«Главное, когда сотрудник знает, где найти необходимую информацию»: Дмитрий Лобач, Алексей Рыбаков и Катя Шнейдер о внутренних коммуникациях, информировании на удалёнке и важности обратной связи
Управление внутрикорпоративных коммуникаций ПАО «Газпром нефть»:
- выпускает общекорпоративные СМИ — журнал «Сибирская нефть», «Нефтегазета» в 18 тиражах под разные группы предприятий, занимается корпоративным порталом, мобильной лентой;
- отвечает за работу системы обратной связи — ежегодные исследования социально-психологического климата в 67 дочерних предприятиях;
- поддерживает на общекорпоративном уровне стратегические инициативы компании — продвижение стратегии 2030 и всех трансформационных инициатив, связанных с ней;
- является наставником для дочерних обществ — формирование коммуникационных пакетов для трансляции общекорпоративных новостей, обучение, консультации, поддержка.
Управление на удалёнке
Дмитрий Лобач
Мы были готовы к удалёнке. Работа коммуникаторов — это всегда оперативная работа с информацией.
Главной задачей внутренних коммуникаций во время пандемии стала трансляция по всем каналам правил профилактики COVID-19, помощь менеджменту в сохранении здоровья сотрудников, подготовка соответствующего контента, графических материалов.
Пришлось отказаться от производства печатных СМИ и перейти в электронные форматы. И если читатели журнала были к этому готовы, то читатели газеты не совсем — мы стали отправлять экспресс-выпуски «Нефтегазеты» с еженедельной заменой информации, на местах их распечатывали и раздавали либо развешивали на информационных стендах.
Ключевые коммуникации на удалёнке
Дмитрий Лобач
Электронные средства массовой информации — это стало нашим всем.
Любой сотрудник или группа могут завести свой канал, пригласить подписчиков и организовать площадку для общения. Так появились каналы-тысячники, где была актуальная информация по всем направлениям деятельности, в том числе про профилактику заболевания и выход на удалённую работу.
Дмитрий Лобач
Важно было оперативно донести свежую информацию до максимального количества сотрудников, а завтра скорее всего поступят новые вводные, правки, и мы будем решать дальше.
Здесь собиралось всё, что происходит в рамках профилактики COVID-19 — по всем подразделениям, предприятиям делалось много важных активностей, удалось их систематизировать и создать бренд, объединяющий программы:
- «Газпром нефть — медикам» в поддержку врачей и больниц в ключевых регионах деятельности
- «Газпром нефть — волонтёрам» в поддержку общероссийских и локальных волонтёрских организаций
- «Барьер» — программа массового тестирования сотрудников — памятки, что такое тестирование, как к нему подготовиться, как вести себя при положительном результате
Задача коммуникаторов была в том, чтобы упаковать всё в единое целое, чтобы каждый сотрудник понимал весь объём работ, который делает компания.
Дмитрий Лобач
Цифровая грамотность, цифровая зрелость компании и сотрудников выросли — это большой шаг для развития сервисов.
Более 9 тысяч сотрудников блока разведки и добычи работают на промыслах вахтовым методом по графику в среднем месяц через месяц. И пока не был решён вопрос с тестированием сотрудников, организацией допуска только здоровых людей, оперативно было принято решение продлить вахту, то есть вместо 30 дней кто-то остался на 60, а кто-то на 90 дней вахты. И это, конечно, стресс и для тех, кто работал, и для тех, кто на 3 месяца остался без работы. Так родился флешмоб в поддержку сотрудников.
Идеальные внутренние коммуникации в компании
Это когда мы видим их результат — наши коллеги знают, что они хотят знать, знают то, что хочет руководство, чтобы они знали. А главное — когда сотрудник знает, где найти необходимую информацию: если возник вопрос, он знает, куда позвонить, какую страничку посмотреть, — и может что угодно найти.
Алексей Рыбаков
Изменения происходили с колоссальной скоростью, в день по десяткам писем.
