Управление задачами: почему тебе это нужно и с чего начать
Это текстовая версия выступления на DARKSIDE CAMPUS в Москве (июль 2023г)
Привет! Меня зовут Илья. Обычно в этом месте выступления нужно вкратце рассказать кто я вообще такой, чем занимаюсь, и почему моему опыту можно доверять — но сегодня этого не будет.
Дело в том, что моя основная специализация — технолог производств табака для кальяна — не имеет вообще никакого отношения к тому, о чем я буду рассказывать. Поэтому остановимся на очевидном. На том, что я — просто живой человек. И мне, так же как и тебе, нужно делать дохрена разных вещей, чтоб в жизни начало что-то получаться.
Но перед началом рассказа давай обсудим пару моментов нашего общения на этот вечер. Естественно я отдаю себе отчет в том, что я сейчас стою перед аудиторией в почти сто человек, а еще это все траyслируется онлайн, — так что использование местоимения «ты» в обращениях выглядит предельно странно. Но я делаю это не просто так — я предлагаю тебе сыграть в одну игру. Сейчас все поймешь.
В прошлом я неоднократно бывал на разных форумах, слушал лекции, посещал выступления приглашенных спикеров в университете, да и просто сидел на парах. Вспоминая эти эпизоды, я замечаю объединяющее их впечатление, и оно было примерно таким: «Человек, который сейчас рассказывает что-то умное со сцены, конечно, классный и вообще все это очень интересно — но слабо имеет отношение ко мне лично. У него богатый опыт, другой вид деятельности, уровень проблем и уже сформированный набор навыков, которых у меня пока нет. Короче — от меня это все далеко.».
И, насколько внимательно я бы ни слушал материал, насколько полезным бы его не находил, воображаемая пропасть из опыта между мною и спикером в итоге останавливала меня от полноценного применения услышанного на практике.
Со стороны это может показаться довольно глупым и парадоксальным, но так и было: обстановка, в которой мне искренне пытались передать нажитый опыт, мешала мне его усваивать. Четче всего я понял это, когда атмосфера радикально сменилась.
За последние годы я неплохо познакомился с огромным количеством интереснейших людей, но общались мы в исключительно неформальной обстановке. Это не мешало нам обсуждать насущные проблемы и делиться опытом по их решению, тем самым помогая друг другу прокачивать навыки категории «софт-скиллс» различного уровня — от личного таск-менеджмента до управления большими командами.
По большей части я не знал, чем занимается часть этих ребят в рабочее время. Во время таких обсуждений меня учили не классные менеджеры и специалисты — меня учили мои друзья и знакомые. Иногда это приводило к забавным историям. Например когда я решил посоветовать одному из них классное приложение, которым пользуюсь уже лет шесть, а парень оказался создателем этого приложения)
Но к чему я это все говорю: и в первом, и во втором случае, я получал ценный опыт, приобретенный другим человеком в процессе его профессиональной деятельности и обучения ей. Но оказалось, что совет, полученный от друга вечерком на кухне, приживается в практике гораздо лучше, чем лекция, прочитанная спикером на образовательной конференции.
Поэтому я и предлагаю тебе сыграть в такую странную игру: давай представим, что мы с тобой сейчас не в этом людном и серьезном зале, а где-то в более уединенной атмосфере на твое усмотрение. Обрати свое внимание на то, что я — не спикер с десятилетним опытом в кальянной индустрии, а просто чувак, который в какой-то момент понял, что надо что-то делать со своей жизнью. И начал делать то же, что пришло бы в голову многим — гуглить про личную продуктивность, читать книжки, смотреть видосики на ютубе и пытаться что-то понять из всей этой фигни.
Поверь, что это был ни разу не легкий путь, и поэтому я искренне хочу облегчить его для тебя настолько, насколько смогу. Пойми, что я здесь именно за этим, а не для того, чтоб засветиться спикером еще на одной конференции. И тема выбрана неспроста: еще одно часовое душнилово про никотин вряд ли реально пригодится тебе в жизни, а вот таск-менеджмент сможет на нее повлиять.
