Личное время | 8 инструментов + 15 личных рекомендаций

Продолжаем организовывать своё время так, чтобы не терять ни минуты впустую. Сегодня поделюсь с вами оставшимися 8 инструментами и 15 личными рекомендациями, после внедрения которых, время перестанет уходить сквозь пальцы на непонятно что и непонятно куда.

Дефицит времени называют “болезнью 21 века”, а тайм-менеджмент стал лекарством. Но не буду Вас томить речами о том, для чего он нужен, а сразу перейду к техникам, которые помогут правильно управлять временем.

Техники

Тема тайм-менеджмента популярное направление в различных тренингах и коуч-программах. Были разработаны сотни методов, в том числе и авторские, которые способны помочь в планировании времени. Но обо всех говорить не буду, затрону только самые лучшие и экспериментально проверенные лично мною

1. Пирамида Франклина

Пирамида Франклина создаёт проект на всю вашу жизнь. Благодаря тщательной проработке каждого этапа пирамиды можно добиться глобальных результатов, даже стать президентом.

Метод включает в себя: главные жизненные ценности, глобальную цель, генеральный план, долгосрочный план, краткосрочный план, план на день.

Теперь давайте разберем каждую составляющую. Ориентиры, которые человек выбирает, проживая жизнь, называются жизненными целями, то есть это и есть ценности:

  • Семья;
  • Богатство;
  • Дружба;
  • Здоровье;
  • Карьера;
  • Учеба;
  • Любовь.

Жизненные ценности определяют значимые и важные результаты, которые достигаются в жизни. Время от времени ценности могут меняться, но все же основная внутренняя идея остаётся неизменной.

Традиционно считается, что для мужчин основой жизни будет карьера, а для женщины – семья. Но времена меняются.

На основании жизненных ценностей выбираем глобальную цель, которая выделяется количественной и качественной характеристикой.

Для достижения глобальной цели расписывается генеральный план, который состоит из действий и проектов, а также долгосрочного (на несколько лет), краткосрочного (несколько месяцев) плана и плана на день (ежедневные дела).

Пирамида Франклина

2. Матрица Эйзенхауэра

Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр создал матрицу Эйзенхауэра, которая помогает распределить задачи в соответствии со сроками и степенью важности.

Для этого лист бумаги разделим на три столбца: список задач, важно и срочно. Напротив задачи укажите ответ “Да” или “Нет” на вопросы:

  1. Это важно?
  2. Это срочно?
Отвечаем на вопросы

Затем рисуем таблицу и две оси: ось важности по вертикали и ось срочности по горизонтали. Так образуется матрица, в которой выделяются четыре квадранта: “A”, “B”, “C”, “D”.

В каждый из квадрантов записываются задачи и дела в соответствии с таблицей из трёх столбцов.

Сортируем задачи

И для начала важное примечание: срочные дела из квадранта “С” не перепутайте с делами из квадранта “А”, а то получится неразбериха.

  • Квадрат А – сделайте это немедленно. При грамотном планировании квадрант остается пустым. Для этого пункты остальных квадрантов делайте вовремя.
  • Квадрат В – решайте, когда это сделаете. Заслуживает пристального внимания, отражает приоритетные и текущие задачи. Эти задачи и формируют основу расписания.
  • Квадрат С – сделайте позже. Дела из данного квадранта отвлекают, мешают сосредоточиться и не приближают человека к желаемому результату.
  • Квадрат D – игнорируйте. Задачи из квадранта D не приносят никакой пользы, они игнорируются. Это те самые пожиратели времени.

Ранжирование задач по матрице Эйзенхауэра упрощает составление расписания, помогает эффективно управлять временем. Достаточно спланировать время для выполнения задач из группы “В” и “С”.

3. Правило 1‑3‑5

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая всё в срок и не переутомляясь.

4. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Отлично дополняет предыдущий инструмент

5. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

Звучит просто, но этот способ меня лично не раз выручал и вытаскивал из надвигающейся прокрастинации

6. График Ганта

Диаграмма Ганта разрабатывалась для крупных организаций, в которых проекты состояли из множества задач, и нужно было контролировать сроки их выполнения.

Контроль исполнения задач ведется с помощью графика. Сами проекты расписываются по задачам, имеющимся ресурсам и ответственным лицам. Для каждого этапа проекта устанавливаются свои сроки.

График Ганта

График Ганта состоит из линии абсцисс – оси времени, на которой установлены сроки. Вертикальной осью служит перечень задач.

Задача представлена горизонтальным столбцом, который показывает моменты начала и завершения работ. Сроки выполнения проекта на графике представлены первой и последней датой.

Техника применяется в командной работе и используется в приложениях по управлению проектами.