Наша первая задача была с выдержанной позиции начать постепенно системно рассказывать сотрудникам, что происходит и меняется, что делать, что делает компания. При этом в определённый момент мы поняли, что есть вещи достаточно срочные, но нужно давать и позитивные, душевные коммуникации, например, как помочь своим родителям.
Катя Шнейдер
Мы вынуждены были все уйти в онлайн.
🔷 Мы сделали наш журнал в онлайн, каждую неделю начал выходить новый материал.
🔷 Мы перешли в мессенджеры, социальные сети.
🔷 У нас появились новые типы контента, которые генерировали сами сотрудники.
Алексей Рыбаков
Когда статистика посещения портала упала на 200%, мы поняли, что наши обычные средства коммуникаций недоступны, вопросы продолжают поступать и нам надо как-то доносить информацию.
Вопросы, которые поступали в начале пандемии, касались важных и содержательных для людей вещей здесь и сейчас — безопасность, доход, стабильность, спокойствие. Не каждый сотрудник был готов ждать 10 дней, чтобы получить ответ на своё обращение, максимум — в течение дня. И вот что мы начали делать.
🔷 Наш персональный помощник перебрался в телегам-канал G-Drive.
🔷 Мы прокачали наш новый инструмент — личный кабинет сотрудника, который доступен для линейного персонала из внешней сети.
🔷 Не всегда получается ответить на все вопросы, особенно в ситуации, когда изменений много, поэтому мы расширили сеть возможных каналов обратной связи — и через личные кабинеты, и через телефонные звонки, и через почту, руководителей.
🔷 SMS-информирование по важным изменениям.
🔷 Роботизированный опрос сотрудников для оперативного понимания, что болит у сотрудников.
🔷 Цикл передач «Пока все дома» в поддержку офисным сотрудникам, многие из которых впервые стали работать в удалённом формате из дома.
Катя Шнейдер
Самым главным было — оставлять людей в профессиональном контексте, доставлять им вовремя информацию о бизнесе.
Нашей задачей в том числе было развивать альтернативные эпидемической повестке темы для обсуждения: ведь жизнь продолжается! Во время самоизоляции мы также начали не просто рассказывать коллегам новости, а создавать для сотрудников площадки, где они смогут коммуницировать друг с другом, делиться своим опытом, знаниями, и даже просто поддерживать друг друга.
🔷 В период самоизоляции мы ушли полностью в онлайн и стали проводить эфиры Stay Tuned на G-drive radio, где гости и слушатели взаимодействуют исключительно в цифровом пространстве. Мы проводим эфиры с нашими коллегами и внешними экспертами, рассказываем о том, как бизнес адаптируется к новым реалиям, какие новые профессии появляются, как меняется клиент. Все эфиры можно посмотреть в записи на сайте www.g-drive.media.
🔷 Во время пандемии мы, несмотря на то, что вроде бы были разделены, стали ближе, познакомились с коллегами, узнали их лучше — и убедились в очередной раз — какие крутые, талантливые, многогранные люди работают в нашей команде. Вместе мы делали тренировки, проводили творческие конкурсы, коллеги сами создавали контент для инстаграм своими челленджами, тренировками, делились профессиональной экспертизой.
🔷 На радио также появились подкасты «Новая реальность», где сначала руководители рассказывали про работу в самоизоляции, какие особенности появились в их работе, и это сократило дистанцию, появившуюся между нами всеми. Сейчас эти подкасты трансформировались — коллеги рассказывают о том, как изменился бизнес и клиенты, а скоро будут выпуски с коллегами, которые возвращаются или уже вернулись в офис.
Алексей Рыбаков
Для нас обратная связь от сотрудников — это мерило того, работает или не работает, помогает или не помогает.
Мы максимально структурируем входящую информацию, но не всегда получается 2 абзаца переложить в 2 строчки.
Катя Шнейдер
Мы собрались и подумали — как же нам сделать так, чтобы мы не были источником бесконечного потока, чтобы мы не мучили людей информацией, а давали только полезное и интересное. Ведь наши коллеги — люди начитанные и насмотренные, с хорошим вкусом. Делать контент, который будет им интересен — задача амбициозная.
