Подготовка ко встрече с заказчиками и командой. Часть 1. Вопросы и Кемп
Тема переговоров строго говоря не про UX и UI, но если вы дизайнер, то вам будет нужно участвовать в митингах, согласовывать, быть активным.
Мой профит от статьи заключается в том, чтобы систематизировать процесс подготовки.
О чем планирую рассказать в нескольких частях:
— о чём вы вообще собрались говорить. Это самая главная часть;
— языковая подготовка. Это часто самая сложная часть, особенно если вы работаете в каком-то шибко специфическом домене и только начали работу;
— техническая или формальная подготовка. В некоторых случаях нельзя просто взять и назначить митинг, нужно заранее подумать что там у вас будет происходить;
— моральная подготовка. Тоже не маловажно, так как в задачи дизайнера часто входит задача обсудить с заказчиком, что что-то пошло не так или отважно встретить критику.
Если у вас есть какие-то ещё вопросы и предложения насчёт того, о чём хотелось бы прочесть — смело делитесь под постом, я готова расковыривать эту тему.
Вопросы по Кемпу
Прежде чем пойти на любой созвон есть смысл ответить на список вопросов, своего рода чек-лист. Изначально я использовала карточку переговоров по Кемпу, про которую узнала из блога Николая Товеровского. Позднее я наткнулась на статью Всеволода Устинова, в которой подробно расписаны компоненты подготовки.
По Кемпу до звонка, встречи стоит ответить на следующие вопросы:
— какова миссия звонка: а собственно зачем разговор? О чём он, какова его цель? Ответ лучше формулировать на языке клиента. Т.е. фактически это тема разговора;
— «багаж»: всё накладки, идеи, апдейты, которые нужно озвучить в самом начале разговора. Например, что вы где-то не уложились по срокам или что сегодня обсуждение будет вокруг ещё не вполне готовых прототипов;
— бюджет: сколько времени, энергии, денег и эмоций вы можете потратить на этот разговор. В основном в моей практике это про ограничения по времени: если у нас на весь разговор есть 40 минут, а появляется какая-то новая большая тема, то я уже до разговора понимаю, что такие вещи уйдут в отдельный созвон.
— решение, которое хотите принять: а чего вы ждёте, хотите получить по итогу встречи?
— план встречи: по порядку пишете, о чём будете говорить.
Например, для какой-то типовой встречи может быть вот такой список ответов:
— миссия: показать обновления в прототипах, получить фидбек, чтобы понять, можем двигаться дальше или нужно что-то улучшить.
— «багаж»: фичу С в первый релиз не успеваем взять, с 5 числа Н в отпуске.
— бюджет: созвон на 1 час, готовы к эмоционально заряженному обсуждению и если необходимо — готовы задержаться.
— решение, которое хочу принять: или что прототипы согласованы, или что не согласованы и вот вам конкретный список правок.
• сказать про цели встречи• озвучить «багаж»• показать прототипы• собрать фидбек• договориться что дальше
Дополнительные вопросы
По моему опыту, часто стоит ответить и на пару дополнительных вопросов тоже:
— а кто именно будет на встрече, кто принял приглашение? Состав участников может здорово влиять и на тему, и на план. Нормально иметь план на случай, если кто-то не пришёл;
— у кого какая роль? Одна ситуация, когда от вас ожидается лишь вовремя добавлять по необходимости комментарии и отвечать на вопросы, и совсем другая — если вы ключевой спикер. Также здорово заранее определиться кому какие вопросы вы можете или не можете переадресовывать;
— какие проблемы, вопросы могут возникнуть? Иногда заранее можно увидеть список возможных вопросов со стороны заказчика, команды и, соответственно, заранее обдумать ответ. Этот пункт встал на первое место когда появилась необходимость работать на английском языке — есть смысл заранее мысленно проверить лексику, чтобы в ходе встречи уже не иметь проблем с тем, чтобы объяснить какие-то нюансы.
— а кто именно будет на встрече: ответили все, кроме Н, поэтому про часть А не рассказываем, она интересна только Н
— у кого какая роль? В отвечает за фронтенд, с ним есть договоренность, что если что — вопросы по реализации адресуются ему. Есть ещё А, она отвечает за часть С, поэтому ее тоже заранее предупредили на всякий случай подготовиться говорить.
— какие проблемы, вопросы могут возникнуть? В визуализации пока шершаво работает D и F, поэтому заранее выясняю почему так и когда починим.
Запишите на бумажке
Или не на бумажке. Но в любом случае стоит записать ответы так, чтобы они были у вас перед глазами в момент разговора. У меня под это дело отдельная тетрадь. Я вношу в записи дату, кто на встрече был, туда же записываю пометки о том, что нужно не забыть сделать по итогам встречи, вопросы, которые не хочу забыть пока собеседник разворачивает мысль.
По итогам этих записей проще писать письмо с перечислением основных итогов встречи (follow-up, позднее расскажу о нём больше), проще не забыть спросить о важном и, конечно же, эти записи помогают не отвлекаться от миссии встречи, помогают быть сфокусированней.
Я использую этот список вопросов теперь для любых созвонов, не только для работы. Отвечаю на все вопросы не всегда, зависит от сложности переговоров. Но в самом начале лучше готовится так к каждому звонку, чтобы выработать привычку правильно фокусироваться.