Time management

Здарова, на связи Goodman! Сегодня поговорим с вами про тайм-менеджмент для криптана и как он поможет вам привести дела в порядок и не пропустить lifechange из-за прокрастинации.

Из этой статьи вы узнаете:

• Что такое time management?
• Для чего он нам нужен?
• Какие есть эффективные техники?
• Несколько полезных инструментов

Тайм-менеджмент - это жизненно важный навык в современном мире, особенно при работе на себя или обучении. Эффективная практика планирования может вам уменьшить стресс и прокрастинацию, повысить концентрацию внимания и повысить эффективность. Кроме того, это повышает уверенность и расширяет перспективы вашей карьеры и образования. Суть тайм менеджмента в том, чтоб разумно распоряжаться своим временем. Работать умнее, а не усерднее, и достигать большего за меньшее время. А это уже в свою очередь позволит вам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью, ведь никто из нас не хочет умереть за компом в одиночестве.

1) Проведите аудит времени - Подумайте, когда вы были наиболее продуктивны, и составьте план, как максимально эффективно использовать это время. Выполняйте задания, требующие большей концентрации, например написание необходимого статьи или проведение ресерча в часы пик. А в то время, когда концентрация падает, посмотрите интересующие вас видео или же прочитайте статью, которую запланировали.

2) Составьте план - Составьте план на следующий день, неделю или месяц. Используйте календарь или же любой другой планер. Главное чтоб это было где-то кроме вашей головы. Выделите определенные отрезки времени для различных занятий, включая работу, перерывы и личное время. Регулярно просматривайте и обновляйте свой календарь и убедитесь, что ваши цели реалистичны и достижимы. Будь реалистом, нет смысла в планах, которые ты не выполняешь.

3) Установите цели и приоритеты - Определите свои долгосрочные цели в области карьеры и личного развития и разбейте их на более мелкие задачи. Установите сроки их достижения и убедитесь, что они конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и своевременные.

4) Найдите подходящее рабочее пространство - Создайте у себе отдельное тихое место для работы и не занимайтесь там ни чем другим кроме работы. Конкретное рабочее место позволит вам меньше отвлекаться и лучше работать.

5) Создайте систему - Создайте распорядок дня, который подойдет именно вам, но помните, что вам, возможно, придется адаптировать его к новым задачам или же неожиданным ситуациям. Выберите лучшие методы тайм-менеджмента и запланируйте свое время так, чтобы при необходимости можно было скорректировать свой график.

Существует множество методик тайм-менеджмента, некоторые из которых направлены на то, чтобы собрать все имеющиеся у вас задачи, оценить их по уровню приоритета и организовать в таблицы для дальнейшего сопоставления с доступными единицами времени.

Рассмотрим несколько примеров:

1) Time Blocking — это метод управления временем, при котором вы делите свой день на блоки времени. Каждый блок должен быть наполнен конкретной задачей, чтобы на каждый день был конкретный график. Располагайте высокоприоритетные задачи в самые продуктивные часы дня. Также советую оставить некоторое пространство между блоками для большей гибкости.

2) Get Things Done (GTD) позволяет вам хорошо продумать ваши задачи и преобразовать их в простой список дел. Возьмите весь беспорядок в голове и организуйте его, чтобы сосредоточиться на нужных задачах, когда это необходимо. Результатом является возможность уверенно знать, какую работу вам следует выполнить в любой момент времени, не опасаясь забыть что-то важное.

3) Метод быстрого планирования (RPM) или «Результат, цель и масштабный план действий» направлен на то, чтобы помочь вашему мозгу визуализировать ваши цели и воплотить их в жизнь. Каждая задача сопровождается действиями, которые человек может предпринять, чтобы добраться до сути. Кроме того, вы можете создать для себя вдохновляющую роль, чтобы чувствовать себя более мотивированным.

4) Закон Паркинсона не является методом тайм-менеджмента. Но его можно использовать для работы в более короткие и эффективные промежутки времени. Например, попытайтесь работать без зарядного устройства компьютера. Это заставит вас завершить проект до того, как разрядится батарея компьютера.

Перейдем к наиболее распространенным методикам

1) Pomodoro Technique - Техника Помидора была изобретена предпринимателем и писателем Франческо Чирилло в 1980 году. Он боролся с недостатком концентрации и не мог выполнить задание. Поэтому Чирилло поставил перед собой задачу посвятить работе всего десять минут. Воодушевленный успехом, он нашел кухонный таймер в форме помидора, чтобы отслеживать процесс.

Метод предполагает разделение вашей работы на 25-30-минутные интервалы с 5-минутным перерывом между каждой единицей времени. Каждый интервал называется Помидором, в честь таймера в форме помидора.

Техника Pomodoro имеет множество преимуществ. Этот метод может помочь более эффективно управлять временем и достигать целей, особенно тем, кто склонен откладывать дела на потом или легко отвлекается. Кроме того, тем, кто чувствует себя перегруженным большой рабочей нагрузкой, техника «Помидора» может помочь разбить задачи на более мелкие, более управляемые части. А если приближается дедлайн, эта система может помочь эффективно управлять временем и снизить стресс и беспокойство.

