за прошлые годы и в этом году отпуск работнику также не предоставили, обязательно включите их в график отпусков на 2025 год. Такой подход позволит запланировать, чтобы работник использовал отпуска за прошлый и текущий годы последовательно, и исправить имеющееся нарушение ТК.
Чтобы облегчить подсчет остатков отпусков, используйте наш сервис. Введите свои данные, и сервис рассчитает, сколько дней отпуска сотрудник еще не использовал или, наоборот, превысил. Также сервис покажет все рабочие годы и периоды, которые повлияли на итоговый результат.
Сервис. Расчетчик рабочих лет и остатков отпуска
Пример
Расчет продолжительности отпуска, если у работника в течение рабочего года были периоды, исключаемые из стажа, которые дают право на основной отпуск
Совет
В график включайте и неиспользованный отпуск за прошлый рабочий год
Так сможете запланировать последовательное использование отпусков и исключите нарушение ТК.
Ситуация
Сдвигается ли рабочий год, если работник оформил отпуск без сохранения зарплаты
Ситуация
На какую дату необходимо считать остатки отпусков работников при составлении графика отпусков
Ситуация
Как заполнить график отпусков на следующий год, если работник ушел в минус по отпускам
Как собрать пожелания работников по датам отпусков
В общем случае учитывать мнение работников, когда составляете график отпусков, вы вправе, но не обязаны. Исключение составляют отдельные категории работников. Например, работники, воспитывающие в одиночку детей в возрасте до 14 лет. Полный перечень таких работников в Справочнике. Однако компании выгодно учесть пожелания работников до составления графика отпусков. Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с работниками в отпускной период.
Кадровики проводят процедуру подготовки графика отпусков, как правило, в два этапа:
Этап 1. Получение пожеланий работников. Для этого рекомендуем направить в адрес начальников структурных подразделений запрос о предоставлении предложений по графику отпусков с учетом пожеланий самих работников и специфики производства подразделения, если таковые в организации есть.
Если штат небольшой, самостоятельно проведите опрос всех работников. Как один из вариантов — разошлите каждому работнику извещение с просьбой предоставить их пожелания по датам отпуска. В извещении пропишите, до какого числа они должны предоставить вам информацию. Попросите работников указывать количество дней отпуска, которые они планируют взять, а также дату его начала и окончания. Напомните работникам, что если они планируют делить отпуск на части, то одна из частей должна быть не менее 14 рабочих дней (ст. 231 ТК).
Фрагмент извещения о количестве оставшихся дней отпуска
В общем случае учитывать мнение работников, когда составляете график отпусков, вы вправе, но не обязаны. Исключение составляют отдельные категории работников. Например, работники, воспитывающие в одиночку детей в возрасте до 14 лет. Полный перечень таких работников в Справочнике. Однако компании выгодно учесть пожелания работников до составления графика отпусков. Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с работниками в отпускной период.
В общем случае учитывать мнение работников, когда составляете график отпусков, вы вправе, но не обязаны. Исключение составляют отдельные категории работников. Например, работники, воспитывающие в одиночку детей в возрасте до 14 лет. Полный перечень таких работников в Справочнике. Однако компании выгодно учесть пожелания работников до составления графика отпусков. Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с работниками в отпускной период.
Попросите работников указывать количество дней отпуска, которые они планируют взять, а также дату его начала и окончания. Напомните работникам, что если они планируют делить отпуск на части, то одна из частей должна быть не менее 14 дней (ст. 231 ТК). Решение о разделении отпуска на части должно быть обоюдным и подтверждено документами. Свои пожелания по разделению отпуска работник должен указать в заявлении. Тогда в графе «Примечание» графика укажите реквизиты заявления. Другой вариант — дополните график отпусков дополнительной графой, в которой пропишите, что работник согласен с разделением отпуска на части.
Фрагмент заявления работника о разделении трудового отпуска на части
Если работников много, рекомендуем передать задачу по составлению графика руководителям подразделений. Для этого передайте руководителям подразделений таблицу графика отпусков. Руководители сами со своих работников соберут пожелания, оценят, устраивают ли их эти даты с точки зрения организации процесса, и передадут вам согласованный проект по датам.
Чтобы работники правильно разделили отпуск на части, верно указывали периоды отпусков, раздайте руководителям памятку для работников.
Фрагмент памятки работника при планировании отпуска в графике отпусков
Заявление работника о разделении трудового отпуска на части
Извещение о количестве оставшихся дней отпуска
Ситуация
Обязательно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков
Ситуация
Может ли работник подать заявление об отпуске на срок, который не соответствует графику отпусков
Ситуация
Как заполнять график отпусков, если работник не хочет указывать даты отпуска на следующий год
Как составить проект графика отпусков
После того как соберете у работников пожелания по отпускам, составьте сводный проект графика отпусков. Утвержденной формы графика отпусков нет. Поэтому график можете составить в произвольной форме. При оформлении графика отпусков рекомендуем обратить внимание на следующие моменты.