А еще вспомни, что и ты здесь для того же самого — научиться чему-то, а не отметиться на тусовке. Поэтому ты, как внимательный и заинтересованный в конечном результате друг, будешь слушать и не перебивать, а вопросы обсудим, когда я договорю. Я даже презентацию для тебя сделал, в конце концов.
Так что мои «тыканья» — не более, чем помощь в поддержании этой домашней атмосферы. А ребята из ДС помогли нам созданием всех условий для такого приятного разговора. Не менее важно иногда вспоминать, что даже такая большая корпорация — в первую очередь просто группа классных ребят, болеющих за свое дело. Для них вся эта движуха тоже в первую очередь про образование, так что я убрал из презы весь брендинг — как свой, так и их. Вечером на нашей кухне нет места для брендов, так ведь?) Правда и для такого телевизора места тоже не хватит, но, может, когда-нибудь появится)
Итак: надеюсь, что ты согласен с правилами. Игра началась. Так что давай перейдем к основному вопросу: «Как привести дела в порядок?».
К сожалению короткий ответ на этот вопрос может быть только таким, каким его дал Лебедев. Но расходиться на этом было бы довольно грустно, так что давай все же попробуем разбить наш главный вопрос на несколько маленьких и разберемся с каждым поочередно.
За сегодня мы разберемся в том, что же мы все-таки от себя хотим получить, а также бегло обсудим, какие штуки умные люди уже придумали до нас, чтоб достичь того самого желаемого результата. Правда мы довольно быстро увидим, что умных людей много, каждый предлагает какой-то свой вариант, и от этого становится только сложнее. Поэтому дальше мы выберем для себя что-то одно.
Хотя «выберем» — это не очень честно. Потому что сегодня что-то выбирать буду только я) Зато я подробно расскажу о причинах своего выбора, а также как я пользуюсь на практике избранной методологией и какие использую для этого системы. Право выбора я тебе все же оставлю, но попозже — сначала скажу, как ты можешь самостоятельно изучить информацию о разных подходах после нашего разговора. А там уже решай сам)
Как я и сказал — в интернетах есть куча разных подходов, методик, систем и лайфхаков. Правда вот направлены они на улучшение разныхкачеств. Но сказать тебе об этом почему-то забывают — и это вызывает дальнейшую путаницу. Так что еще до того, как обсуждать что вообще такое таск-менеджмент и чем он поможет тебе в жизни, начать надо именно с такой базовой теории.
Для меня есть три основные штуки, которые мы можем вкачивать — это продуктивность, эффективность и результативность. Понятное дело, что, в идеале, нам нужны все три — но попытка с ходу достичь такого результата будет похожа на попытку впервые прийти в спортзал и позаниматься на всем сразу. Даже если веса будут не большими — это явно не тот опыт, который тебе захочется повторить. Так что давай определяться, что за «мышцы» мы качаем и когда же у нас «день ног».
Первое качество — продуктивность. Если бы мы создавали персонажа в РПГ, то продуктивность была бы силой. Она отвечает за то, сколькозадач мы можем делать, и больше ничего. Тупая грубая сила.
Дальше идет эффективность. У меня сегодня настроение на аналогии, так что эффективность будет отвечать за итоговую «выносливость» нашего персонажа, сколько энергии мы тратим на каждое действие.
Работать эффективно — значит тратить меньше ресурсов на каждую из выполняемых задач. Работая эффективно ты меньше устаешь, меньше стрессуешь и вообще получаешь удовольствие от процесса. В итоге этот показатель будет влиять либо на то, сколько ты можешь всего впихнуть в свой день в дополнение к обычной продуктивности, либо сколько времени и нервов ты будешь тратить на прежний объем задач, освобождая свой вечер под прекрасное ничегонеделание.
А третье качество — результативность. Аналог интеллекта нашего персонажа. Прокачка результативности — тот момент, когда мы начинаем задаваться вопросом «а те ли задачи я вообще делаю?».
Естественно, в жизни мы не можем идеально изолировать эти «группы мышц» и пересечения в тренировках все равно будут, но общий порядок приоритетов советую избрать таким же, как я озвучиваю. Иначе порвешься.
