Фары для сложного бизнеса, или как Exchequer перевел процессы Step by Step в управляемую систему данных
Коротко о главном —— почему этот кейс стоит изучить
Работа с финансами в исполнении Exchequer даёт руководителям всю картину реальной экономики:
— прозрачность распределения фонда оплаты труда в рублях и часах
— понятный отчет о прибылях и убытках
В конечном результате руководитель может принимать управленческие решения на основе вдумчиво проанализированных данных.
Кто автор этой статьи?
Я — Илья Щетников, руководитель Exchequer.
Я много лет собираю цифры в красивые и понятные управленческие и финансовые модели. Мы с командой разработали более 350 финмоделей для разных отраслей (селлеры, общепит, производство, бьюти, IT, услуги, крипта) и выстроили управленческий учет в 60+ компаниях. 25+ компаний у нас на финансовом сопровождении.
Обязательно подписывайтесь на мой телеграм-канал – в нем вы найдете лайфхаки для бизнеса. Рассказываю про управленку на пальцах – присоединяйтесь!
С проектом Step by Step наш подход прошёл еще одну проверку — мы создали сложную матрицу аналитики, которая по сути выстраивает управление компанией.
Step by Step — в чем был запрос
Step by Step — образовательная компания, которая помогает детям выстроить индивидуальный путь к академическим и личным целям, включая поступление в топовые мировые университеты.
На основе диагностики Step by Step проектирует образовательную стратегию: подбирает подходящие школы и методики, рекомендует внешкольные активности, формирует команду преподавателей и психологов, выстраивает систему мотивации.
По сути компании нужна была финансовая система, которая помогла бы эффективно управлять компанией. Простые схемы финансового учета, которые применялись чисто для бухгалтерской отчетности, не отвечали нуждам бизнеса. Работу сотрудников вели в таск-трекерах. Финансовая система не формировалась детально.
В общем, бизнесу нужна была очень внимательная работа с погружением в проект, чтобы финансист вник во все подробности.
Так что в проект пришла наша Анастасия…
Анастасия — один из тех наших сотрудников, которые вгрызаются в каждую деталь и очень глубоко изучают проект. Суть бизнес-модели Step by Step — в долгом, премиальном и суперперсонализированном сопровождении каждой семьи, являющейся клиентом компании.
Вот как сама Анастасия рассказывает об этом:
«Представьте, что мы на заезде «Формулы 1», где к победе идет талантливый гонщик. Чтобы он приехал из точки А в точку Б с максимально возможной скоростью, должно поработать огромное количество людей: конструкторы, которые спроектируют его машину, техники, которые будут менять шины во время заезда, тренер, который научит его входить в повороты, и еще сотни человек. И всё сфокусировано на особенностях конкретного гонщика.
Так и в Step by Step. При работе важно было понять, что каждый клиент у этого бизнеса — это некая кастомная история и комплексная работа на высокий чек: ребенка ведут много лет, с ним работает большая команда.
Чтобы у тьюторанта все получилось и он бы сдал экзамены, скажем, в Гарвард, к нему надо подключить большое количество разнопрофильных специалистов. А для бизнеса это, разумеется, означает большие затраты по оплате труда. И понятно, что здесь очень важно узнать, насколько работа с сотрудниками выстроена эффективна с точки зрения экономики.
Может быть, нужно меньшее количество преподавателей? Или надо больше администраторов? Запрос крутился вокруг классических финансовых отчётов с бизнесовыми срезами, которые бы показали эффективность».
Но как это всё просчитать,
если по каждому тьюторанту работа кастомная?
Для этого пришлось вникнуть во все нюансы образовательного процесса. Анастасия плотно работала с Ольгой Жуликовой, директором проекта.
«Мы очень много времени с Анастасией уделили тому, чтобы я погружала её в особенности работы компании, потому что нашу работу нельзя свести к какому-то одному шаблону. Мы не магазин, мы не школа, у нас нет никакого аналога. Только разбор этих нюансов и погружение Анастасии позволило нам разработать столь полную систему».
Это требовало невероятного вовлечения — как с нашей стороны, так и со стороны заказчика.
Тут сразу отмечу: проект мог бы не случиться, если бы не колоссальная мотивация со стороны заказчика. У нас нет доступа к информационной базе, мы работаем с выгрузкой и исходными данными, которые нам надо получить от заказчика.
Они должны были внутри себя свои продукты разложить на задачи, все задачи разложить на категории, оценить в часах, оценить в деньгах и дать нам матричную таблицу.
В случае Step by Step это был гигантский набор данных. Ольга и Анастасия совместно исследовали каждый этап образовательного процесса и занятости сотрудников.
Ольга предлагала разные варианты учета, реализовывала, причем иногда исходные данные слетали, приходилось реализовывать повторно. И всё это без потери мотивации!
