«В Skype мы будем жить долго»: Алексей Брянцев и Алексей Миллер о новых сущностях, проекте «Формула» и преимуществах работы на удалёнке

Наше управление — это всё, с чем соприкасается каждый сотрудник, переступая порог офиса.

Если верхнеуровнево говорить о нашем функционале, то мы отвечаем:

за создание и дальнейшее обслуживание всей офисной инфраструктуры;
за те сервисы, которыми наполнены офисные пространства, — например, бронирование переговорных, обеспечение канцелярией;
за такие сервисы, как бронирование командировок, организация транспортного обеспечения, документационного обеспечения и делопроизводства.

Мы представлены безусловно во всех регионах присутствия, то есть во всех 14 крупных городах, наши сателлиты есть в каждом дочернем обществе СНГ. Функционал, может быть, немного разнится, но в целом общий объём сервисов сопоставим.

«Как делать» мы научились, теперь вопрос — когда мы сможем это реализовать.

В 2018 году мы пошли на эксперимент при большой поддержки руководства и создали офис с совершенно непонятной нам ранее инфраструктурой — наполнили новыми функциональными зонами, полностью пересадили всех в open space, включая руководителей.

Офис #Легко в Виленском переулке является флагманом в дирекции. Мы постарались наполнить концепцию философией лёгкости, уходом от излишней забюрократизированности, направить на более лёгкое взаимодействие между сотрудниками и функциями. С того момента мы переодели в данную концепцию — с небольшими отклонениями в части функционального зонирования — офисы в Санкт-Петербурге: Парадная, 1 и Парадная, 3, а также офис в Москве на Научном, куда перевезли сотрудников трёх дочерних обществ. В планах — тираж данной концепции на другие регионы.

Сейчас появляется необходимость дополнительной коммуникационной инфраструктуры.

Возникают запросы на комнаты, где можно поговорить индивидуально по телефону, где можно провести индивидуальную беседу по Skype, куда можно прийти поработать 3-4 часа на незакреплённых рабочих местах, на увеличение зон быстрых коммуникаций.

Определённая группа внутри нашего коллектива не готова была воспринимать такой формат, как удалённая работа.

Наш подход был неоднородным, так как у нас есть объекты управления видео офисов и транспортных средств, есть функционал документационного обеспечения, который является одним из важнейших жизнеобеспечивающих факторов в организации. Люди ходили в офисы в режиме дежурных, занимались обеспечением жизнедеятельности офиса, документационной поддержкой — процессы не остановились.

Функции, которые не завязаны на физические объекты управления, комфортно перестроились и наладили работу. Параллельно it-инфраструктура компании очень сильно приросла — сейчас это как привычка назначать встречи в Skype, быстро подключаться с любого устройства.

Всё актуальнее становится вопрос новых форматов работы, новых способов взаимодействия и требующихся для этого компетенций и инструментов.

На сегодняшний день те сотрудники, которые были изначально противниками удалённой работы, не очень хотят возвращаться в офисы — либо это лето и хорошая погода, либо это всё-таки внутренние метаморфозы, восприятие изменилось.

Проект «Цифровые сервисы» — это единое окно подачи заявок на сервисы, в первую очередь, административной поддержки бизнеса, а также смежные с другими функциями процессы. Проект доступен на территории всей России, во всех дочерних обществах ДРП.

С появлением удалённой работы появляется новый сервис.

Для нас пандемия стала огромным ударом, потому что цифровые сервисы для сотрудников — это бронирование переговорных комнат, заказ канцелярии, проведение мероприятий. И сначала мы действительно немного потерялись. Но через какое-то время мы стали понимать, что с появлением удалённой работы идёт переориентация, появляется запрос, в первую очередь, на удалённый доступ к самим цифровым сервисам, на сервис бронирования рабочих мест.

Сейчас задача № 1 — сделать сервисы мобильными.

На удалёнке многие сталкивались с проблемой отсутствия большого монитора или хорошего кресла, соответственно, нам необходимо будет организовывать доставку домой данных сервисов, дистанционную поддержку сотрудников из дома. И первый шаг — собрать все инструкции по тем сервисам, которые уже есть в компании (их огромное множество), структурировать и представить как единую витрину, а потом начать оцифровывать.