6. Делегирование

Техника “Делегирование” позволяет перейти от личного исполнения задач в организации к управлению их выполнения. Делегирование экономит время.

Работу, которую сделают не хуже или лучше вас, поручайте другим. Срочные и неважные задачи (из квадранта “С” матрицы Эйзенхауэра, которую мы обсуждали ранее) делегируйте.

Делегировать – высший пилотаж эффективности: выберите подходящего исполнителя для каждой задачи, введите в курс дела, определите срок исполнения, стандарты качества и критерии оценки выполнения. Вот и все.

7. Дедлайн

Закон Паркинсона гласит: “Работа заполняет время, отпущенное на неё”. И эта фраза как никогда точно описывает суть данной техники

Данный метод тайм-менеджмента похож на “хронометраж”, только отличия в том, что в “дедлайн” вы сразу устанавливаете время, которое необходимо для исполнения задачи.

Поэтому, если вы хотите использовать данный метод, то просто при планировании расписания напротив задачи установите точную дату исполнения. Иначе, если вы не установите срок, то задача не будет выполнена вовсе.

Дедлайн близко!

8. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

Личные рекомендации

С инструментами и техниками разобрались. Теперь поделюсь с вами личными рекомендациями/хаками личного времени

1. Используйте голосовой ввод

Как вы знаете все новые идеи нужно записывать. И для того, чтобы процедура отнимала меньше времени – используйте голосовой ввод. На телефоне в заметках он точно есть.

2. Один день = одна задача, которая приближает к цели

Добавьте к списку обычных дел одну задачу для достижения цели и потратьте на неё час.

3. Один месяц = одна маленькая цель

Глобальную цель разбивайте на более мелкие, которые можно выполнить за один месяц. Так вы небольшими шагами придёте к достижению глобальной цели.

4. Пятнадцатиминутный сон

По возможности включите небольшой сон в обеденный перерыв. Данный приём может повысить работоспособность.

5. Делите день на 3 части

Утро посвятить себе и телу. День – решению приоритетных задач. Текучка – пара часов. Вечер – семья и расслабление.

6. Включите в план активный отдых

В ежедневный график включайте полезный отдых, который поможет расслабиться и получить положительные эмоции. Например, вечерняя прогулка или утренняя зарядка.

7. Утреннюю рутину делайте вечером

Вечером потратьте 10 минут на подготовку к будущему дню: одежда, расписание, маршрут дороги. Это сэкономит как минимум 20 минут утром. Помните про этот совет по тайм-менеджменту и тогда вы точно останетесь в плюсе.

8. Выделите 30 минут на развитие

Расписание состоит не только из рабочих и повседневных задач. Обязательно планируйте время и на образование.

9. Говорите: “Нет”

Пожалуй, основное правило тайм-менеджмента. Так как волшебное слово “Нет” позволит не делать то, что не входило в планы. Личные задачи на первом месте.

10. Медитируйте

Техника осознанного дыхания поможет отдохнуть, перезагрузиться и продолжить работу с новыми силами.

11. Воспринимайте неудачи как опыт

Если цель не достигнута, план провалился и возник форс-мажор, то не отчаивайтесь и возвращайтесь к плану заново. Проанализируйте и внесите корректировки таким образом, чтобы в следующий раз избежать подобных ситуаций.

12. Анализируйте

Итоги дня анализируйте, размышляйте о том, что было сделано, что ещё нужно сделать, и ответьте на вопросы: “Как это получилось?”, “Удовлетворены ли вы результатом?”

13. Не бойтесь поменять планы

Встреча отменяется или сотрудник заболел — будьте готовы к переменам в расписании. Пусть всегда будет запасной план Б.

14. Определите области ключевых результатов

Из цели выделите две или три приоритетные задачи, которые в большей степени влияют на достижения цели. Так вот, уделяйте на их проработку хотя бы по часу каждый день, а также анализируйте результат.

15. Меняйте виды деятельности

При планировании расписания учитывайте, какое количество времени уйдёт на выполнение задания. Умственную деятельность чередуйте с физической. После переговоров займитесь подготовкой документов, а потом прогуляйтесь.

КОРОТКО О ГЛАВНОМ

Планирование жизни станет новым преимуществом, поможет расставить приоритеты и знать, куда и как двигаться на пути к собственному счастью в работе и личной жизни. А также вы поймёте для чего нужна та или иная задача.

На первый взгляд сложно научиться тайм-менеджменту, но ваша цель и те техники, которыми я сегодня поделился, помогут двигаться по заданному алгоритму.

План работы:

  1. Определитесь с целями;
  2. Разбейте цели на задачи;
  3. Выберите технику планирования и реализации;
  4. Оцените результаты;
  5. Отблагодарите себя за проделанную работу.

Увидимся в следующих постах✊🏻