Как организовать праздник, который понравится всем?
Проанализировав, организованные нами мероприятия, мы разработали 4 ключевых момента, которые влияют на впечатления от новогоднего мероприятия.
1. Узнать мнения
Перед организацией новогоднего корпоратива, мы рекомендуем узнать, что хотят видеть его участники. Сделать это достаточно просто, например, опрос с помощью Google Forms. В опроснике Вы можете указать разные форматы и тематики, музыкальные предпочтения, варианты шоу-программ. И, таким образом, сами сотрудники станут соорганизаторами мероприятия.
Все это позволит понять, что интересует ваших коллег и дарит им положительные эмоции.
2. Поставить конкретные задачи
Как известно, новогодний корпоратив — один из способов нематериальной мотивации сотрудников. Конечно, после него они не начнут приносить в два раза больше прибыли, однако смогут наладить коммуникативный контакт и раскрыть свой творческий потенциал.
Кому, как не HR-менеджеру, знать, что корпоратив позволяет стать ближе начальству к сотрудникам, узнать лучше о предстоящих планах, смягчить напряженные отношения между отделами или региональными офисами, уйти от рутины и распознать будущих лидеров в рядовых сотрудниках.
А, если у Вас есть конкретные задачи, которые Вы хотите решить благодаря мероприятию, то Вы можете озвучить их ивент-агентству и вместе спланировать запоминающийся корпоратив, исходя из специфики компании и особенностей развития корпоративной культуры.
3. Не завышать ожидания сотрудников
Казалось бы, что здесь сложного — сколько есть, столько и будет расходов. Все должны понимать, что бюджеты выделяют определенные, и даже, если все захотят увидеть суперзвезд, то пригласить их просто не смогут по финансовым возможностям. Но практика показывает, что изначально важно управлять ожиданиями сотрудников и не завышать их, начиная с опроса. Ведь потом именно в Ваш адрес будут обвинения в том, что не было смысла спрашивать, что мы хотим, если есть определенные бюджеты.
Поэтому стоит грамотно преподнести информацию. Разберем возможные ситуации:
Ситуация 1. Если бюджет намного ниже, чем в прошлом году.
Возможное решение: придумать альтернативное мероприятие, чем пытаться устроить праздник на прежнем уровне, но в 2 раза дешевле. Сотрудники обязательно заметят разницу.
Ситуация 2. В вашей компании менее 50 человек.
Возможное решение: не гонитесь за дорогой площадкой. Аренда зала чаще всего по депозиту, вне зависимости от количества человек, у них есть минимальная стоимость депозита (например, 500 тысяч рублей) и чаще всего они не готовы «двигаться», учитывая новогодний ажиотаж.
Эмоции сотрудников зависят, в первую очередь, от организаторов праздника.
Попробуйте корпоратив нового формата, где главные акценты — общение, хорошая атмосфера и вовлеченность участников
4. Быть готовым к внештатным ситуациям
Мы уже писали статью на тему анализа рисков перед мероприятием (методами Bow-tie или Гэри Клейном). Опытный организатор всегда имеет 2 варианта сценария: рабочий и кризисный.
Перечислим возможные риски, к которым важно быть готовыми:
1. Электричество. В неожиданный момент может произойти отключение электричества – имейте при себе контакты электрика площадки).
2. Ключевой спикер опаздывает на 40 минут — и без него не начинают. (продумайте варианты пауз или передвижение номеров)
3. Заказной автобус сломался — и до места проведения мероприятия доехали только те, кто на личных машинах.
Конечно, в таких ситуациях многое зависит от опыта организаторов. Чем меньше опыт, тем больше сложностей будет на мероприятии.
Быть готовым к внештатным ситуациям — значит быть гибким: переиграть сценарий, устроить неожиданный интерактив, вызвать запасной автобус.
Если Вы организуете мероприятие с опытным ивент-агентством, то они быстро сориентируются и найдут выход из ситуации.
Новогодний корпоратив вызывает чувство единения вокруг общих ценностей, он задает ритм новому рабочему году и от того, какие эмоции будут у сотрудников зависит их настрой и атмосфера в коллективе.
Желаем, чтобы ваш новогодний корпоратив смог учесть пожелания максимального количества участников и оставил самые приятные и позитивные воспоминания, развивая корпоративную культуру.