Заболеть может один — даже бессимптомно, а на карантин уходит целая контактная группа.

Несмотря на предпринимаемые шаги по ослаблению карантинных мер в ряде регионов, на всех этапах вплоть до последнего, когда будут работать рестораны и места общественного большого скопления людей, сохранится масочный режим, режим обработки рук антисептиком. Основное требование сейчас — это ношение маски при передвижении по офису. Ношение маски всеми без исключения до 97% снижает риски получения инфекции. Это забота о себе, своих близких, коллегах.

В наших офисах, минимум до конца года, мы будем замерять температуру при входе, отслеживать состояние здоровья, проходить регулярное тестирование во избежание повторных вспышек. Это повлечёт за собой переконфигурацию офисных пространств, потребует определённого разуплотнения, перемещения столов.

Если ничего не менять в наших офисах на сегодняшний день, то плотность рассадки составит 50% от текущей численности рабочих мест.

Если взять офис на Виленском, в котором 900 рабочих мест, то единовременно в нём при новом формате рассадки может присутствовать до 450 сотрудников. Однако есть опция посменного выхода (например, одни сотрудники в чётные дни, другие в нечётные), и таким образом можно обеспечить покрытие до 80-100% от текущей численности. Получается, что каждый сотрудник будет как минимум 2 раза в неделю выходить в офис, взаимодействовать с коллегами, руководителями.

Нам необходимо рассаживать сотрудников в шахматном порядке, чтобы никто не сидел сбоку и никто не сидел напротив, только по диагонали, тогда всегда выдерживается дистанция 1,5-2 метра. При переконфигурировании рассадки можно сажать людей ближе, расставляя экраны между рабочими местами, — так каждый может сидеть в некой изолированной капсуле, но при этом ощущать, что он не один в кабинете.

Начнём с небольшой предыстории. В 2019 году мы в ДРП вместе с Фёдором Куликовым и Алексеем Миллером касались темы удалённой работы, так как в определённый момент у нас случился коллапс с рабочими местами: людей было больше, чем рабочих мест. И мы активно начали прорабатывать возможности удалёнки, но потом всё само собой разрешилось — нашли места, разместили людей, проектные команды, какие-то проекты у нас и вовсе не стартовали, поэтому напряжённость спала.

В марте пришла пандемия и все стали невольной фокус-группой удалённого формата работы.

Проект «Формула» был инициирован в блоке организационных вопросов по инициативе Кравченко Кирилла Альбертовича. Задача данного проекта — проработать новые форматы, повысить эффективность работы персонала, лояльность и вовлечённость, предоставить сотрудникам вариативность, возможность гибкого формата работы. Если раньше все трудились в привычном для нас консервативном формате, когда приходишь в офис, за тобой закреплено рабочее место, то сейчас абсолютно точно сложится формат удалённой работы, на которую есть запрос как у компании ввиду необходимости организации социальной дистанции в офисах, так и у сотрудников.

Многие сразу отметили плюсы удалёнки в том, что нет необходимости тратить время ежедневно на дорогу до работы и обратно, а также упоминали комфортность работы в гибком графике, что наталкивает нас на мысль о том, что появится некий гибридный формат работы между консервативным и удалённым — сотрудник может 3 дня в неделю работать в офисе, 1-2 дня в неделю работать удалённо по согласованию с руководителем, если это не нарушает рабочий ритм и эффективность функции.

Миссия проекта «Формула» — глубоко проработать пользовательский опыт по всем трём форматам работы (консервативный, удалённый, комбинированный), предложить готовые инструменты: какие есть уже в периметре компании, какие разрабатываются, какие стоит поискать на рынке.

Безусловно должны появиться новые бизнес-процессы — их нужно описать и зафиксировать как новые сущности.

Третий слой, важный с организационной точки зрения, — это компетенции. Удалённая работа подталкивает к тому, чтобы задуматься — а правильно ли я ставлю задачи, а правильно ли я их понимаю.

Ранее в компании уже проводились тренинги по практикам регулярного менеджмента, а сейчас должны появиться практики регулярного менеджмента на удалёнке и для комбинированных сотрудников.

