Действия заказчика по приёмке товара (продукты питания)

На жатве. Российская Империя.

Что необходимо сделать до дня поставки товара, если вашим контрактом предусмотрено электронное актирование (приемка)

Задача заказчика – открыть поставщику доступ к электронному актированию в ЕИС, такой доступ можно предоставить только на этапе исполнения контракта.

Важно! Перед оформлением документов необходимо проверить настройки доступа. Документ о приемке должно подписывать уполномоченное на то лицо. В связи с этим необходимо назначить соответствующему пользователю полномочие "Уполномоченное лицо" в личном кабинете и установить права на подписание документов о приемке в ЕИС.

При использовании электронного актирования:

поставщик формирует, подписывает электронной подписью и размещает в ЕИС документ о приемке. Поставщик прикладывает к документу о приемке иные обязательные документы (например – товарные накладные).
в течении 1 часа с размещения в ЕИС, документ направляется заказчику.
в срок установленный контрактом, заказчик обязан подписать документ и разместить его в ЕИС, или отказаться от подписания (необходимо сформировать и разместить в системе мотивированный отказ). Датой приемки товара является дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком.
документ можно скорректировать путем внесения правок (несущественные условия) или путем формирования корректировочного документа (существенные условия).
если в приемке участвует приемочная комиссия, то все ее члены подписывают документ о приемке в ЕИС. Если в приемочную комиссию включены лица, не являющиеся работниками заказчика, допускается подписать документ о приемке или составить мотивированный отказ от его подписания, а также подписать сам такой отказ без использования усиленных электронных подписей и ЕИС.

Без электронного актирования:

Получить от поставщика подписанные документы:

товарная накладная по форме № ТОРГ-12 в двух экземплярах (по одному экземпляру для каждой из сторон)
счёт

Важно! В случае если поставщик является плательщиком НДС, то вместе с товарной накладной он предоставляет счёт-фактуру в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации.

Осуществить приёмку товара по:

количеству упаковок
комплекту
явным видимым повреждениям упаковки
качеству

Проведение экспертизы поставленного товара

Для проверки соответствия поставленного товара условиям контракта заказчику необходимо провести экспертизу, которая может проводиться своими силами – «внутренняя экспертиза», или к ее проведению могут привлекаться независимые эксперты (экспертные организации) на основании контрактов, заключенных в соответствии с Законом № 44-ФЗ – «внешняя экспертиза».

Важно! В случае если закупаемый товар относится к переработанным продуктам и (или) продуктам, в состав которых входит несколько ингредиентов, то в рамках экспертизы поставленного товара заказчик проводит исследования на предмет качества и безопасности, в том числе фальсификации товара.

Рекомендуем при сроке действия контракта более 3 месяцев проводить экспертизу не реже 1 раза в 3 месяца, в остальных случаях - не менее одного раза в течение срока действия контракта.

Важно! В случае проведения заказчиком «внешней экспертизы» при принятии решения о приемке или об отказе в приемке товара необходимо учитывать отраженные в заключении по результатам такой экспертизы предложения экспертов и экспертных организаций.

Выборочная проверка товара

Заказчик вправе для проведения экспертизы товара осуществлять выборочную проверку качества и безопасности для подтверждения его соответствия условиям контракта в момент его передачи на складе поставщика до отгрузки. Такое условие заказчику необходимо включить в контракт с указанием:

количества процентов проверяемого товара от общего количества партии каждого наименования товара
сроков осуществления проверки

Важно! В случае осуществления выборочной проверки при передаче товара заказчику товар на период проведения экспертизы находится у заказчика на ответственном хранении.

Оформление результатов экспертизы

По результатам проведенной экспертизы Товара, в том числе выборочной проверки заказчику необходимо составить заключение, в котором отмечается:

Обязательно:

отсутствие или наличие нарушений условий Контракта
отсутствие или наличие нарушений в части качества и безопасности товара

По желанию заказчика:

предложения об устранении нарушений (при наличии), если такие нарушения не препятствует приёмке и не касаются качества и безопасности товара
срок устранения нарушений (при наличии)

Если у заказчика нет претензий к товару, то заказчик подписывает:

документ о приемке - акт, который составляется заказчиком в свободной письменной форме с учетом части 7 статьи 94 Закона № 44-ФЗ
товарную накладную по форме № ТОРГ-12 в течение срока, установленного в контракте, с момента доставки (получения) товара/выборки

Заказчик вправе не отказывать в приемке поставленного товара в случае выявления его несоответствия условиям контракта, за исключением условий, касающихся качества и безопасности товара, и если выявленное несоответствие не препятствует приемке товара и устранено поставщиком. Допоставка, доукомплектование или замена некачественного товара оформляется соответствующей товарной накладной по форме № ТОРГ-12 в аналогичном для приёмки порядке.

Если выявлены нарушения заказчику следует:

отказаться от приемки товара
составить в течение срока, установленного контрактом, мотивированный отказ от подписания акта о приемке с указанием перечня выявленных нарушений условий контракта

Рекомендуем включать в контракт условие, согласно которому поставщик обязуется без дополнительной оплаты со стороны заказчика устранить выявленные нарушения (допоставить, доукомплектовать, заменить товар) в установленный контрактом срок со дня получения от заказчика мотивированного отказа.

Важно! В случае повторного выявления по результатам экспертизы нарушений условий контракта заказчик вправе отказаться в одностороннем порядке от исполнения контракта по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством Российской Федерации в случае, если такое право заказчика было предусмотрено контрактом.

Актуально на 13.10.2023. При оценке ситуации на другую дату требуется дополнительный анализ вопроса и просмотр цитируемых материалов.