«Когда есть глобальная цель, всё возможно»: Виктория Нинштиль, Эдуард Аммосов и Полина Соколова о бизнес-модели, продуктовом подходе, проектах и вызовах удалёнки

Со своей стороны мы можем оказать поддержку сотрудникам, рассказать, что такое Дирекция региональных продаж, какая у неё таинственная бизнес-модель, кто за что отвечает.

Мы помогаем нашим руководителям сформировать эффективную операционную модель:

Управление оргразвития ДРП — это:

система бизнес-процессов;
система управления рисками в бизнес-процессах;
система непрерывных улучшений, когда нужно что-то поменять, докрутить, улучшить;
организационная структура, закрепляющая зоны ответственности, полномочия основных подразделений;
стандарты, политики, процедуры компании, то есть вся база знаний по процессам, которую мы поддерживаем и ведём;
проектные компетенции, которые мы развиваем внутри ДРП;
проектные комитеты и комитет цифровой трансформации ДРП, которые мы помогаем координировать.

Мы очень редко скучаем и не даём скучать другим участникам наших проектов.

Я искренне считаю, что места творчеству очень много, потому что всегда стоит задача что-то придумать, перепридумать перепроектировать, обосновать, помочь подготовить, согласовать.

Скелетом является наша организационная модель, которая фиксирует уровни полномочий подразделений, а мышцами, которые приводят в движение этот скелет, являются наши бизнес-процессы. Мы существуем для того, чтобы это всё синхронно двигалось, развивалось без перекосов, чтобы помогать бизнесу двигаться к более эффективному достижению наших стратегических целей.

Команда управления оргразвития ДРП 💙

Армения 2019, обсуждение проекта организационной трансформации бизнеса

С радостью будем делать это дальше, несмотря на сложности.

Мы помогаем в реализации организационной трансформации — прорабатываем разные аспекты, начиная от бизнес-модели, где мы совместно с нашими стратегами, департаментом развития бизнеса формируем концепцию. Далее мы эту концепцию перекладываем на рельсы операционной модели, начинаем более детальную проработку процессов организационных структур, изменения матрицы ответственности и взаимодействия между подразделениями.

Крупные трансформационные проекты мы оформляем в виде отдельных больших инициатив:

1) формируем рабочие группы с помощью проектного офиса;

2) формируем график;

3) проводим серию встреч, где мы обсуждаем разные варианты, принимаем их, подтверждаем и таким образом двигаемся в принятии ключевых решений.

Также у нас есть и не такие масштабные проекты, которые могут оформляться в виде проектных инициатив и реализовываться в рамках цифровых программ. Они связаны с автоматизацией, цифровизацией наших процессов, взаимодействием с клиентами.

Пандемия скорректировала планы многих подразделений, но если есть глобальная цель, всё возможно.

Пандемия застигла нас в конце марта, и 2-3 недели мы проходили адаптацию к новым условиям. Изначально обсуждалось, что мы морально готовы переходить к формату удалённой работы, но она так внезапно случилась, что нам пришлось быстро приспособиться. Было сложно, потому что дома не были организованы соответствующие условия — не было привычного рабочего места, были проблемы со связью, в том числе для того, чтобы оперативно провести встречи.

Человек привыкает ко всему. А если ещё есть глобальная цель, то любые средства уходят на второй план, всё возможно. Поэтому с середины апреля мы приняли решение ни в коем случае не останавливаться и продолжать наш трансформационный проект, провели переговоры с компанией ➡️ компания нас поддержала в этом, и мы ударным трудом за май подготовили ряд решений по нашей организационной модели. И сейчас проводим серию согласований для того, чтобы двигаться дальше.

🎁 Я хочу выразить большую благодарность коллегам из бизнеса, лидерам функций, которые несмотря на все сложности выходили всегда на связь и в выходные, и в праздничные дни.

Бизнес-модель — это способ донесения ценности до нашего клиента и способ получения прибыли.

Это такая верхнеуровневая концепция бизнеса, которая говорит, как мы зарабатываем, кто наши клиенты, какую ценность мы им несём. Для нас это прежде всего и целевая структура юридических лиц, целевая договорная схема.