Сначала мы качаем продуктивность. Дело в том, что, в начале нашего пути — а особенно в современном мире с кучей соц сетей и ютубчиков — наша исходная продуктивность зачастую почти равна нулю. А иногда для того, чтоб что-то сделать — нужно просто начать это делать. Знаю, что это звучит как гениальная цитата из пацанского паблика, но для начала сойдет. Тут еще работают истории с самостоятельной мотивацией, снижением отвлекающих факторов и прочие «лайфхаки» — но мы не будем сейчас на этом подробно останавливаться.
Когда ты свыкся с мыслью о том, что ты уже что-то регулярно делаешь, наступает пора плотнее заняться вопросом эффективности. Как раз с этим пунктом в основном и помогают различные таск-менеджеры, то есть внешние системы хранения задач, которые мы дальше рассмотрим на практике. Еще с эффективностью помогут разные техники тайм-менеджмента, типа работы и отдыха по интервалу, а также мелкие настройки рабочей среды. Например — выключение уведомлений, которые понемногу, но постоянно изматывают, вынуждая отвлекаться и снова фокусироваться. Но это уже нюансы.
И «на десерт» у нас остается результативность. Это тот момент, когда из линейного сотрудника ты начинаешь переквалифицироваться в руководителя. С вкачанной результативностью ты оцениваешь поставленные задачи с точки зрения их целесообразности, больше времени уделяешь расстановке приоритетов и чаще задумываешься, а не делегировать ли свои дела кому-то еще.
Очень важный нюанс: может показаться, что я говорю все это только про рабочие задачи, но это не так. В твоей повседневной жизни так же прячется огромное количество задач и проектов, которые нужно делать. Более того, в ней ты так же можешь хотеть дорасти до «руководителя» и не жить в соотвествии с обстоятельствами, а начать менять их под себя. Собственно это подходящее место, чтоб вставить вот такой дисклеймер:
И потом не говори, что я тебя не предупреждал!
Шутки-шутками, но только теперь, зная эту базовую теорию, мы можем поговорить о том, что же из себя представляет таск-менеджемент.
Как и прочие люди из интернетов я не буду брать готовое определение, а предложу еще одно свое)
Для меня таск-менеджмент (то есть управление задачами) — это комплексный подход, позволяющий четко определить, что, когда и для чего тебе нужно сделать.
Такое определение нравится мне потому, что оно полностью пересекается с определением правильно сформулированной задачи, но об этом мы поговорим позднее.
Пока важно понять, что цель таск-менеджмента — повышение продуктивности, эффективности и результативности пользователя подхода. Соотвественно мы приходим к тому, что освоив управление задачами, ты сможешь проще в спокойном и комфортном режиме разбираться с большим количеством разной фигни: от работы до домашних дел. А освободившиеся силы можно тратить на размышления о том, к какой цели ты в итоге идешь.
Легенды гласят, что "не нужных" должно было быть написано раздельно, но штош 🤷♂️
«Комплексный» в определении значит, что подход таск-менеджмента можно разделить на много отдельных составляющих элементов. Это могут быть формы внесения и отображения данных (то есть задач и их характеристик), этапы работы с ними, выбор характеристик для оценки и отслеживания, используемые инструменты (например программы) и еще много всяких сложных штук, специфичных для разных школ. Но пока не заморачивайся на эту тему.
Сейчас тебе важно понимать, что в совокупности все эти мелкие элементы формируют то, что называют методологией таск-менеджмента. Хотя надо отметить, что к моменту, когда все становится настолько сложно, люди часто начинают называть это методологиями управления проектами, а не задачами.
Правда об этой разнице в интернете снова часто забывают нормально рассказать. А в этом кроется еще одна уловка, которая делает самостоятельное изучение информации сложным и неприятным. Сейчас объясню.
Страшная штука состоит в том, что когда я вбиваю в Гугл невинный запрос «система управления задачами», то первой ссылкой мне вылезает лайфхакер.ру со своим списком «15 систем управления задачами, которые облегчат жизнь вашей команде». Изначальная проблема в том, что они сразу перечисляют компьютерные программы, а не методологии. Напомню, что компьютерная программа — это инструмент, лишь один из элементов методологии, а не она сама.
