Электронное актирование. Как с ним работать
Электронное актирование — это формирование и утверждение документов о приемке товаров, работ или услуг с использованием функционала Единой информационной системы (ЕИС).
С января 2020 года все поставщики и заказчики наделены правом использования функционала ЕИС при приёмке товара.
С 2022 года ввели обязательное применение электронного актирования в ЕИС для электронных закупок по 44-ФЗ.
Общие положения электронного актирования
Новый формат приёмки ставит своей целью упрощение работы поставщиков и заказчиков. Переход на электронное актирование решает ряд задач:
- упрощение и ускорение согласования приёмки;
- обеспечение своевременности оплаты;
- сокращение бумажного документооборота;
- снижение риска технических ошибок;
- обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
- возможность сбора статистических данных;
- оптимизация закупочного процесса;
- повышение прозрачности системы закупок.
Возможность актирования поставщику предоставляет заказчик посредством ЕИС и включения этого права в проект контракта.
Примеры формулировок условий контракта:
Вариант № 1
"Х.1. В день поставки товара Поставщик представляет Заказчику в качестве первичных учетных документов, подтверждающих (сопровождающих) поставку товаров - универсальные передаточные документы (далее – электронный акт), в том числе корректировочные документы к ним посредством электронного документооборота в единой информационной системе в сфере закупок (далее-ЕИС), в том числе Поставщик обязан приложить к формируемому в ЕИС документу о приемке следующие документы:
Х.2. Приёмка товара производится по документам, указанным в пункте Х.1 настоящего контракта представляемых Заказчику."
Вариант № 2
"Х.1. При отсутствии у Заказчика претензий по количеству и качеству поставленного Товара Заказчик в течение 20 (двадцати) дней с момента доставки Товара Поставщиком подписывает и направляет Поставщику документы в соответствии с материалами для работы с документами о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме размещенными в единой информационной системе в сфере закупок. После этого Товар считается переданным Поставщиком Заказчику.
Х.2. При выявлении несоответствий в поставленном Товаре, препятствующих его приемке, Заказчик в срок, установленный в пункте Х.1 Контракта, отказывает в приемке Товара, направляя Поставщику мотивированный отказ от приемки Товара с перечнем выявленных недостатков и указанием сроков их устранения, в соответствии с материалами для работы с документами о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме размещенными в единой информационной системе в сфере закупок.”
Как добавить условия о электронной приёмке в ЕИС
- Войти в личный кабинет в ЕИС.
- Перейти на вкладку «Исполнение».
- Выбрать нужный контракт.
- Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
Инструкции к тому как провести полную, частичную приёмку товара, а так же как заказчику отказаться от приёмки товара полностью.
Возможные проблемы электронного актирования
Закон 44-ФЗ допускает возможность привлечения в качестве членов комиссий лиц, не являющихся работниками заказчика. В случае привлечения таких лиц в приемочную комиссию подпунктом "а" пункта 5 части 13 статьи 94 Закона 44-ФЗ прямо предусмотрена возможность подписания документа о приемке, составление и подписание мотивированного отказа от подписания документа о приемке без использования усиленных электронных подписей. В таком случае заказчик должен будет приложить документы, подписанные членами комиссии, не являющимися сотрудниками заказчика, в форме электронных образов бумажных документов.
В связи с тем, что функционал электронного актирования приёмки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, практика применения позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:
- не отображаются всплывающие окна;
- личный кабинет не загружается;
- отсутствует функция формирования документов в цифровой форме;
- система не дает заказчику подписать акт;
- некорректно отображен ИНН, в связи с чем система выдает ошибку;
- контроль выдает ошибку там, где её нет;
- документы, которые заказчик добавляет к документу, препятствуют прохождению контроля;
- уведомления, которые направил поставщик, не отображаются у поставщика.
При возникновении проблем при работе с электронным актированием в Единой информационной системе следует незамедлительно обратиться в службу технической поддержки, это поможет не только грамотно и своевременно решить возникшую проблему, но и позволит разработчикам собрать информацию о проблемах системы и наладить рабочий процесс.
Чтобы избежать самых распространенных ошибок в работе рекомендуем использовать материалы и руководства с сайта ЕИС.
Актуально на 13.10.2023. При оценке ситуации на другую дату требуется дополнительный анализ вопроса и просмотр цитируемых материалов.