В рамках проекта «Формула» должны быть также проработаны внутрикорпоративные коммуникации, организован дистанционный процесс обучения, должна измениться корпоративная культура, офисное пространство, it-инфраструктура вплоть до платформенных решений микросервисов, корпоративных мессенджеров.

Мы проводили коммуникацию с «Билайн», узнали о том, что их проекту уже больше 5 лет. У нас сроки более амбициозные — в течение 2,5-3 месяцев нужно подготовить пакет предложений. Мы, конечно, смотрим на рынок, смотрим на другие компании, но не планируем с точностью копировать чужой опыт. Наша компания по структуре бизнеса неоднородна, географическая структура разная и очень большая представленность поколений, поэтому нужно создавать универсальные инструменты аккуратно, опросив мнение всех. Для этого в рамках «Формулы» и будут сформированы пилотные группы (ДРП также входит в эти группы), и охватывает пилот все подразделения компании — это и добыча, и переработка, и наука, и сервисные подразделения, включая бизнес-сервисы, комплекс «Парадная», «Газпром нефть — Цифровые решения».

Запрос на новый формат уже есть, и все хотят попробовать его легитимно, по конкретному маршруту, чтобы кто-то провёл по фарватеру.

В рамках проекта «Формула» есть отдельно выделенный стрим «Документооборот», который занимается проработкой кадровой стороны вопроса — как изменится трудовой договор, графики работы, учёт рабочего времени. В качестве подспорья недавно вышла законодательная инициатива, которая предлагает зафиксировать как сущность новые форматы удалённой и временно-дистанционной работы, поэтому видно, что запрос внутри нашей компании откликается с запросом общества и государства.

Рабочее место сотрудника в офисе обойдётся компании гораздо дороже, чем рабочее место сотрудника, оборудованное дома. Понятно, что у нас в офисе очень большой набор инфраструктуры, начиная от it-обеспечения и заканчивая мультимедиа, безопасностью и различными функциональными зонами. И такие показатели, как аренда, переменные электроэнергии складываются в круглую сумму для компании. И надо рассматривать это вместе с эффективностью — если при переводе на удалёнку компания не потеряет в эффективности, тогда, конечно, бизнес-кейс позитивный.

Сейчас запрос руководителей идёт на предмет контроля эффективности сотрудников — как ставить задачи на удалёнке, как контролировать их исполнение. Отсюда появляется большое количество инструментов, которые мы должны внедрить, такие как Jira, Сфера, в которую сотрудники могут вносить свои задачи, отчитываться по исполнению, передавать задачи друг другу.

Кроме того, появляется большое количество запросов на коммуникационные инструменты. Мы уже говорили о Skype, в котором будем жить долго, а когда вернёмся в офисы, нужно будет соединить Skype и ВКС.

Появляются новые инструменты по корпоративным мессенджерам. Сейчас многие из нас пользуется WhatsApp, будут и корпоративные мессенджеры.

Есть запрос на такие новые инструменты, как система бронирования мест. Сотрудник при отсутствии закреплённого места, приходя в офис, сможет выбрать на карте не просто любое свободное место, а рядом со своим подразделением, чтобы решать конкретные задачи.

Довольно большой запрос есть на такую инфраструктурную составляющую, как печать. Когда мы в офисе, мы всегда можем быстро отправить и распечатать документы. С удалёнкой, конечно, сложнее.

Соответственно, мы будем сейчас развивать те инструменты, которые будут позволять сотрудникам, приходя в офис, быстро и удобно получить ту или иную услугу.

Наша — задача качественно исследовать пользовательский опыт и предложить именно тот трек, который позволит руководителям не разочароваться в том, что они отправят часть людей на удалёнку, а сотрудникам получить то, что они хотят.

1,8% — столько сотрудников заявили, что они не могут работать удалённо.
Почти 60% заявили, что могут спокойно выполнять все свои рабочие задачи из дома.

Если мы вспомним апрель, когда было непонятно, как мы будем работать, то по прошествии всего 2-х месяцев все увидели, что это несложно, всё возможно.

Мы ожидали, что большинство ответов будет такими — непонятно, как подключаться, как работает СУДИР, где найти ту или информацию. Но нет.