Но хрен с ним, это полбеды. Смотрю топ-3 из списка. Там предлагаются YouGile (используемый для методологии Agile), Trello (в основном для методологии Kanban) и Битрикс24. Битрикс — это вообще огромный тяжеленный монстр, который и правда может облегчить жизнь твоей команде, но перед этим загонит ее руководителей в тяжелую и долгую депрессию. Серьезно, компании нанимают отдельных специалистов для внедрения Битрикса в организацию, а тут нам ее предлагают по первой ссылке Гугла, когда мы просто решили начать что-то в жизни делать. Хорошо хоть отметили, что это «скорее корпоративный портал для крупных команд».
Будем считать, что в шрифте для этого слайда не было твердого знака, так что пришлось взять мягкий
Когда мир предлагает тебе готовые решения для твоих вопросов надо уметь соотнести, соответствует ли эти решения твоим целям. Для этого сначала нужно разобраться «А что, собственно, мне предлагают?».
Поэтому введем две характеристики, по которым мы будем различать все методологии: первая — чем вообще методология в основном предполагает управлять. Варианта три: задачами, проектам и процессами. Под проектами подразумевается группа задач, объединенных какой-то общей целью, а под процессами — действия, происходящие во время работы с задачами.
Невозможно прям полностью отделить управление задачами от управления проектами, но основной фокус сместить довольно легко, и это обязательно нужно сделать. Прикол в том, что названные выше методологии больше фокусируются на управлении проектами, что нас сейчас только собьет с пути.
Напоминаю, что мы начинаем прокачивать себя с продуктивности и эффективности. Наиболее подходящий для этого инструмент — список задач на максималках, а исповедуемые подход — «быстрее, выше, сильнее». Если совсем утрировать — то примерно это и подразумевает управление задачами. У самурая нет цели, есть только путь.
А вот об управлении проектами можно задумываться на этапе прокачки результативности. Приоритетность задач, оптимизация затраты ресурсов, проверка соблюдения дедлайнов и критических путей — это все туда, и пока что нам не нужно.
Про управление процессами я вообще молчу. На мой взгляд это уже наивысший уровень, куда не стоить соваться без должной подготовки.
А вот управление задачами — как раз наш бро. Именно такие методологии лежат в основе нужных навыков и качеств, и только после того, как ты нормально освоился с управлением задачами, имеет смысл засматриваться на более сложные вещи.
То же самое происходит и со второй интересующей нас характеристикой — направленности по пользователям. Бывают методологии для управления личными задачами, а бывают для задач команд разных размеров. Тут действует правило самолета — «Сначала наденьте кислородную маску на себя — потом на ребенка». Внедрение новых управленческих подходов в команду — всегда стресс для ее участников. И ты просто не сможешь полноценно помочь другим людям в новых условиях, если сам не будешь на них натренирован.
Так вот: большинство методологий, на которые ты сходу можешь наткнуться при поиске в интернете, как раз направлены на управление проектами, причем именно для команд. И получается, что это не то, что нам нужно в начале пути. Нас интересует задачи, и задачи персональные. Не переживай — это не значит, что мы будем ограждаться от задач, связанных с другими людьми. Мы просто будем смотреть на них по-другому. Сейчас сам все увидишь, ведь настало время перейти от теории к практике.
Познакомься с используемой мною методологией. Она называется Getting Things Done или, сокращенно, GTD. Эта методология была предложена бизнес-тренером Дэвидом Алленом в 2001 году в одноименной книге. По сути вся книга представляет собой инструкцию по применению методологии, а так же детальное описание принципов работы и механизмов, которые за ней стоят.
На русский было бы корректно перевести название как «Доведение дел до завершения», но в России закрепилось не совсем правильно название «Как привести дела в порядок».
Базовая идеология подхода заключается в том, что человеческий мозг — довольно хреновый инструмент для хранения задач. Попытки удержать их в голове не только заканчиваются забыванием чего-то важного, но еще и перегружают нас, не давая эффективно думать о чем-то еще. Поэтому для хранения абсолютно всех задач нам лучше пользоваться внешней системой, а свои высвободившиеся ресурсы направить на планирование и, собственно, выполнения этих задач.
