Как не потеряться в материалах к проекту

Вам звонит клиент и начинает без паузы говорить про свой сайт и макет, который рисовался для него неделю назад и куда нужно внести десяток правок. Вы в спешке открываете рабочие папки и хотите найти нужный макет. Но не можете.

В папке проекта — сорок файлов, пять подпапок, из них три с названием «макеты». В какой из них нужный нам — неясно. Бросаетесь в почту, вы же отправляли макет.

Но этот клиент любит, отправляя вам письмо, каждый раз начинать новую переписку. Названия писем почти одинаковые.

У вас начинают гореть уши, вы сдаетесь и говорите, что перезвоните
через 10 минут. Ищете макет, забыв, чем занимались до звонка. Чтобы это побороть, давайте сделаем несколько шагов.

6 шагов к порядку

Отделите свое от чужого

Личное — отдельно, рабочее отдельно. Папка «Работа» предназначена только для рабочих материалов. Удачное селфи в офисе клиента не нужно закидывать в рабочую папку.

Помогает вариант завести два рабочих стола. На десктопе с проектами — только работа, ничто не отвлекает. Вы как профессиональный боксёр, который впадает в боевой транс, выходя на ринг.

От общего к частному

Иерархия подпапок выглядит так:

Работа → Клиент → Проект → Этап

В случае с внезапным звонком можно проследить развитие ситуации:
Сначала звонит клиент. Затем он спрашивает про конкретный проект. И в конце интересуется определенным этапом работы.

Сохраняете ли вы файлы на Яндекс.Диске, Google Drive или на жестком диске — структура папок подходит для всех вариантов

Проекту — персональное название

Проект — это отдельный кусок работы для конкретного клиента. Масштаб может быть разным — он зависит от того, чем вы занимаетесь.

Постройка многоэтажного здания — это проект. Отрисовка открытки —
это тоже проект. Каждый проект имеет свое название, чтобы вы сами отличали его от других.

Этапы работ называются одинаково

В отличие от названий проектов, набор подпапок с этапами работ должен быть одинаков.

Пример набора подпапок для проекта:

входящие: все материалы, которые присылает клиент;
бизнес: предложения, цены, сроки и расписание работ. Всё, что касается «коммерческой» части проекта;
материалы: детали, из которых будет состоять конечный продукт. Фотографии, статьи-источники, иконки, векторные изображения;
процесс: промежуточные варианты, черновики, прототипы страниц;
результат: то, что отправляется клиенту. Конечный вариант статьи, подготовленные к печати файлы, сверстанные страницы.

Допустим, мы делаем буклет. Клиент прислал все имеющиеся у него фотографии, не особо разбираясь, подойдут они продукту или нет. Эти фотографии кладем в папку «входящие».

Те файлы, которые мы сможем использовать в буклете, переносим в папку «материалы». А сверстанный буклет, который готов к отправке в типографию, должен лежать в папке «результат».

Внутри каждого проекта вы видите всегда один и тот же набор из пяти подпапок

Забудьте про финальную версию

Если вы используете слово «финальный» в названии файлов, перестаньте так делать. Неизбежно появятся похожие названия и вы не будете знать, какой файл правильный. Используйте нумерацию.

Неудобно: финальный, финальный с картинкой, финальный финальный

Удобно: макет_01, макет_02, макет_03

В таком виде сразу ясно, какая из версий файла — последняя. Особенно ценно, что это ясно и вам, и клиенту.

Не сохраняйте внесенные изменения в тот же файл. Пусть в вашей папке лежат четыре, а не три варианта. Может статься, изменения придется откатить, и вы опять полезете в почту, искать отправленный клиенту предыдущий вариант.

Сколько времени нужно, чтобы понять, какая из версий макета — последняя? Вот именно

Добавьте периоды

В нашу иерархию можно легко внедрить деление по годам и месяцам. Оно полезно, если проектов много, то есть трудно охватить взглядом список и выделить нужный. Открывая папку «работа» вы видите подпапки с названием в виде года — «2015», «2016» и т. д.

А папка с названием проекта получает префикс в виде месяца — «06_Разработка сайта». Это означает, что проект от июня.
В этом случае иерархия выглядит так:

Работа → Год → Клиент → Месяц_проект → Этап

В результате: доверие и контроль

Порядок в рабочих материалах дает чувство контроля над проектами.
А еще выигранное время и доверие клиента.

Доверие и контроль сложно измерить, но легко ощутить клиент считает вас ответственным исполнителем и сами вы чувствуете себя хозяином, а не рабом своей работы.

Время, потраченное на организацию материалов, окупается на следующее же утро. Включаете рабочий ноутбук и понимаете, что все на своих местах.

#редактура