72% не испытывают никаких трудностей в информационном поле.

Здесь надо отдать должное коллегам, которые поработали действительно на славу, коммуникации были организованы на высшем уровне. При этом и сами сотрудники созрели, они понимают, где что получать, знают, к кому обращаться.

Здесь надо отметить отсутствие двух мониторов, а не СУДИР или шум, сотрудникам не хватает площади их мониторов на ноутбуках.

Ещё один важный аспект — не оборудованы рабочие места: нет кресла, нет стола. Таким образом, мы сейчас говорим о бытовых проблемах сотрудников.

Для тех, кто работает с подписанием документов, это является камнем преткновения. Сейчас идёт быстрыми темпами переход на электронный документооборот, но ещё не все процессы выведены.

Важно отметить и ответы о том, что людям морально тяжело находиться дома, не хватает личного общения с коллегами.

90% смогут спокойно ответить на вопрос, как организовать Skype.

Да, люди очень быстро научились использовать все возможности Skype, быстро присоединяться, обсуждать, находить решения. Но, как мы видим из опроса, встреч стало слишком много, это заметно по себе, назначают даже в нерабочее время.

50% сотрудников ежедневно общаются со своим руководством.

Мы ожидали, что, возможно, будут провалы в коммуникациях, но нет, всё хорошо.

85% общаются либо ежедневно с руководителем, либо раз в 2-3 дня.

Эти показатели практически не отличаются от данных до пандемии. Можно сделать вывод: кто общался, то продолжает общаться и на удалёнке, кто не разговаривал — то продолжает молчать.

Приятный для нас сюрприз, что руководство оценивает сотрудников по факту выполнения задачи. Было опасение, что будут следить, сколько проводят люди онлайн в сети, сколько время они тратят на ответ на телефонный звонок, на письмо.

По опросу мы видим, что только 3,6% столкнулись с такой сложностью, что их отслеживают по каким-то формальным признакам.

Это позволяет нам сделать вывод, что компания и люди уже готовы к переходу к смешанным и дистанционным форматам работы.

Люди равномерно распределились на различные проблемы, но основное — при переходе на удалёнку сбился ритм и, скорее всего, он ещё не восстановился. Не хватает чётко выстроенного ритма, планёрок, быстроты получения информации от руководства и сотрудников.

Самый популярный ответ — не хватает индивидуальных встреч, когда можно поговорить, походить по офису, встретиться у кофе-поинта, выйти на улицу. Сейчас же надо специально набрать либо организовать встречу, что создаёт препятствия.

Основные инструменты, которые используются для планирования, — это Outlook и записи от руки. Была гипотеза, что люди в онлайн-режиме больше начнут использовать другие системы планирования, но нет.

67% ведут ежедневники, записывают свои задачи и дальше их выполняют.

Для нас стало откровением, что только

17% используют корпоративные трекеры задач (Jira, Сфера).

Скорее всего, это связано с тем, что люди не привыкли к ним, не совсем понимают, как получить доступ, либо просто пока не понимают, насколько это эффективно.

91% отмечают, что экономят время на дорогу из офиса и в офис.

Нравится гибкий график, возможность работать из любой точки при наличии связи, с дач в том числе.

Комфортная, менее формальная обстановка и возможность проводить больше времени с семьёй не являются ключевым фактором мотивации работать дома.

8% считают, что работа в офисе на своём закреплённом месте — тот формат, в котором мы с вами привыкли работать до пандемии, — является самым эффективным.

Люди по сути уже готовы к новым форматам, не хотят возвращаться к прошлой жизни. Здесь есть два ответа:

когда люди работают дома, посещают офис и у них нет закреплённого места;
когда они работают дома, посещают офис и у них есть закреплённое место.

Конечно, люди пока боятся терять то, что у них есть свой любимый стол, своя любимая тумбочка, где они хранят свои вещи. И при этом

32% людей готовы отказаться от закреплённого рабочего места и работать в сменном графике — работа и дом.

Здесь самое интересное заключается в том, что работать из дома в будущем мотивирует возможность посещения офиса, то есть люди не готовы полностью работать дома, если у них не будет возможности посещать их любимые офисные пространства.