Помимо инструмента в виде внешней системы, основным компонентом подхода является и то, как именно мы работаем с задачами. В GTD используется пять обязательных и следующих друг за другом шагов: сбор любой информации, ее обработка и приведение к виду задач, организация этих задач по проектам и их типам, регулярный обзор всех задач и их непосредственное выполнение.
Подход универсален. Как говорил Аллен в одном из интервью: «По факту система может одинаково эффективно работать как для тинейджера, так и для CEO крупной компаний, или же может быть для них одинаково бесполезной.»
Для меня эта история действительно работает. Я уже семь лет учусь GTD и давно привык к подходу «записал и забыл». Если тебе понадобилась какая-то информация — посмотри ее в системе, а не пытайся удержать все в голове и постоянно париться на тему того, а не забыл ли ты что-то.
Может показаться, что тебе сейчас не нужна эта система, ведь у тебя не так много задач и все легко удержать в голове. Но, как я и говорил, у тебя пока может быть просто низкий уровень продуктивности, — и система понадобится, как только ты ее прокачаешь. Ну либо ты пока просто не осознаешь, сколько задач перед тобой реально стоит, потому что не знаешь куда смотреть. Но скоро увидишь.
Основной принцип, который эксплуатирует подход GTD — наличие в нашем мозгу двух систем мышления: «медленная» и «быстрая». Первая — умный и серьезный оператор, потребляющий много ресурсов, но способный разбирать сложные ситуации, вдумываться и анализировать. Вторая же система работает практически без усилий, ибо не думает. Видит стимул — реагирует. Видит простую и понятную задачу — делает ее. Такая внутренняя обезьянка, в общем.
Не буду сегодня подробно рассматривать эту концепцию, на эту тему написано много интересной и очень объемной литературы, подкрепленной кучей экспериментов — так что попозже расскажу, где тему можно изучить самостоятельно.
Важно отметить, что у методологии есть и другие элементы в виде дополнительных мелких подходов к разным специфичным моментам. Я согласен не со всеми, так что сегодня мы будем отталкиваться именно от двух базовых аспектов: внешней системы хранения и этапности работы с задачами в моем видении GTD.
Сейчас я поэтапно покажу как процесс работает для меня. В виде внешней системы я использую программу под названием OmniFocus. К сожалению она есть только для устройств от Apple, да еще и стоит недешево — но есть немало аналогов. Для меня самым близким является ХаосКонтроль, но я слышал немало хороших отзывов и про Todoist. Еще есть Things, но тоже только под iOS и macOS.
Формальности ради я должен отметить, что какой-то конкретный софт, да и программное обеспечение вообще, не является обязательным условием в каноне GTD. Напомню, что Аллен писал книгу в 2001-ом году, поэтому в ней довольно подробно описываются его подходы работы с бумажной версией системы.
Но камон — 2023 год на дворе! Компы, смартфоны и носимая электроника распространились настолько, что начали менять жизнь вокруг нас. На те действия, которые занимали у Аллена минуты, у меня уходят секунды. И проще всего продемонстрировать это на первом шаге работы из пяти — «сбор».
Мы отдельно рассмотрим каждый вид представления в момент, когда будем обсуждать соотвествующие этапы, но пока знай, что в Omnifocus есть несколько основных видов представлений данных: Инбокс, Проекты и Прогноз. А пока давай посмотрим на инбокс, ведь первый этап происходит именно там.
GTD начинается с очень важной сущности. В английском варианте она называется «Inbox», на русском — «Входящие», «Корзина» или «Место хаоса».
Это единое место, куда без разбора сваливается вообще вся хрень, которая приходит к тебе в голову. Нужно закупить табак в заведение? Скидывай это в инбокс. Надо не забыть позвонить маме? В инбокс. Захотелось следующей зимой поехать куда-то кататься на лыжах? Запиши. Просто пришла в голову гениальная идея на какую-то тему? Ты знаешь, что с ней делать.
Ключевой момент, что ты не должен обращать внимание на комплексность задачи. Или на то, задача ли это вообще или просто какая-то мысль. Цель этого действия — разгрузить голову, не думать о пришедшей в голову идее или прилетевшей откуда-то задаче. Потом подумаешь. А сейчас — запиши и забудь.