Алексей Рыбаков
Чем меньше сотрудников спрашивают нас о тех вещах, о которых мы рассказываем, тем лучше наша работа выполнена.
Чем полнее и содержательнее мы отвечаем на вопросы сотрудников, доносим информацию, которая важна им для выполнения их работы, для закрытия их внутренних потребностей, для понимания, что происходит, что сейчас важно, куда идти, тем меньше у них появляется вопросов к компании. И в этом плане обратная связь показательна.
Катя Шнейдер
С точки зрения эффективности работы СМИ, чем больше мы получаем вопросов, обсуждений, обратной связи и контента, который генерируют наши коллеги, тем наша деятельность успешнее.
Мы открываем Школу журналистов в ДРП и хотим вместе с коллегами развивать компетенции, которые позволяют коммуницировать с максимальной пользой, создавать качественный контент, развивать новые медиа. Кроме того — студенты получат знания и навыки, которые помогут им развивать собственный блог. И конечно, студенты будут писать, снимать и генерировать контент для наших корпоративных СМИ.
КОНКУРС ОТ КАТИ ШНЕЙДЕР
Все подробности тут: https://g-drive.media/news/konkurs-zhurnalistov-g-drive-media/
Дмитрий Лобач
Это был если не бенефис внутренних коммуникаций, то звёздный час. Выступления первых лиц онлайн стали регулярными, люди попробовали, почувствовали эффект, и наша задача сохранить это в будущем.
Есть система пульс-опросов — быстро спросить людей, как они себя чувствуют и что думают, и получить ответы на открытые вопросы. Так появился ещё один канал коммуникаций, спасибо HR и IT: мы собрали мобильные телефоны почти 70 тысяч сотрудников. Теперь есть возможность сегментировать по предприятиям, блокам, регионам, сделать SMS-рассылку, в том числе пульс-опросы.
Более оперативный способ — дочерние общества регулярно проводят свои сеансы связи, прямые линии, таун-холлы, видеоконференцсвязь с промыслами, встречи с коллективами. И вопросы, которые задаются, от полнейшей паники в начале до вопросов потребительского свойства как раньше, говорят о том, что удалось снять вопросы безопасности по медицинским показаниям, перевахтовкам, графику работы, зарплата, доплатам.
Ранее в выпусках:
1️⃣3️⃣ Виктория Нинштиль, Эдуард Аммосов и Полина Соколова о бизнес-модели, продуктовом подходе, проектах и вызовах удалёнки
1️⃣2️⃣ Алексей Брянцев и Алексей Миллер о новых сущностях, проекте «Формула» и преимуществах работы на удалёнке
1️⃣1️⃣ Анна Кизима о силе команды, новых проектах и планах на удалёнке
🔟 Дарья Беляева о доверии, коммуникациях 24/7 и биоритмах на удалёнке
9️⃣ Яна Белякова о человекоориентированности, спонсорстве и спорте на удалёнке
8️⃣ Проектный офис СУОД «Газпромнефть-Терминал» о практиках производства в домашних условиях
7️⃣ Фёдор Куликов о лидерстве, команде, культуре на удалёнке
6️⃣ Ксения Румбешт и Андрей Останин о тайм-менеджменте рабочем, личном и семейном
5️⃣ Валентин Кузнецов про жизненную энергию и ресурсное состояние
4️⃣«Фабрика идей» и Максим Дорофеев об эффективных методах совместной работы для распределённой команды
3️⃣ Дарья Литвина и Ольга Горбацевич про дистанционное обучение школьников и взрослых
2️⃣ Павел Ершов о технологии, как знатоки «Что? Где? Когда?» находят ответы, и Наталия Романова-Африкантова о семейной психологии
1️⃣ Эдуард Фенькин о настройке оборудования и рабочих программ в ДРП и HR-агентство Jobby с лайфхаками работы в режиме home office