И второй очень важный момент — это оснащение рабочего места дома: удобное кресло, стол, монитор, возможно, перегородки.

Большинство людей хотели бы работать дома 3-4 раза в неделю.

32% хотели бы работать 1-2 раза в неделю.

Резюмируя полученные данные, можно сделать вывод, что запрос у сотрудников есть на смешанные или удалённые форматы работы, поэтому проект «Формула» является на текущий момент очень актуальным как с точки зрения экономической, так и с точки зрения вовлечённости и удовлетворённости самих сотрудников.

На время удалёнки был обеспечен выход дежурного персонала, обеспечивающего непрерывность производственных процессов и процессов жизнедеятельности компании. Для них был организован сервис доставки в офис и обратно на такси во избежание использования общественного транспорта, потенциальных очагов заражения.

На сегодняшний день такси сохраняется для сотрудников, которые не могут добираться в офис никаким другим способом, в том числе не имеют личного автотранспорта. Будем мониторить региональную ситуацию и по мере складывания благоприятной обстановки такси всё-таки вернётся в ранее действующий формат использования — для бизнес-целей и трансферов в командировках.

Вопрос прямо в кость, который не имеет однозначного ответа, к сожалению. Выводить людей в офисы с совсем обрезанной инфраструктурой — это невозможно, поэтому в крупных офисах, где это возможно, мы оборудуем посадочные места для приёма пищи с учётом социальной дистанции.

На уровне компании есть согласованный подход по использованию микроволновок: обязательно перед использованием микроволновки надо будет обрабатывать руки антисептиком, который будет установлен рядом. Но к сожалению, мы не сможем на первых двух этапах открывать небольшие кофе-поинты, потому что это очень большая плотность, большая концентрация людей. Будем прорабатывать каждый офис индивидуально и искать офисы для создания инфраструктуры для питания.

Это уже сейчас обеспечивается: при входе в офисах — в Москве и Санкт-Петербурге видел лично — предлагают обработать руки антисептиком, замерить температуру, в свободном доступе лежат маски, перчатки.

На планировках офиса мы условными обозначениями показали, где можно получить воду, взять маски и антисептики, обработать руки.

На данный момент целесообразнее формировать списки записи на тестирование через руководителей. Так удаётся избежать путаницы.

Конкурс от Алексея Брянцева

Предложите креативные и элегантные названия для 3-х форматов работы — консервативного, удалённого и комбинированного.

Конкурс от Алексея Миллера

Предложите вариант сервиса для удалённой работы — то, что действительно нужно, полезно и эффективно.

📲 До 25 июня присылайте свои варианты — по обоим конкурсам или только по одному — на почту Персонального помощника [email protected] или в мессенджеры на номер +7 (931) 348-41-51. Уже 26 июня мы определим счастливчиков!

🎁 Авторы лучших вариантов получат в подарок крутой ежедневник-планер от АПБ.

Ранее в выпусках:

1️⃣ Эдуард Фенькин о настройке оборудования и рабочих программ в ДРП и HR-агентство Jobby с лайфхаками работы в режиме home office

2️⃣ Павел Ершов о технологии, как знатоки «Что? Где? Когда?» находят ответы, и Наталия Романова-Африкантова о семейной психологии

3️⃣ Дарья Литвина и Ольга Горбацевич про дистанционное обучение школьников и взрослых

4️⃣«Фабрика идей» и Максим Дорофеев об эффективных методах совместной работы для распределённой команды

5️⃣ Валентин Кузнецов про жизненную энергию и ресурсное состояние

6️⃣ Ксения Румбешт и Андрей Останин о тайм-менеджменте рабочем, личном и семейном

7️⃣ Фёдор Куликов о лидерстве, команде, культуре на удалёнке

8️⃣ Проектный офис СУОД «Газпромнефть-Терминал» о практиках производства в домашних условиях

9️⃣ Яна Белякова о человекоориентированности, спонсорстве и спорте на удалёнке

🔟 Дарья Беляева о доверии, коммуникациях 24/7 и биоритмах на удалёнке

1️⃣1️⃣ Анна Кизима о силе команды, новых проектах и планах на удалёнке