Тут и вступают в игру программы. У Аллена инбокс изначально вполне себе физический — лоток для документов на столе. Только вот в день у меня может образовываться по 10-30 входящих, и я не представляю себе постоянную запись этих мыслей на бумагу. А этот этап настолько важен для дальнейшей работы методологии, что не записывать что-то — супер неправильно. Весь смысл потеряется.
Мысль может прийти в дороге, перед сном, да и вообще где и когда угодно. И я не хочу в этот момент открывать свой блокнот и писать там ручкой. Поэтому я просто поднимаю руку с Apple Watch и прошу Сири напомнить мне о чем-то. Интеграция Omnifocus и Siri по этой фразе сразу создает запись во «входящих», а не в напоминалках айфона.
Есть и другие интеграции: пришло письмо на электронную почту, в связи с которым нужно создать задачу? Одна кнопка сделает запись в инбоксе с ссылкой на это письмо. Сочетания горячих клавиш и виджеты позволяют скинуть мысль в инбокс за считанные секунды.
И как в итоге начать заполнять инбокс?
Спокойно сесть и начинать перебирать в голове всё, чем ты занимаешься. И фиксировать мысли, которые возникают. Если нужна помощь — на сайте GTD есть подсказка, называется «Trigger List». Это список тем из разных областей жизни. Единственная цель пунктов в этом списке — своим существованием триггернуть тебя на то, чтоб ты что-то вспомнил или просто подумал об этом. На русский язык «список спусковых крючков» адаптировал Максим Дорофеев — но не переживай, я напомню тебе об этом в конце рассказа.
Заключительная цель работы с инбоксом — это его опустошение. Во входящих не должна образовываться свалка, так что периодически записи надо разбирать. Аллен советует делать это хотя бы раз в неделю, я — раз в день. И как раз разгребание проходит вторым этапом: обработка.
Здесь нам нужно переделать имеющиеся у нас записи в задачи, сформулированные по определенным критериям. Вообще у задачи может быть много разных атрибутов (то есть характеристик), но обязательных в нашем случае — четыре.
Первое — описание самого действия. Причем оно должно быть четкое и понятное нашей «глуповатой», но продуктивной «быстрой» системе, внутренней обезьянке. «Сделать ремонт в заведении» — не задача. Слишком сложно, обезьянка не поймет что с этим делать. А вот «Записать обсужденное ТЗ для дизайнера», «Набрать дизайнеру и спросить когда они сдадут работы», «Скинуть проект электрики дяде Васе и спросить сможет ли он такое сделать» — уже норм. Формулируя задачу для своей обезьянки, представляй, что ты формулируешь ее ребенку.
Второе — проект, в рамках которого ставится задача, то есть что-то вроде ответа на вопрос «зачем мы эту задачу делаем?». Фактически мы группируем задачи по проектам, чтоб потом было удобно просматривать всю группу разом.
Важно, что в мире GTD любая задача, которая требует для реализации более одного действия (то есть та самая «сложная команда для обезьянки»), перестает быть задачей и становится проектом. Так что «Сделать ремонт в заведении» — это именно проект. Поэтому либо перекидываем эту запись из входящих в реестр проектов, и потом уже там разбиваем ее на те самые понятные следующие действия (обычно я так и делаю), либо можем первично разбить это все дело сразу во входящих, как на скрине. Но вообще это менее удобно и здесь просто для наглядности.
Третье — дедлайн. Тут все очевидно — это крайний срок, когда задача должна быть выполнена. Нюанс: я проставляю срок только для задач, которые попадут в текущие проекты. Кое-какие штуки оставляются на «когда-нибудь», это увидишь дальше. В общем для таких задач и проектов я делаю исключения и при очистке инбокса срок не проставляю.
Четвертое — исполнитель. И самое интересное, что в персональном таск-менеджменте исполнитель всегда один. Это ты. Так что обязательность этой характеристики я обозначаю просто для общего образования, а в GTD ее заполнение даже не предусмотрена.