Памятка. Что учитывать при оформлении графика отпусков
Вы можете дополнить график отпусков графами, которые вам нужны. Например, чтобы ознакомить работников с графиком, предусмотрите две графы: дату ознакомления и подпись работника. Также в график отпусков можете ввести дополнительную графу о том, что работник извещен о дате начала отпуска, где работник проставит дату извещения и свою подпись. Тогда не нужно будет потом оформлять каждому работнику извещение о предстоящем отпуске и отправлять его работнику не позднее чем за 15 дней до начала отпуска (ч. 3 ст. 228 ТК).
Определите, в какой последовательности будете вносить работников в график отпусков. Вы вправе заполнить график в алфавитном порядке, в хронологическом — по датам отпусков или по структурным подразделениям, где трудятся работники.
Проставьте в графике дату начала отпуска и количество дней или несколько дат — при разделении отпуска на части. Дату окончания отпуска можете не указывать. В ТК такого требования нет. При этом укажите конкретную дату ухода работника в отпуск или несколько дат — при разделении отпуска на части, а не просто месяц, в котором работник пойдет в отпуск. В таком случае не придется согласовывать с работником дату начала отпуска.
Когда будете переносить в проект графика пожелания работников, следите, чтобы предполагаемые даты отпуска у работников одного подразделения не пересекались. Если обнаружите совпадение в датах отпусков, предложите работникам изменить даты отпуска.
Презентация. Как составить график отпусков на 2025 год
Внимание
График отпусков не обязательно утверждать приказом
Приказ (распоряжение) об утверждении графика отпусков на предприятии не носит обязательного характера и его отсутствие не является нарушением
Ещё по теме
- Как предоставить ежегодный отпуск
- Как продлить, перенести на другой период или разделить отпуск на части
Ситуация
Когда нужно начинать составлять график отпусков
Ситуация
Как в графике отпусков указать должность сотрудника, если он временно замещает другую должность
Ситуация
Может ли работодатель предоставить работнику ежегодный отпуск вне срока, установленного в графике
Ситуация
Можно ли в графике отпусков разделить основной и дополнительный отпуск, указав разные месяцы
Ситуация
Как составить график отпусков при сменном режиме работы, если заранее смены не известны
Как подписать и утвердить график отпусков
Если в компании есть профсоюз, прежде чем утвердить график у руководителя, направьте его проект в представительный орган работников (ст. 43, ч. 2 ст. 228 ТК). Если будут правки, можете либо согласиться с замечаниями, либо придется провести дополнительные консультации.
Заполненный график отпусков утвердите у руководителя организации. Чтобы утвердить график, руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.
Если в вашей форме графика отсутствует гриф утверждения, график утвердите приказом руководителя. Для этого издайте приказ об утверждении графика отпусков в произвольной форме. Приказ об утверждении графика отпусков в организации не носит обязательного характера и его отсутствие не будет нарушением.
Фрагмент приказа об утверждении графика отпусков
Утвердите график отпусков на следующий календарный год не позднее 31 декабря текущего года. Но если эта дата выпала на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Рекомендуем утвердить график до 15 декабря 2025 года включительно. Особенно если работник оформляет отпуск в первых числах января, т.к. работодатель обязан известить работника о начале отпуска не позднее, чем за 15 дней до начала отпуска (ч. 3 ст. 228 ТК).
Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, необязательно. Но, после того, как утвердите график отпусков, документ станет обязателен как для работодателя, так и для работников.
Внимание
Предусмотрена ответственность за отсутствие или несвоевременное утверждение графика отпусков
За отсутствие графика отпусков или утверждение его после наступления нового года должностных лиц могут привлечь к ответственности по статье 49 КоАО. За такое нарушение руководителю или кадровику грозит штраф от 5 до 10 БРВ (от 1 875 000 до 3 750 000 сум.). При повторном нарушении штраф выше — может достигать от 10 до 15 БРВ (от 3 750 000 до 5 625 000 сум.).
Ситуация
В какой срок нужно составить график отпусков, если организация создана в 2024 году
Ситуация
Как согласовать график отпусков, если нет профсоюза
Ситуация
Как получить согласование профсоюза при составлении графика отпусков
Как ознакомить работников с графиком отпусков
Знакомить работников с графиком отпусков закон не требует. Оштрафовать за это ГТИ не сможет. Однако, чтобы избежать проблем с проверяющими, можете дополнить форму графика двумя дополнительными графами. В одной из которых работники распишутся в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой — укажут дату ознакомления с графиком.
Второй вариант: приложите к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый работник укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись.
Фрагмент листа ознакомления с графиком отпусков
Совет
Известите работника о начале отпуска
Если работник поставил свою подпись об ознакомлении с графиком отпусков, то работодатель уже не обязан направлять ему извещение. Однако рекомендуем еще раз напомнить работнику о начале отпуска. Так избежите лишних споров и недоразумений.
График отпусков ведите в течение всего календарного года. Отмечайте в графике фактические даты, когда работники используют отпуск, и почему произошли отклонения.
«Как составить график отпусков на 2025 год». Г.Ш. Юсупханова
© «ACTION: Главбух» ахборотнома тизимидан мақола.
Батафсил: https://1gb.uz/#/document/16/218388/bssPhr2/?of=copy-7f9b7f04bc