2) Матрица Эйзенхауэра - была впервые представлена Дуайтом Д. Эйзенхауэром. В одном из своих выступлений он сказал, что его беспокоят два типа проблем – срочные и важные. Чтобы определить, что ему следует сделать в первую очередь, Эйзенхауэр разработал метод, который помогал расставить приоритеты этих задач по уровню их значимости.

Чтобы использовать эту технику, вам необходимо оценить свои задания по степени их важности или срочности и приступить к выполнению работы. Чтобы помочь вам более эффективно оценивать свои задачи, разделите лист бумаги на четыре квадрата.

Давайте рассмотрим каждый квадрат более подробно:

• Сделать (Do) - Задачи/проекты, которые одновременно срочны и важны и должны быть завершены немедленно. Например, это кризисные и чрезвычайные ситуации, насущные проблемы или проекты с дедлайнами.
• Планировать (Schedule) - Важные, но несрочные задачи/проекты следует запланировать в своем календаре. Они включают долгосрочное планирование, личное развитие, физические упражнения и т. д.
• Делегировать (Delegate) - Задачи/проекты, которые являются срочными, но не важными, следует делегировать кому-то другому. Это могут быть комьюнити колы, оплата расходников, ответы на телефонные звонки и письма и т. д.
• Удалить (Delete) - Задачи/проекты, которые не являются ни срочными, ни важными, следует удалять. Сюда входят задачи, которые не помогают вам достичь ваших целей, такие как бессмысленный просмотр инсты или тикток и любые действия, отнимающие время по типу обсуждения очередного инфла.

3) Принцип Парето - также известный как правило 80/20, представляет собой модель прогнозирования, созданную итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1895 году. Концепция гласит, что 80% ваших результатов возникают в результате 20% вашей деятельности. Другими словами, два из десяти заданий в вашем списке дел будут иметь ту же ценность, что и остальные восемь вместе взятые.

Давайте рассмотрим 6 советов, которые помогут вам сосредоточиться на самых важных задачах:

• Задайте себе вопросы, чтобы определить наиболее значимые задачи. Например: «Поможет ли мне эта задача достичь своих целей?» Или: «Какие задачи необходимы, чтобы стать лучше в этой области?» Так легче понять, какая задача является первоочередной, а какая не так важна.

• Пересмотрите свой список дел. Будьте активны в использовании своего времени. Составляйте списки дел с задачами, которые требуют наибольшего количества усилий и приносят пользу вашему успеху. Делегируйте и автоматизируйте менее важные задачи. Если кто-то дал вам задание, которое не является для вас приоритетным, вежливо откажитесь.

• Задачи, которых следует избегать. Задачи, которые не попадают в категорию 20%, — это срочные, но неважные задания (на основе матрицы Эйзенхауэра), те, с которыми вы не очень хорошо справляетесь или которые выходят за пределы вашей зоны комфорта, а также траты времени, такие как встречи и сплетни.

• Найдите время для дипворка. Дипворк — это этап, когда вы должны сконцентрироваться исключительно на неотложных задачах. Запланируйте в своем календаре время, которое требует наибольшего внимания. Относитесь к этому как к важной встрече, чтобы не отвлекаться. Чтобы быть продуктивным, запланируйте 2–3 блока времени по 1–2 часа.

• Устраните отвлекающие факторы, которые вызывают наибольшее беспокойство. Например, если 2 из 10 действий, отнимающих время (электронная почта, социальные сети, телевидение, сплетни и т. д.), являются причиной большинства ваших задержек, вам следует свести к минимуму или исключить эти 2 действия.

• Не будьте скептичны ничего страшного, если результат не будет точно соответствовать формуле. Дело в том, что большинство вещей распределены неравномерно. Основная цель концепции — побудить вас сконцентрироваться на самом важном.

4) Канбан — это метод, который использует доску для визуализации рабочего процесса и более эффективного управления им. Toyota была первой, кто внедрил эту технологию для повышения эффективности и оптимизации незавершенных работ на своих заводах. Хотя Канбан — это бизнес-инструмент, он также может быть полезен и для личного использования.

Чтобы использовать этот метод, соберите все задания и проекты, которые вам нужно выполнить. Разделите список на столбцы, чтобы описать состояния заданий. Например: сделайте 3 столбца — «Сделать», «В процессе» и «Готово». Перемещайте задачи по доске в соответствии с уровнем их готовности. Цифровые канбан-доски могут стать полезным инструментом в этом процессе. Вы можете раскрасить столбцы и прикрепить документы к карточкам, чтобы все было у вас перед глазами.

Техника Канбан помогает выполнять повседневные задачи и обеспечивает визуальное представление целей. С помощью канбан-доски вы можете четко определить задачи, которые вам необходимо выполнить, установить приоритеты и соответствующим образом распределить время. Это помогает оставаться сосредоточенным на целях, избегать прокрастинации и достигать желаемых результатов.