Это возвращает нас к вопросу руководства другими сотрудниками и постановки задач для них. Вспоминаем, что за результат работы команды все равно отвечает руководитель и ставим себе соотвествующие задачи.
Если у тебя есть проект, для которого нужно, чтоб Вася сделал инвентаризацию склада, то у тебя могут появиться такие задачи, как: «Написать Васе и попросить его сделать инвентаризацию»; «Записать регламент проведения инвентаризации»; «Скинуть Васе регламент» и так далее. В какой-то момент обязательно появятся «Написать Васе и спросить помнит ли он про задачу инвентаризации» и «Получить от Васи отчет по инвентаризации». Может показаться странным, но из таких штук очень часто и состоит работа.
Кстати, дополнительно каждой задаче можно указать один или несколько тегов, в GTD они называются контекстами. Например какие-то задачи мы можем делать только дома, какие-то — только за компом, какие-то, только при встрече с определенным человеком — тем же Васей. Можно проставить все эти теги и потом, оказавшись в условиях нужного контекста, по одному клику посмотреть все доступные для него задачи. Очевидно, что в блокноте ты такие фишки не провернешь.
Итак — мы заполнили атрибуты задач. Omnifocus настраивается так, что, как только мы заполняем все нужное, то задача сама исчезнет из «входящих» и мы становимся на еще один шаг ближе к чистому инбоксу. Делаем так с каждой строчкой, пока инбокс не опустеет.
Итак: ты перелопатил всю информацию в инбоксе, сгруппировал задачи по проектам и назначил сроки. Теперь лучше кратко организовать и сами проекты — это поможет с их дальнейшим обзором. Я для этого использую систему папок, которая выглядит примерно так.
В ней есть три смысловые зоны: «Глобальное», «Текущее» и «Когда-нибудь / Может быть». «Глобальное» — это зона для планирования перспектив на 1-2 года и 3-5 лет. Туда лучше не лезь, пока не прокачаешь результативность до уверенного уровня. Я обходил этот вопрос стороной первые три-четыре года после знакомства с GTD.
Текущее — это то, что я реально сейчас делаю. Для удобства я делю текущие проекты на рабочее и личное, а внутри можно делать еще подпапки на твой вкус. Например в личном я разделяю зоны хобби, здоровья (все-таки 30 лет скоро, пора заняться), развития и так далее. А рабочие проекты я раньше делил на офис, производство и лабораторию.
Когда-нибудь / Может быть — это зона для скопления тех самых разных интересных проектов, до которых сейчас дела нет. Мечтаешь стать богом Microsoft Excel? Хочешь организовать отпуск на Мальдивах или просто научиться свистеть? Все туда. Если ты хочешь что-то сделать, но пока даже примерно не можешь наметить срок реализации — этому место в «Когда-нибудь».
Держись, мы почти закончили. Осталось поговорить про четвертый шаг системы — обзор. Мало раскидать все задачи по проектам, нужно еще и реально понимать что с ними происходит. Для этого нужно постоянно их проверять. Я выделяю для себя три типа проверок.
Первая — ежедневная. Я обычно провожу ее с утра, первым делом, когда сажусь за работу. Регламент простой: сначала я разгребаю инбокс, ведь, скорее всего, за вчера я что-то туда накидал — а инбокс надо поддерживать пустым. Дальше я проверяю просроченные задачи, если вчера я что-то не успел сделать — надо обновить дедлайн.
Еще есть третий шаг, но чуть более продвинутый — я не стал его вписывать на слайд. Я проверяю все выполненные за вчера задачи и убеждаюсь, что я не забыл на основе достигнутого результата создать себе новые задачи. Например мне нужно было получить от кого-то некий файл и мне его скинули. Задача выполнена, но мне ведь надо с этим что-то дальше самому сделать, верно? Так что создаем новую запись!
Вторая проверка — еженедельная. В ней я прохожусь по всем текущим проектам и проверяю, что вписанные в них задачи актуальны — мало ли ситуация поменялась. Можно считать, что при такой проверке список проектов является твоим персональным листом триггеров, которые могут заставить тебя вспомнить что-то забытое. Примерно как и выполненные за вчера задачи.