Мы меняем бизнес-модель для того, чтобы нам перейти к иной модели управления, иной философии ведения бизнеса. Если раньше мы существовали в модели, когда управляли каналами реализации и у нас юридические лица выстраивались по каналам реализации, то теперь, начиная с 2016-2017 гг., мы переходим на модель управления клиентскими сегментами и соответственно используем новые компетенции, практики продуктового подхода. Сейчас мы продолжаем перестраивать, развиваем модель взаимодействия с внешними клиентами и начнём проектировать комфортные и удобные сервисы для внутренних клиентов, чтобы не сдавать наши позиции на рынке.

Компания, как большой живой организм, должна меняться, чтобы оставаться на плаву.

Мы являемся уникальным подразделением в структуре нашей компании, которое постоянно что-то делает с точки зрения реализации разных изменений, не даёт спокойно всем спать, что-то придумывает и проводит интересные активности.

Почему мы такие?

Мы стоим рядом с нашим клиентом и должны учитывать его потребности, предвосхищать их, постоянно исследовать. Как известно, на рынок пришло много новых IT-технологий и клиенты становятся требовательными, они сравнивают. Таким образом, ориентируясь на клиентов, мы меняем свой бизнес.
Ещё одним важным фактором изменений являются требования регуляторов. Например, когда мы в 2012-2015 гг. реализовывали проект разделения бизнеса — и сделали это первыми в России — мы действовали исходя из требований регуляторов, которые тоже диктуют нам модели работы.

И конечно, вектор изменений задаёт стратегия сбыта. Мы проводим достаточно регулярно эти изменения, учитывая условия и реалии рынка.

Одним из ярких моментов в компании является тема синхронизации подходов в части продуктового управления.

В трансформационный процесс вступил блок логистики, переработки и сбыта, в структуру которого мы входим, и нам необходимо синхронизировать позиции по модели работы. Мы начали проводить согласование внутри компании, большого корпоративного центра, проводим рабочие встречи с лидерами функций, отвечаем на вопросы, продолжаем дорабатывать наши материалы.

🗓️ В середине июля Алексей Бобров планирует выступить с концепцией продуктового подхода ДРП. Далее мы будем выходить на другой коллегиальный орган компании, где хотим защитить нашу новую организационную модель, — это Совет по кадрам и вознаграждениям. Ориентировочно это придётся на конец июля — начало августа, всё зависит от графиков руководителей. И я надеюсь, что уже в августе у нас будут все решения для того, чтобы приступить к более масштабной коммуникации с персоналом. Предугадать сложно, но будем надеяться, что у нас все получится!

В нашем подразделении есть ряд инициатив, которые помогут снять излишнюю бюрократию и упростить жизнь сотрудникам.

🔷 Развитие решения по центру управления проектами, который позволит нам создать единую базу знаний по проектам, задаст единую картину правды по статусу всех активностей в периметре ДРП.

🔷 Проект «Лаборатория», с помощью которого мы транслируем новые компетенции для наших коллег, обучаем принципам и практикам проектного управления.

Например, вы просыпаетесь утром и независимо от того, в какой точке мира находитесь, вы одним кликом запускаете процесс.

Мы хотим создать единую процессную платформу, на которой планируем развивать и проектировать сервисы для внутренних сотрудников, делать крутые автоматизированные решения, упрощать наши процессы. И когда-нибудь прийти к такому — вы просыпаетесь утром в любой точке мира, заходите в свой личный кабинет, выбираете из перечня сервисов нужный, одним кликом запускаете процесс. Всё происходит быстро: вы получаете статус по процессу на каждом этапе, знаете, когда этот процесс завершится. Вы можете оценить его с точки зрения, насколько вам было удобно работать, как вам помогали сотрудники, участвующие в нём.

Действительно, сейчас очень много проектов приостановлено, заморожено, но это не значит, что деятельность компании остановилась.

В ДРП достаточно разнообразный портфель проектов — есть строительные проекты, организационные проекты. Так как мы сейчас про цепочки создания ценности, про наших клиентов, у нас развиваются и цифровые продукты, и IT-проекты.