Это вызвало огромное уважение у всей нашей команды Exchequer!
Как мы работали
Сначала надо было определить, откуда брать исходные данные, и собрать их.
А они у Step by Step жили во внутренней программе, которая не может считаться учётной с точки зрения классического финансового отчёта.
Мы быстро поняли, что этого недостаточно, ведь цель финансового учёта – собрать цифры в табличку таким образом, чтобы они заговорили с тобой об эффективности.
Допустим, у нас 5 тьюторантов. С каждым из них работает преподаватель и администратор (для простоты возьмем одного преподавателя и одного администратора, но держим в уме, что там целая команда: и преподаватели, и психологи, и много кого еще).
С преподавателем всё просто – там почасовая система оплаты: есть урок – преподаватель получил заработную плату; нет урока – преподаватель ничего не получил. Это сдельная оплата труда.
Но с администратором сложнее – ему платится некий оклад. Возьмем, скажем, 100 000 рублей. Допустим, администратор Мария курирует 5 тьюторантов и получает 100 000. Наша задача – высчитать, сколько Мария, как администратор, тратит своего времени на каждого из 5 тьюторантов. У всех тьюторантов разные программы и разный этап своей программы. Совершенно очевидно, что, когда студент заходит на обучение 1 время, он требует повышенного внимания администратора. Таким образом, зарплату администратора в учете надо разложить на каждого из 5 тьюторантов в зависимости от тех задач, которые администратор делал, чтобы вытащить на свет количество утилизированного время администратора, то есть когда администратор реально занят задачами ученика.
Чтобы прописать всю эту сложную конструкцию, нужно было для каждой должности описать, в каких продуктах, задачах и мероприятиях сотрудник и оценить плановую загрузку.
«Мне особенно запомнились долгие встречи с Анастасией, когда мы сидели вечерами по три часа, разбирая в цифрах разные варианты.
Вначале мы делали модель на искусственных данных, обкатывали ее, затем загрузили живые данные и на них провели ещё одну отладку. Это была кропотливая работа».
«На этапе отладки возникла своя сложность — у бизнеса на каждое правило, которое можно задать как формулу, появлялись сотни исключений. Сначала казалось кристально ясным, что система построена так и так, а потом при обсуждении мы понимали, что бывает еще и по-другому, да еще парочка альтернативных вариантов всплывала. Это нормальная рабочая история – просто много раз приходилось возвращаться на шаг назад и прописывать исключения. Но в итоге всё получилось прекрасно!»
И в финале мы собрали всё в Power BI, чтобы собственник бизнеса мог наглядно, с красивым и понятным визуалом, через дашборды, видеть цифры по продуктам, по тьюторантам и так далее.
«Работу Exchequer отличает умение погрузиться в специфику компании и сделать нестандартную модель, не пытаясь натянуть реальность на готовый шаблон».
Ольга Жуликова, директор Step by Step
Итог работы
По нашим дашбордам в любой момент времени сейчас можно:
– увидеть эффективность использования ФОТ;
– понять, сколько прибыли принес каждый сотрудник и каждый клиент;
– определить средний чек, LTV по клиентам, маржинальность каждого продукта и экономику каждой задачи внутри продукта;
– увидеть структуру всей финансовой отчётности.
Это такой тотальный срез всего, причем в динамике.
«Благодаря финансовой отчётности, которая у нас сейчас есть, мы видим результаты и у нас есть чем управлять. Теперь мы можем принимать обоснованные управленческие решения».
Мы – фары
Если бы надо было описать суть финансовой аналитики в одной метафоре, то можно привести такой пример.
Представьте, что у вас крутой автомобиль с мощной начинкой. Всё работает: и руль, и тормоз, и кондиционер – каждая мелочь. Это ваш бизнес.
А финансовая аналитика – фары этого автомобиля. Без фар ехать можно, навигатор задал направление: кажется, нам на север. Бизнесу понятно и без финансовой аналитики, что надо больше прибыли. Идем к прибыли!
Но фары ближним и дальним светом тебе показывают в деталях, что происходит на дороге. Это и называется финансовой аналитикой.
Что усилить в вашем бизнесе?
Пройдите нашу тест-диагностику из 8 вопросов и получите 8 точных рекомендаций от Exchequer!
Ольга нас рекомендует:
«В первую очередь, рекомендую услуги Exchequer стартапам и средним предприятиям, потому что когда, компании начинают расти и понимать, что стандартизированных метрик им не хватает, когда они хотят углубляться в анализ, тогда от финансистов нужно глубокое погружение в проект и такие модели».
Вас заинтересовали наши услуги? Напишите мне в личные сообщения слово «ФИНАНСЫ» – обсудим возможное сотрудничество!