И третья проверка — ежемесячная. В ней после всех текущих проектов я пробегаюсь еще и по отложенным на «когда-нибудь». Вдруг наконец настал тот момент, когда пора взяться за уроки гитары или начать гонять в спортзал. Если настал — переносим желанный проект в папку к текущим.
Проверки становятся крайне мощной штукой для прокачки результативности, когда ты к ним привыкаешь. С какого-то момента у тебя появятся те самые «глобальные» проекты долгосрочного планирования, и их ты так же будешь проверять еженедельно перед текущими. Хорошо в начале недели вспоминать, что у тебя может стоять глобальная цель, допустим, переехать на ПМЖ в другую страну, и все твои текущие проекты, по идее, должны тебе в этом помогать. Или хотя бы не противоречить этому.
В Omnifocus, кстати, для каждого проекта ты можешь указать интервал проверок, и программа сама будет присылать тебе напоминалки о том, что пора пробежаться по проектам и отметить каждый из них просмотренным.
Самая сладкая часть всего процесса! И разговор про нее будет самый короткий.
Дело в том, что после добросовестного разбора входящих, разгребания всех проектов и приведения задачи к понятному для обезьянки виду, ты оказываешься в очень простой и удобной ситуации:
Ты просто открываешь вкладку «Прогноз», видишь в ней готовый список простых однодейственных задач конкретно на сегодня, выключаешь «медленный мозг» и отправляешь свою обезьянку ебашить.
Шутки шутками, но да — именно так и работает идеология GTD.
Первым шагом мы разгружаем голову, выкидывая все во входящие, со второго по четвертые шаги мы заставляем немного поработать свою энергозатратную «медленную» систему с утреца, а пятым шагом отправляем работать автономную «быструю» на остаток дня.
А если в процессе дня тебя пытаются чем-то нагрузить и отвлечь — просто закинь это во входящие, разберешься завтра с утра. Ну или как закончишь с задачами на сегодня — смотри на свой вкус.
Естественно приложения добавляют к этому все современные удобства типа пуш-уведомлений, в том числе основанных на геопозиции, по крайней мере в OmniFocus. Если тебе нужно поделать разные задачи в каком-то месте — проставь им всем соотвествующий контекст, и напоминалка выскочит, когда ты приедешь туда или будешь проезжать мимо — тут как настроишь.
Конечно же на практике все будет не так гладко. Ты будешь выпадать из регулярного ведения системы, забивать на что-то и так далее. Такое и у меня происходит — это нормально, не ругай себя за это. Не важно, на какой срок ты мог продолбаться и перестать следить за задачами, но важно, чтоб ты к ним вернулся.
Какие-то вещи все еще могут быть для тебя либо не совсем понятными, либо не совсем подходящими. Каждому может нравиться своя «докрученная» версия рутины, и, вероятно, тебе твою еще придется поискать.
Но теперь у тебя хотя бы есть уверенная отправная точка, до которой мне пришлось добираться годами через кучу непонятной и, иногда, противоречивой информации. А еще есть много прикольных мелочей, которые тоже влияют на твои навыки — но изучать я тебе рекомендую самому и попозже. Самый простой способ начать это делать — почитать вот эти книжки.
Первая — «Джедайские техники» Максима Дорофеева. В ней гораздо обширнее раскрываются концепты, которые я успел обозначить только по верхам, а так же рассказываются и совершенно иные вещи, взятые из кучи литературы по психологии и личной эффективности. Наверное, это самая емкая и практичная выжимка по теме, которую я встречал.
Второй, очевидно, будет исходная книга Девида Аллена — «Как привести дела в порядок». Там ты сможешь лично познакомиться с изначальным видом GTD, увидеть, что именно я в ней поломал и изменил под себя, и решить, было ли это правильно с моей стороны.
А третьим пунктом, внезапно, станет руководство пользователя OmniFocus для Mac. Даже если ты будешь пользоваться другой системой. Там довольно неплохо описаны концепты GTD с точки зрения применения на практике, что мне очень помогло в свое время. Увы, последняя версия доступна только на английском, но можно скачать русскоязычное руководство для предыдущей версии от 15-го года.
Originally published at Лабаратория Кобзарева