Это разнообразие мне нравится, потому что когда ты общаешься со всеми руководителями, ты учишься сам, так как люди передают тебе свою информацию, и пытаешься им помочь своими знаниями, это и даёт толчок бизнесу и изменениям в компании.

Главная цель проектного управления — это сократить бюрократию. В этом году мы хотим пересмотреть наши проектные процедуры с точки зрения документации, упростить её.

Мы развиваем обучение по управлению проектами — проектную лабораторию.

В прошлом году мы запустили первый поток обучения. Второй поток будет в сентябре, мы решили провести его в очном формате, потому что приглашаем спикеров, добавляем интерактива. У нас уже собираются заявки на третий поток, который пройдёт в первом квартале 2021 года. Мы постоянно совершенствуем нашу программу, стараемся дополнять новыми практиками.

Единый портал управления проектами в перспективе должен стать глобальной площадкой, где каждый сотрудник сможет увидеть, куда двигается компания.

У нас куча проектов — и строительных, и IT, и организационных. Поступают инициативы, которые иногда пересекаются с имеющимися активностями. Поэтому хочется сделать общедоступную площадку, куда каждый сотрудник сможет зайти и посмотреть, куда двигается компания. Ведь продуктовая разработка и проектная деятельность тесно перекликаются и с бизнес-стратегией, и со стратегией компании.

🔺 Мы будем развивать отчётность для руководителей, чтобы в один клик можно было получать сводки по финансированию, освоению по проектам.

🔺 Окно обращения запущено в тестовом режиме — каждый руководитель проекта, каждый участник команды сможет в один клик получить ответ на вопрос, который касается проектной деятельности напрямую или опосредованно.

Суть проекта BPM-студия ДРП заключается в создании комплексного IT-решения, которое свяжет в единую экосистему взаимодействие сотрудников и IT-систем.

BPM расшифровывается как Business Process Management, дословно это студия управления процессами. Наш проект реализовывается на базе современных технологий, которые находятся на стыке IT и бизнеса. На старте проекта мы ставили перед собой две ключевые задачи:

обеспечить высокую скорость создания бизнес-приложений, решений для наших сотрудников, которые будут лёгкими, удобными, понятными и простыми в работе;
сократить потери на сбор информации, данных о том, как реализуются наши процессы в действительности, так как одна из ключевых целей нашей функции оргразвития заключается в построении эффективной операционной модели.

Благодаря нашему проекту ДРП сегодня обладает инструментом и технологией, которые позволяют быстро автоматизировать процессы любой сложности — это любая бизнес-логика, которая заложена в основу бизнес-процесса, это любое количество участников, которые являются исполнителями этого процесса, и любые IT-системы. Наша платформа позволяет связать их в единую цепочку.

На сегодняшний день важным результатом проекта является создание центра компетенций.

Это внутренний центр компетенций ДРП по развитию BPM-практики. Ребята нашего центра помогают командам разработки создавать новые сервисные решения для сотрудников, выступают экспертами-консультантами, в том числе и в корпоративных проектах автоматизации.

Если вам нужно автоматизировать процесс, обращайтесь к нам.

Мы выявляем потребность, обсуждаем вместе идею, смотрим вместе с коллегами из IT-функции, на какой системе целесообразнее автоматизировать процесс, и далее помогаем вам упаковать идею для автоматизации и передачи её команде разработки.

На самом деле, удалённый формат работы для нас изначально был вызовом.

Наша команда проекта кросс-функциональная, в ней участвуют представители IT-функции, бизнеса, заказчик, внешние подрядчики. И на старте работы в нашем проекте мы были категоричны в своей позиции, что команда разработки должна быть в единой локации, находиться рядом постоянно, ежедневно коммуницировать друг с другом. Но удалённый формат работы показал нам, что мы абсолютно ошибаемся — мы быстро перенесли наши коммуникации в онлайн-формат, сохранили темп работы, смогли организоваться благодаря двум инструментам:

Jira в качестве трекера задач
пространство для совместной работы и обмена знаниями Confluence

Таким образом, мы ушли от соблазна поставить задачу голосом по телефону, написать на почте или переслать файлик и полностью перешли в онлайн-формат.

