Out of office notification. Готовый шаблон
Прежде чем уйти в отпуск или на больничный, принято включать автоответчик для входящих писем. Разбираемся, как грамотно составить такое сообщение на английском.
Основные ошибки
Орфография и грамматика очень важны: читать письма с ошибками неприятно. Однако здесь мы говорим о смыслах и стиле.
Многословие
Когда ответ приходит через секунду после отправки письма, всем сразу ясно, что это либо автоответчик, либо сообщение об ошибке. Не начинайте сообщение со слов «Здравствуйте! Это автоматический ответ на ваше письмо…». Все всё понимают. «Здравствуйте!» будет достаточно. Это всего лишь уведомление. Не нужно писать много букв.
Неуместный юмор
Вот, например, автор хотел показаться остроумным, но вышло длинно, коряво и неумно.
Hello from the other side,
Thanks for your email. I’m sorry that this auto-reply gave you a false sense of my prompt and enthusiastic response. But I’m actually out of the office until 1 August 2020. And because I live in the 21st century, I’ll still have access to my phone and inbox. I’ll however opt to ignore it until I’m back. For a faster reply, I suggest you comb through my Instagram stories, figure out which hotel I’m staying in, call the reception and have them take a message that will never reach me.
If it’s an emergency that concerns me, you can reach me at 8 777 777-77-77. But please bear in mind that one day, you’ll receive payback for the pain you’ve caused me during my vacation.
Вы не знаете от кого может прийти письмо: от коллеги, руководителя компании или недовольного клиента. Юмор — это сложно. Кто-то может не оценить шутку, и отношения будут испорчены.
Клише
Даже в такие короткие сообщения некоторые умудряются впихнуть кучу клише.
Если у вас в почтовой программе уже настроен автоответчик, перечитайте его и удалите ненужные слова. Никто не верит в искренность «Thank you for your email» и «Your message is important to me». Это не добавляет уважения, а только делает письмо длиннее.
Лишняя информация
Не пишите о причине отсутствия. Вряд ли всем нужно знать, что вы в отпуске или у стоматолога. Руководителя, коллег по отделу и клиентов, которые могут от вас чего-то ждать, лучше предупредить заранее в отдельном письме или по телефону.
Greetings,
I am out of the office today to watch 'Avengers: Endgame' and tomorrow to process my grief. If your email is work-related, I will have limited access to my inbox. If you wish to discuss the movie, my access to my inbox will be just fine.
Please consider my feelings if you are looking to reach me. You can find out more about my emotions at twitter.com/crazymarvelfanboy, but you will also find spoilers. Consider yourself warned.
You can also contact my colleague Jane who has never watched a single Marvel movie in her life at [email protected]
Хорошо, если вам кажется, что все эти примеры невозможно встретить в реальной деловой переписке. Значит вы сами точно не станете так писать. Но, к сожалению, эти примеры не только реальны, но и подаются на некоторых сайтах, как хорошие шаблоны.
Что писать
Все ситуации разные и одного шаблона на все случаи быть не может. Однако в вашем письме точно должны быть:
1. Период отсутствия.
2. Уточнение, будет ли у вас доступ к почте.
3. Электронная почта коллеги, который вас заменяет, или ваш телефон для связи в экстренных случаях.
Hello,
I am out of the office from 1 to 11 July with no/limited access to my email. In case of urgency you may contact my colleague Anna via [email protected] or call me at 8 777 777-77-77.
Best regards,
Alex
Поправка на COVID-19
Во время карантина и удалённой работы выражение «out of the office» звучит странно, ведь мы почти все сейчас «out of the office». Можно заменить её на «off work».
Когда можно нарушать правила
Если вы работаете в маленькой компании, и у вас принято шутить в переписке с коллегами, шутите. Просто настройте разные ответы для коллег и всех остальных.
Боитесь, что коллеги и клиенты будут злоупотреблять звонками в нерабочее время? Не пишите свой номер телефона. Достаточно указать электронную почту человека, который вас заменяет.
Если вы уходите в длительный отпуск, например, для ухода за ребёнком, напишите об этом. Странно внезапно получить ответ «Я вернусь через три года» без уточнения причины.