У нас сначала все не хотели уходить, сейчас уже не хотят выходить.

Главное до пандемии, в пандемию и после — это коммуникации. Моя жена говорит, что встаёт с моими совещаниями, ложится с моими совещаниями, может всех по голосу различить. Таким образом, самое главное поддерживать связь, не терять ниточку коммуникаций, позитивно мыслить, и тогда всё получится!

В момент перехода, естественно, мы были дезориентированы, но нам позволила быстро собраться одна глобальная цель — проект трансформации нашей бизнес-модели.

Есть глобальная цель, её нужно выполнить, поэтому мы начали думать, какие есть для этого средства. Средства достаточно быстро появились, мы пересобрали нашу модель работы так, что у нас появились новые ритуалы, которые помогли нам стать более эффективными:

ежедневные встречи по статусу проекта в онлайн-режиме;
регулярные встречи по проекту со всеми участниками.

Так мы смогли поддержать необходимый темп работы, своевременно обмениваться информацией благодаря новым правилам удалённого взаимодействия, которые резко вошли в нашу жизнь, и, соответственно, её поменяли.

Мы уже вжились в этот формат, и многие из наших сотрудников, взвесив все за и против, хотели бы остаться на удалённом режиме. Вовремя был инициирован проект «Формула», в котором мы участвуем всей командой. Я думаю, что мы сможем вывести на удалёнку порядка 50-80% сотрудников. При этом сохранится возможность обычных встреч в офисе, которые всё равно необходимы, чтобы дальше работать эффективно и выстраивать коммуникации удалённо.

Мы сейчас находимся на этапе согласования всех терминов, чтобы мы все разговаривали на одном языке и оперировали терминами, в которые вкладываем одни смыслы.

Продуктовый подход с точки зрения организационной модели означает то, что мы прежде всего будем ориентироваться на нашего клиента — внешнего и внутреннего. Мы должны знать, кто наш клиент, изучать и исследовать его потребности, создавать те ценности, которые реально необходимы.

Для этого мы планируем в рамках продуктового подхода делать проекты на базе сквозных цепочек создания ценности. Что это значит? То, что мы будем отталкиваться от потребностей клиентов, постоянно исследовать их и в цепочку заключать именно те этапы и те процессы, которые необходимы, независимо от их функциональных принадлежностей.

Есть универсальные, научные методы исследования — это наблюдение, опросы, фотография рабочего дня, анализ документов, современные методы, например, process mining (процессная аналитика).

Допустим, если бы все процессы у нас были автоматизированы, мы могли бы посредством ряда инструментов, не погружаясь в документы, не опрашивая достаточно много сотрудников, снимать картину, как реально процесс протекает в операционных системах.

Ранее в выпусках:

1️⃣2️⃣ Алексей Брянцев и Алексей Миллер о новых сущностях, проекте «Формула» и преимуществах работы на удалёнке

1️⃣1️⃣ Анна Кизима о силе команды, новых проектах и планах на удалёнке

🔟 Дарья Беляева о доверии, коммуникациях 24/7 и биоритмах на удалёнке

9️⃣ Яна Белякова о человекоориентированности, спонсорстве и спорте на удалёнке

8️⃣ Проектный офис СУОД «Газпромнефть-Терминал» о практиках производства в домашних условиях

7️⃣ Фёдор Куликов о лидерстве, команде, культуре на удалёнке

6️⃣ Ксения Румбешт и Андрей Останин о тайм-менеджменте рабочем, личном и семейном

5️⃣ Валентин Кузнецов про жизненную энергию и ресурсное состояние

4️⃣«Фабрика идей» и Максим Дорофеев об эффективных методах совместной работы для распределённой команды

3️⃣ Дарья Литвина и Ольга Горбацевич про дистанционное обучение школьников и взрослых

2️⃣ Павел Ершов о технологии, как знатоки «Что? Где? Когда?» находят ответы, и Наталия Романова-Африкантова о семейной психологии

1️⃣ Эдуард Фенькин о настройке оборудования и рабочих программ в ДРП и HR-агентство Jobby с лайфхаками работы в режиме home office